02 外貿業務全流程單據(外貿報關詳細流程（含各單據的使用）)

選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等。

（2）．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

（3）要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12．委托報關：

在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。

13．獲得運輸文件：

（1）最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

（2）督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。

（3）及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。

14．準備其他文件：

（1）．商業發票：L/C要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。

發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

（2）．FORMA原產地證書：FORMA原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

（3）．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。

（4）．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

（5）．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。

15．交單：

（1）采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

（2）．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

（3）．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16．業務登記：

每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

17．文件存檔：

所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18．單證員平時應注意收集信息

運價變動，船期，航線等信息，為業務員報價提供幫助

外貿業務與單證全流程

一.前期的準備工作

1. 網站建設方面

外貿業務的展開必須依托網站，通過一個公司的中英文的網站，來展示一個公司的經營實力，國際貿易不像國內貿易，做國內貿易主要是做業務，買賣雙方可以當面接觸，可以進行實地考察，而做國際貿易，買賣雙方能見到的幾率很小，雙方只有借助網絡平臺進行在線商談具體的商品細節，所以要想做好國際貿易，實現公司發展，必須盡快建立完善的公司網絡平臺，以早日實現公司目標。

2.發布產品

現在說的發布產品信息，是在網站完善之后，通過各大國際網站，來宣傳本公司的網站，以便跟多的客戶點擊我們網站，擴大公司網站的影響力，以帶動進口方的與我公司合作的意圖，方便國外客戶找到我們。現在我們通常用的發布產品的網站有：中國商品網、Made-in-China、Ecplaza、Tradekey、EC21等國際網站上發布本公司的一些產品信息及聯系方式。其中這些網站有些是收費的網站、有些是免費的網站，現階段我們可以使用免費的網站進行前期的宣傳工作，等到后期公司外貿部門發展到一定程度可以進行有償的網絡注冊宣傳等。我們也可以進行注冊國內網站進行宣傳，現在的主要目的是進行公司網站的推廣工作，擴大公司的影響力。

二.業務聯系工作

1.外貿部業務員每天的工作任務

①登入聯系方式

業務員進入公司上班后，首先要進入公司的網站，打開以公司名義注冊的MSN、雅虎通、QQ等聯系方式，查看留言，查看在線聯系人，查看有沒有在線詢盤的客戶等工作。

②登入郵箱

登入郵箱，處理客戶的郵件，在登入郵箱時要查看郵箱留言、郵件、各種詢盤等等。這些要進行郵件的篩選，分析岀重要回復的郵件，次要回復的郵件等。在處理郵件的過程中，要給客戶回復郵件，對以前發送的郵件再進行跟蹤客戶等。

③發送聯系郵件

在處理完客戶詢盤郵件以后，要進行發布聯系郵件，在已有的客戶聯系資料中，根據目前市場需求量的大小選擇國外客戶進行發布聯系郵件。

④處理退回郵件

在發布的聯系郵件過程中，會有部分郵件可能由于郵箱錯誤、網絡等方面的原因出現退回的郵件，這時要根據郵件退回的信息處理退回的郵件，最主要的是查處退回的原因，以便下次能發出成功。

⑤在線詢盤的處理

對有些在線詢盤的客戶，要根據目前的市場行情，給客戶在線進行報價，雙方在線進行價格的磋商，主要有詢盤-發盤-還盤-接受等，在客戶接受價格之后，盡快要客戶下訂單，以便我方做合同，以最快的時間把合同傳給客戶確認，等客戶把確認的合同傳回來之后，要執行合同。

三．合同簽訂以后的工作

1.簽訂合同和合同簽訂之后的工作

客戶確認訂單之后，做合同，傳給客戶確認合同，雙方確認合同之后，賣方要進行組織貨源，買方要根據雙方確認的付款方式（信用證方式：賣方要催促買方盡快開立信用證；T/T方式：要有30%的預付款，要催促買方盡快把預付款回到賣方）。

2.組織貨源（備貨）及包裝

在銷售合同和買方簽好之后，就需要我們盡快組織貨源，我們以和買方確定好的價格在國內尋找質量穩定、價格合理的供貨方。我們要在合同規定的時間把貨物按照合同的規格生產完，在加工生產貨物的同時，我們需要及時和工廠進行溝通，以確保貨物的質量。要按照合同的規定包裝，合同規定有什么樣的包裝，在工廠生產加工過程就要嚴格要求用什么樣的包裝，以確保包裝和合同規定的相一直。

3.檢驗檢疫

在貨物生產加工完成之后，我們需要按合同上的要求對貨物進行檢驗檢疫。如果合同要求CIQ商檢，我們需要和商檢局進行溝通，及時安排對貨物進行檢驗檢疫，盡快取得商檢局核發的《岀境貨物通關單》；如果合同規定是做SGS商檢，我們要安排貨代及時和SGS商檢機構取得聯系，有SGS商檢工作人員做檢驗，并出具《SGS商檢證書》。

應注意在給工廠下訂單時要說明商檢要求.提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要通知工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

商檢證書是經過出入境檢驗檢疫部門或其指定的檢驗機構檢驗合格后而得到的，是各種進出口商品檢驗證書、鑒定證書和其他證明書的統稱。是對外貿易有關各方履行契約義務、處理索賠爭、議和仲裁、訴訟舉證，具有法律依據的有效證件，同時也是海關驗放、征收關稅和優惠減免關稅的必要證明。

4.安排貨代負責出口相關事宜（租船訂倉和配載）

在貨物組織完之后，我們需要及時和貨代進行溝通，安排商檢和報關事宜，還要確定船期，和貨代確定好貨物裝船的時間、地點等。以便在合同規定的時間內，將貨物安全的運到目的港。按合同的要求是在產地做商檢和報關還是在港口做商檢和報關。

①.如果跟客戶簽訂的合同是FOB CHINA條款，通常客戶會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（SHIPPING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

②.如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司買粉絲船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給買方客戶。開船前兩周書面定倉。

③.如果貨物不夠一個柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求等內容。

④.向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。

⑤.查看船期表，填寫出口貨物托運單。即可向貨運代理辦理委托訂艙手續。

⑥貨運代理根據貨主的具體要求按航線分類整理后，及時向船公司或其代理訂艙。當船公司或其代理簽出裝貨單，定艙工作即告完成，就意味著托運人和承運人之間的運輸合同已經締結.

5.投保

貨物訂妥艙位后，屬賣方保險的，即可辦理貨物運輸險的投保手續。在履行CIF出口合同時，賣方在裝船之前，應按照買賣合同或信用證的規定及時辦理投保手續。 出口商品的投保一般都是逐筆辦理的，在投保時，應將貨物名稱、保額、運輸路線、投保險別等一一列明。保險公司接受投保后，即簽發保險單或保險憑證。

通常雙方在簽定《購貨合同》中已事先約定運輸保險的相關事項。常見的保險有海洋貨物運輸保險、陸空郵貨運輸保險等。其中，海洋運輸貨物保險條款所承保的險別，分為基本險別和附加險別兩類：

（1）基本險別有平安險（Free from Paricular Average-F.P.A）、水漬險(With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A)和一切險（All Risk-A.R.）三種。

（2）附加險別。附加險別有一般附加險和特別附加險兩種類型。

6.報驗換單

在貨物運到港口后，向港口商檢局申請換《出境貨物通關單》，這需要憑產地商檢局簽發的商檢換證憑單/條到港口商檢局換證。

7.報關

貨物集中港區后，發貨單位必須向海關辦理申報出口手續。由發貨單位專業持有報關證人員備妥出口貨物報關單，連同裝貨單、發票、裝箱單（或磅碼單）、商檢證、 出口結匯核銷單、出口貨物合同

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