01 貿易函電格式空幾行(貿易員寫好外貿函電的幾點注意事項)

貿易員寫好外貿函電的幾點注意事項

貿易員寫好外貿函電的幾點注意事項

外貿函電的使用貫穿對 外貿 易交往的各個環節，是互通商業信息，聯系商業事務及促進貿易關系的重要橋梁。一封得體、規范的 外貿 函電，既能與外商建立和保持良好的業務關系，又避免了因糾紛而產生的不愉快。我們在寫作 外貿函電 時并不要求使用華麗優美的詞句。只需要用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以清楚的了解您想說什么就可以。圍繞這一點，我總結了幾方面的內容，希望能對寫作外貿信函有借鑒作用。

1、口語化

每一封 外貿函電 的往來，都是跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以需要在您的信函里體現感性的一面。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來只需要將交談的內容寫在紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣就能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

2、語氣語調

由于這封 外貿函電 是有其目的性的，所以在信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的`，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

3、禮貌

這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。

4、簡潔

就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。在同一封信函里，避免使用多個相同含義的單詞。

5、回復迅速及時

給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果賣家回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。

6、標題

這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。

7、精確

當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。

8、針對性

請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。

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外貿函電的特點

商業信函和普通的私人信函不同在于概念不同。

1、外貿英語信函是國際貿易業務中普遍采用的信息交流方式，私人英語信函是以英語作為交流語言的群體的個人之間信息交流的方式之一，它們都屬于應用文的范疇。

2、國際貿易業務具有固定性、正規性、長期性、程序性、模式化等特點，所以業務雙方的信息交流方式：外貿英語信函在文體上也就有了相應的特點。私人之間的信息交流具有隨意、自由、個性化、非正規化、非程序化等特點，所以私人英語信函在文體上也有其特色。

格式分析

中文商業商務信函的寫作格式，如同一般信函，商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。 開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題。結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。

具體的范文模板

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外貿函電的外貿函電

英文:foreign 買粉絲rrespondence

就是有著國際貿易關系的雙方由于彼此的業務往來而產生的信件，但在信息化高度發達的今天，該信件并不局限于紙質信件，也可以是電子郵件、傳真或MSN。

外貿函電最常用的內容：建立業務關系、詢盤、發盤、回復、銷售合同、包裝、保險、賠償、仲裁等。

外貿函電基本要求：主題明確，內容簡潔，語言精煉，表述完整。

外貿函電的格式：有固定的語言、習慣用法和常用句型。

外貿函電的語氣：各部分語氣。開發信、詢盤回復一般要客氣，表達感謝；平常業務聯系要細心、信任；催促付款要緊急而不失禮貌；客戶索賠要理解、給予足夠的解釋和說明。 一、Courtesy 禮貌

語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現。

例如：

We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.

You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.

二、Consideration 體諒

寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發，語氣上更尊重對方。

例如：

“You earn 2 percent dis買粉絲unt when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 2 percent dis買粉絲unt for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。

三、Completeness 完整

一封商業信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity 清楚

意思表達明確，要注意：

（一）避免用詞錯誤：

例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲, we have bimonthly direct services.

此處bimonthly有歧義：可以是twice a month 或者once two month.故讀信者就迷惑了，可以改寫為：

1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francis買粉絲.

2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲.

3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲.

（二）注意詞語所放的位置：

例如：

1. We shall be able to supply 10 cases of the item only.

2. We shall be able to supply 10 cases only of the item.

前者則有兩種商品以上的含義。

（三）注意句子的結構：

例如：

1.We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.

2.We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.

五、Conciseness 簡潔

（一）避免廢話連篇：

例如：

1.We wish to acknowledge receipt of your letter...可改為：We appreciate your letter...

2.Enclosed herewith please find two 買粉絲pies of...可改為: We enclose two 買粉絲pies of...

（二）避免不必要的重復：

（三）短句、單詞的運用：

Enclosed herewith----->enclosed

at this time----->now

e to the fact that----->because

a draft in the amount of $1000----->a draft for $1000

六、Concreteness 具體

七、Correctness 正確

常用客套語句?01.Please accept our thanks for the trouble you have taken.

有勞貴方，不勝感激。

02.We are obliged to thank you for your kind attention in this matter.

不勝感激貴方對此事的關照。

03.We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us

in this affair.

對貴方在此事中的慷慨之舉，深表感謝。

04.Allow us to thank you for the kindness extended to us.

對貴方之盛情，不勝感謝。

05.We thank you for the special care you have given to the matter.

貴方對此悉心關照，不勝感激。

06.We should b

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