02 外貿業務員如何提升自己的業務能力(外貿業務員需要什么樣的能力？什么樣的素質？)

，思來想去，我決定把老供應商的A款和新供應商的B款一起寄給客戶。客戶測試樣品沒問題就安排生產了。我高興壞了，看來小廠質量不一定差嘛，哪知道麻煩在后頭。

客戶收到貨抱怨B款產品質量太差，材料和產前樣不一樣，用不了多久就斷裂了。最后，客戶態度強硬地甩下一句話：B款產品，要么重做一批給他，要么退款。我聯系工廠，工廠卻一口拒絕，理由：一是和產前樣一致，二是我驗貨通過（天知道我驗貨只量了下尺寸，完全不懂材料）。后來在客戶強大的壓力下，我決定吃下這個悶虧，退款給他。

最后，我總結了幾點教訓：

1、你得懂產品，要專業，這樣工廠才不會忽悠你，驗貨也容易發現問題。2、找質量優、口碑好的工廠合作，前提是客戶接受高價。3、對于價格相對親民的中小廠，要從流程上來控制：一是實地考察，了解工廠的質量信譽等等；二是下單時簽訂合同，對質量以及可能出現的問題作詳細要求；三是生產過程中積極驗貨，跟緊點。4、不要為了滿足客戶殺價的要求，而去找那些質量沒保證的小作坊。5、不要為了追求利潤而狠殺供應商價格，雙贏才是長久之計。

03

做外貿貴在堅持

相信許多人都是憑著一股子熱情和沖勁踏入外貿行業的，但隨著時間的推移以及各種問題的發生，很多人在這條外貿之路上折返甚至落敗。一個人能走得多遠，這與他付出的努力和持續的堅持是分不開的。網友Trisha在《我的外貿年終總結：我的外貿成長路》中分享了自己這幾年的外貿感悟：

2017年馬上要過去了，回首這幾年的外貿路，比較波折，同時也積累了不少經驗。剛畢業的時候年輕氣盛，不會處理職場中復雜的人際關系，遇到了不友好的同事，不僅不幫你，還會暗地里使壞搶走你的客戶。而老板又不懂英文不懂外貿部門的情況，只看重公司業績。因此第一份工作干得很不順心，沒堅持多久就辭職了。

后來去了一家貿易公司，不得不說我還是比較勤奮的，半夜起來都能跟客戶聊，成交了好幾個單子但是沒回單。開始是因為質量不好，客戶主動放棄，后來干脆就是公司發的貨跟客戶要求不一致。作為業務員我也沒辦法去工廠驗貨，于是乎又辭職并下定決心一定要找好工廠再做外貿。

雖說這家貿易公司不怎么樣，但是在此期間我也積累了不少經驗，比如如何接待客戶，了解了客戶國家風俗習慣，口語也得到了很大鍛煉。

現在這家公司我已經干了好幾年了，雖然也有一些小問題，不過我感覺公司會越來越好。客戶基本沒有反饋過質量問題，我在跟單的同時能切實地看到自己的貨物在生產，特別有成就感。客戶提出問題，我能馬上到車間找到技術工人，能及時了解到還有多少庫存，多少天能發貨，真真切切感受到自己的成長進步。

從開始的產品小白到現在的對答如流，我的外貿之路充滿艱辛曲折，但只要不斷地堅持、積累和成長，就一定會有收獲。

做外貿很辛苦，怎樣提高工作效率

有人說：人生最寶貴的兩項資產，一個是頭腦，一個是時間。無論你做什么事情，就算不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平，決定你事業乃至生活的成敗。我們可以估摸算算，每個星期有168小時，其中按照平均睡眠一天8小時算（我嚴重睡眠不足），一周睡覺時間56個小時。有21個小時用于吃飯和休息，剩下的只有91個小時是我們可以自己掌控的。那么每天的這13個小時，你如何運用好使得自己保持著最初的目標和方向前進？

外貿業務員到底如何提高工作效率？

我們先總體說說時間分配，從一個外貿業務員早晨走進辦公室開始（泡茶，整理桌面略過）

一、先打開網頁查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考

作為一個外貿業務員，及時了解匯率的動向是很必要的工作。另外，還要看看國內的相關原材料的價格走向，一般頂多十分鐘可以完成。

二、打開郵件客戶端，再打開客戶跟蹤情況表

查看一下有哪些客戶是已經是有一段時間沒有聯系的。（一般是按照2-3個星期左右的時間）給他們逐個發一些問候的郵件，郵件的內容根據不同的對象選擇不同的內容。

這么做的好處在于：

1）和未成交客戶保持聯系，讓他始終記得你。這點在客戶準備換供應商的時候尤為重要，他會第一時間想到你！

持續地聯系給未成交客戶一種感覺，你的服務很好并且有誠意跟他合作，那么當他的老供應商出問題的時候，他會給你機會！

郵件的內容以簡潔、輕描淡寫為主，千萬別寫太長，沒時間看！有些業務員，寫開發信的時候已經寫了一堆介紹公司優勢如何如何的內容，那么跟進的時候根本不需要再寫了！寫多了客戶會反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。

Dear XXX,

How are you?I hope your everything is going well.

I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently?

If so,please 買粉絲ntact me with no hesitate,we are sure any of your inquiry will get our prompt attention&reply.Thanks.

Best regards,

XXX

2）和已經成交客戶增進關系，展示服務！

客戶都喜歡有跟進意識的服務人員。

設想一下，當你從商場里買了一個不知名品牌的電器，買回來用了一周后突然有個回訪電話，問您使用中是否有任何問題或者不便，您的任何建議都會對今后提升產品的品質和服務起到至關重要的作用。你會不會感覺有種驚訝，或者說驚喜？不管產品品牌如何，產品體驗如何，起碼服務應該說是比較滿意的。對這個品牌或者制造商內心也會打一些分。

其實放到外貿中是一個道理，有些業務員認為出了貨，收了尾款這一單就結束了。其實，實際情況告訴我，每一次的售后跟進都是客戶決定返單的一個機會。這對加強客戶對你的印象甚至信任，都會起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發的郵件，為什么不做呢？

郵件的內容簡潔點、輕描淡寫~

Dear XXX,

Hope this email finds you well.

Have you received the goods?How do you think?

I hope you are satisfied with our quality.If any 買粉絲ments,please let me know.Thanks.

Best regards,

XXX

3）提醒老客戶是否考慮新的訂單計劃

郵件內容可以同1），老客戶收到后一般會很快回復你的郵件，而且有些客戶會告知你具體什么時候會有新的訂單。

三、查看一下每日工作計劃表，看看昨天的工作有哪些沒有完成

外貿業務是一項連續性的工作，比較辛苦，但貴在堅持。打個不恰當的比喻，就像農民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲等等每個環節都需要去做，等待收獲收割的那一天。

對于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個時間完成。然后開始計劃今天的工作內容。有些人工作根本沒有計劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個月沒有跟進。

這里我想說的是，我們做任何事情，其實都反映出我們的價值觀。打個比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業績的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂，接單也沒有成就感，那么你工作的大部分內容我想是在維護老客戶。

人的一生有很多階段，每個階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個階段的你，最想要的是什么，這個很重要。

按照每天、每周、每月、每季度計劃好工作。

先列清單：

每天先把要做的事情用白紙列一下，然后添加到每日工作計劃表中。根據事情的性質分為四類：重要不緊急，重要且緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。優先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。

給工作分類：

重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報價，給客戶做PI，準備樣品（維持你現有的業績的事務），完成工作計劃。

緊急不重要：其他部門要求你配合的工作，領導交待的非業務性工作。很多事情看似很“緊急”，實際上拖一拖，甚至不辦，也無關大局。學會委托或分配這些事務交給助理、跟單甚至新業務員去做。

平時把主要時間和精力集中于前兩類事務，這樣，工作時才是真正有效率。

一般來說，每天固定花半個小時對一段時間未聯系的客戶say hello，每天花半個小時時間閱讀一下yahoo國際站的英文新聞，對實事多了解一些，并且當做鍛煉閱讀能力。當有客戶來拜訪時，在路上，至少你可以多了很多當下熱點的話題。

每天半小時至一小時用來回復老客戶的郵件，簡潔表達清楚即可。

每天花半小時的時間來研究了解目標市場，對一個目標市場的了解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標市場上行業內的標桿客戶、主要規格類型、該國最大的幾個supermarket、該國最主要的一兩個B2B網站等等。

PS：著名的80/20法則：

你每天做的工作內容，只有20%會和產生利潤有直接聯系；用20%的成本去維護老客戶，將會得到80%的收益；在看我這篇文章的，有20%的人會真正把這些內容去實踐，而不是和其他80%的人一樣，簡單地COPY到WORD里面，然后無限期封藏。等等等等。。。

四、合理高效地運用工具開發客戶及回復客戶郵件

早上的這段時間，對大多數人來說，都屬于效率不高的一段時間。這段時間內適合做一些機械的，閑雜的工作。因此我不得不說，這段時間用來發開發信，是再合適不過了。

（一般為半小時或一小時。結束時間控制在10點半之前。）

當然有些人認為，應該根據不同時區的客戶，選擇不同的時區去發開發信。這樣確保開發信能夠出現在客戶郵件列表的最上部。

我認為，這個考慮是OK的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來彌補。

比方說：郵件標題的寫法、設置郵件高優先級標簽等等。

1）外貿業務工具之一：郵件客戶端的使用

對于郵件客戶端，每個業務員都有自己的選擇，有些人用OUTLOOK EXPRESS順手，有些人用OFFICE的OUTLOOK順手，有些人用FOXMAIL順手，還有少數一部分人用網頁收發郵件。

2）外貿業務工具之二：即時帖

大家很容易忽視這個小東西。因為你可能沒有注意到它對工作效率和計劃的完成能起到多大的作用。

每天把要做的任務寫下來，1234…點，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據重要性自己定。完成之后把它取下，貼在一個專門的軟抄的筆記本上。每完成一個，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時候，你會看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼。象符紙一樣刺激你的視覺。

拜托，趕緊把事情做完吧。隨著你筆記本上的即時貼越來越多，筆記本越來越厚，你會感覺到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅持，你的拖拉，慢性子都會得到改變。是什么決定命運？性格和處事方式！

3）外貿業務工具之三：文件夾和筆記本

文件夾是建立客戶資料和訂單情況必

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