02 外貿業務裝柜前要做的工作(外貿業務員的工作內容)

放貨物時，應注意：

1） 出貨代HB/L給客戶，HB/L上打真正的收貨人與發貨人，并可注明到付運費的金額，DELIVERY AGENT 為貨代代理。

2） OB/L上面SHIPPER為貨代公司，CONSIGNEE、N。PARTY均為貨代公司目的港的代理，其它資料與HB/L相同，將OB/L電放給貨代公司代理。

3） 事先明確貨代與客戶及船公司的運費支付條款（預付或到付）。

4） 制作CHARGES SETTLEMENT，列明貨物相關信息及要求代理收取的費用，支付給船公司的費用，代理費及應退給貨代的費用。

5） 制作放貨通知書，通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放，然后與OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L電放信、CHARGE SETTLEMENT 于船開后盡早一起傳給代理。

6） 對代理有向貨代退代理費的，應在臺帳上注明，并輸入電腦。

6． 繕制美線提單時，應注意：

1） HB/L與OB/L的繕制可參考第5項

2） OB/L上注明貨代與船公司的S/C號，但HB/L上不得顯示該S/C號

3） 核對貨名、價格、中轉港，必須與合約中規定的一致

7． 將與客戶核對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財務，以便財務在收妥運費后放提單給客戶。具體放單、放貨辦法根據貨代公司相關規定執行。

8． 將提單號、提單日期填在臺帳上，并將文件費、電放費、拖車費、報關費、超堆費、改船費、改單費等貨物在港期間發生的費用輸入電腦，核對無誤后通知財務。

9． 將臺帳、提單、與代理的CHARGE SETTLEMENT（若有）復印交財務簽收。

10．費用通知財務后不可繕自更改，特殊情況可填寫費用更改單，列明更改費用項目、金額、更改原因，由操作部經理簽字，再交財務部。但需注意以下幾點：

1） 海運費的更改需由公司領導批準同意；

2） 改船費、超堆費等雜費需在通知財務前輸入清楚；

3） 因漏輸、錯輸費用造成公司損失的，按公司相關規定給予責任人處罰。

11． 將臺帳分船公司按月份存檔。

1）.收到委托，先看你是進口委托還是出口委托,委托就是貨物的詳細信息,或者說那就是一個詢盤,根據不同貨物看看是否有注意事項，然后就是拿個好價格，操作進口或者出口

2）.進出口都需要換單

進口如果是主單提單,就直接找船代或者船公司換D/O,如果是小提單,還需要先找代理換到主提單,才可以找船代或者船公司換D/O

出口換單就是指用提箱單,換設備交接單,很多人跟它叫”黃聯”，然后去提箱

3）．正本的跟誰換

這個問題好像是問正本提單跟誰換D／O，那就應該是進口操作了，一般都有固定的聯系方式，哪條船靠哪個公司，哪個船代代理哪幾條船，這個都需要平時積累，就不一一列舉了。

根據貨代部的工作特征，日常工作中劃分為以下“接單、訂艙、拖車/內裝、報關、文件、費收和其他”各環節，各環節相輔相成。本流程即是各崗位的工作指導，也作為主管評判各崗位工作達標與否的標準。

接單部分

接單工作原則上應該成為日常中“最優先”的工作環節，一般要求接單必須快捷、高效，在第一時間內用最短時間確認業務的可操作性并予以安排。接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內完成以下三部分基本信息的確認。（注）對于部分無法短時間內確認的信息，依然必須及時安排并予以跟蹤，如根據客戶和操作需要流轉到下一環節，先安排流轉后跟進處理，以保證下一環節的有序操作。

1、審核客戶委托內容和確認客戶服務要求（客服或者接單員）

（1）接單人員必須預先審核客戶的委托內容。

客戶發來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

托運人/發貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、柜型柜量、運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。

（2）接單人員必須預先確認客戶服務要求。（客服或者接單員）

普通服務要求一般包括是否需要：到/預付訂艙、拖車/內裝、商檢和報關等。到/預付訂艙確認即對（1）內容的確認；對于拖車/內裝、商檢和報關的服務要求，必須同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等，注明在客戶訂艙單上。特殊服務要求一般包括是否需要：普通服務外其他的附加服務。對于特殊服務要求，必須得到部門主管和/或者其他相關職能的核批后才可以接受和安排。

2、運價核對、確認（客服或者接單員）

客服人員收到訂艙單后，必須對運價和其他服務費用進行確認。

(1) 對來自銷售部的業務，須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙。(注) 特殊情況可先口頭與銷售員確認, 待銷售員返回公司再補簽字確認

(2) 對于公司業務，須與市場相關人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙。

3、艙位確認（客服或者接單員）

根據客戶委托，確認反饋符合要求的艙位。

訂艙部分

一般要求預定開航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時候根據市場情況適當提前；一般要求在預定開航日5工作日前完成訂艙，對于該時間限制以內的業務委托一般要求在接單日內完成訂艙，最遲一個工作日內完成訂艙。

1、新建委托 (訂艙操作員)

訂艙操作員必須及時在操作系統內創建業務編號、新建業務檔案，輸入業務有關數據。輸入業務數據包括但不限于此：業務各屬性、發收通信息、服務要求、提單要求、船名航次（如可能）、開航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數量，以及代理（如需要）等。

2、訂艙過程（訂艙操作員）

訂艙過程包括以下環節：膳制與發送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關艙單發送確認、中轉港代碼確認和場站收據制作等，任何其中一環節未完成均視做訂艙未完成。訂艙完畢后，應及時將配艙信息輸入操作系統，輸入時應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內容的核對。

3、艙位通知 （訂艙操作員）

無論是否需要貨代公司代為提供當地各項服務的業務，訂艙確認單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。

拖車/內裝（調度）

客戶委托的拖車、內裝和/或者報關等要求，必須根據船公司、碼頭、貨物性質和市場環境等情況予以預先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協商調整并告知理由和風險。

1、拖車安排

(1) 得到相關銷售或者客服確認后方能安排

(2) 根據船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時間時間；如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協商并告知可能的風險

(3) 安排拖車前，根據前期約定的拖車服務時間要求，提前2工作日與客戶再次聯系確認裝柜時間及地點

(4) 同客戶確認時間要求后，在同一工作日及時把信息通知拖車行進行服務要求預約

(5) 向拖車行委托時間，一般最遲必須在提供拖車服務時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括拖車行是否已經領取設備交接單、提箱點的確認已經空箱狀況確認）；對于特種箱業務，必須同船公司確認空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時間。

(6) 安排拖車時，需向拖車行發出書面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯系人及聯系電話、協議費用等

(7) 必要情況下，應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠

(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進港

(9) 其他注意事項

在船公司的免費用箱期內安排拖柜進場，避免發生額外費用。若有發生超堆費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記對于客戶業務退關，需要確認是否發生安排拖車的前期費用。若有發生預配打單費等，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記

2、內裝安排

（1）得到相關銷售或者客服確認后方能安排

（2）根據船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協商并告知可能的風險

（3）根據前期約定的到貨時間，提前1工作日與客戶再次核實送貨時間和預計到達時間

（4）向倉庫做內裝委托，需向倉庫發出書面委托。清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、貨物數據（包括件數、毛重、體積）、 協議費用等

（5） 向倉庫委托時間，一般最遲必須在預約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括倉庫是否已經領取設備交接單、提箱點的確認、空箱狀況確認）

（6） 向倉庫委托時，必要情況下應注明提空柜的時間要求

（7）跟蹤到貨物情況

（8）跟蹤裝箱、裝箱單、進港

報關部分（操作員）

(1) 得到相關銷售或者客服確認后方能安排

(2) 根據船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關時間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協商并告知可能的風險

(3) 最遲在同客戶約定報關日期的前一工作日，再次同客戶確認報關資料的發送情況

(4) 收到報關資料后的第一時間對報關資料進行預審，有問題立即處理

(5) 在約定的報關日期前一工作日下班前，把完整的報關資料送報關行

(6) 對于報關資料，要求復印留底；對于重要報關資料如核銷單等，必須在做登記

(7) 跟蹤反饋報關結果

文件部分

1、提單確認 (文件員)

(1) 提單確認件的膳制和發送提單確認件的膳制和發送要及時，一般預定開航日2個工作日前必須發送

(2) 催促提單確認件一般預定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認件

外貿業務員平時需要做些什么工作？

工作一：熟悉產品

做為一個新的行業接觸者,就必須從生產車間開始學起,學習包裝,材料組成,規格,品質等.除了產品本身的品質,特點,我們也要了解樣品制作時間,樣品制作費用,交樣時間,下大貨需要的生產時間,日產量,有多少機器,車間大小,車間員工的作息時間,管理制度等.因為在接見外國客人時,他是非常關心這些問題的.

工作二：熟悉產品報價和回復郵件

這里,把報價單獨列出來,是因為報價的確能體現我們很多的東西.這不但對于我們對產品的認知度,因為涉及材料組成,規格和外箱尺寸等一系列因素.往往看到業務員的是直接根據客人的圖片報價,或者在產品庫里面選擇產品直接報給客人.但客人的要求是不同的,有些客人認為你報得太高,超乎了他們的想像,認為你又大賺了一筆.其實不然,價格高低是因為所選材質的不同而致,所以,我們首

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