02 外貿業務開會內容(外貿業務部工作職責及流程)

至被動。

11)公司有專有電話線及傳真線給外貿部門。傳真線分線安裝。

12)部門資料要整理清晰明了。分類歸檔。如給客人報價資料，要按客戶分類歸檔，以便到時查驗。

13)信息要及時處理，當天的信息爭取當天處理完畢。當天詢價要當天回復。14)按照合同要求，按質按量交貨。此處外貿部門有權威性，不得遷就其它部門的意見。

15)在同客戶溝通每一環節中，要把握服務做到前面的原則。

16)主管的指令要明確。

17)辦公室區不準打私人電話。

18)辦公室區不準吸煙。(如有客例外)

19)辦公時間不準上網聊天。

外貿部門人員配備，工作權限及崗位職責

1) 人員要求

2) 主管

3) 會計

4) 助理員

5) 采購

外貿部門的人員要求少而精。如部門人員暫時不夠，寧愿多花時間找合造人員，也不勿忙找人頂替所缺職位。

部門要求人員性格：誠實，勤奮，活潑，開朗有合作和團隊精神。

經理 ：

1) 主要負責本部門的長期規劃，帶領本部門人員開辟市場。

2) 負責對主管的直接領導。

3) 負責抽查部門訂單情況。

4) 負責公司部門的抽象業務規劃。

5) 參加展覽會，接觸客戶。

6) 對一些較復雜的情況作出斷定，指示主管如何操作。

7) 經常檢查部門訂單進展情況。

8) 定期或不定期抽查部門賬務情況。

9) 負責主要的問題處理，不直接于涉部門主管下達的有關訂單任務。

10) 主要負責對部門主管及部門會計的領導。有權過問部門的各項事務。但如有異議可直接同部門主管商談。

部門主管

1) 負責協助經理開拓市場。

2) 負責部門與客戶的交流。

3) 負責客戶開發及管理

4) 負責本部門的具體工作的安排

5) 負責協調本部門的良好運作。

6) 對于較難處理的事，要同總經理商議后做出快定及執行。

7) 對于比較重要的事情要取的與總經理一致的意見。

8) 要及時處理安排本部門的工作。做到有序。

9) 要協助部門同本公司其它部門的溝通。

10) 要協助部門同供應商的溝通。

11) 負責訂單的安排。

12) 負責訂金的安排。

13) 負責尾款的回收。

14) 通知會計每張訂單的出貨情況。每次出貨時，在出貨前一定要通知會計。

15) 外出應酬費用要及時通知會計。

16) 外出應酬費用不超過300元，可以直接行使，如超出300元要向經理報告。

17) 每個星期要作出一份總結報告。總結上一星期的工作情況。呈送總經理。

18) 每個月底要做一份本月份報告，總結本月的工作情況。呈送一份給總經理，自留一份存檔。

19) 每個星期要組織本部門至少開3次早會。同大家討論關于部門的工作情況。及實際操作情況。

20) 要通知會計每張訂單的的款項情況，及其它款項情況(關于訂金，尾款，樣辦費，開模費等其它費用。)

21) 如部門需要采購一些物品，要向總經理請示批準后通知會計采購。

22) 如事先已因工作需要有所消費。要向會計講明費用目的(嚴禁虛報)

23) 工作中如出現失誤，應反思吸取教訓，不能隨便向部門其它同事發脾氣。

24) 要能承認由于自已的工作失誤造成的錯誤。不允許推卸責任。

25) 對于訂單的下達及信息傳達時，要求用詞清晰明確。不能含糊不清。對于下屬或其它同事的詢問，要耐心講解。不能含糊不清，賻衍了事。

會計 ：

會計主要是負責公司外貿部門的財務事項，要求做到帳務記錄清晰。

1) 會計受部門主管協助領導。但只對部門經理負責。

2) 負責部門每筆賬務的出入記錄。

3) 負責訂單賬務的記錄，要及時詢問每張訂單的訂金情況，如訂金未入賬而部門已開始操作訂單，有權向部門主管詢問具體情況。直到有一個合理的解釋。

4) 負責訂單的尾數款的回收，要及時詢問部門主管，如尾款未到，而準備出貨的，要及時詢問部門主管，直到有一個合理的解釋。但要通知經理知悉

5) 負責配件(輔料)貨款的支付。在付款以前要核對每張訂單的具體情況。包括數量，交貨情況等，如供應商經常拖貨期或經常有尾數，有權對所付貨款作適當的調整，以加強供應商對本部門的配合程度。

6) 負責核對配件(輔料)價格。如同種產品前后價格不一時有權詢問采購人員。

7) 每月要做月結報表，一份呈送總經理，一份呈送部門主管。

助理或采購 ：

助理/采購主要負責幫助主管處理訂單，把書面的訂單轉化成實際的工作。本部門暫時只定助理員和采購由一人擔當，如需增加人員視情況而定。本公司要求工作人員：工作細心，勤奮，能承受工作壓力。善于溝通。有團體合作精神。

1) 負責樣辦配件(輔料)的采購。樣辦的跟蹤。

2) 負責訂單配件(輔料)的采購和跟蹤。

3) 負責尋找一些好的供貨商，及對供應商進行有效的管理

4) 負責對配件價格的控制。目標要做到用最低的價格采購到最好的配件。做到采購成本要處于本行業的最低水平。(要做到貨比三家，每次有新配件要詢價時，一定要至少詢問三家工廠)

5) 負責對配件質量的控制。配件質量一定要與訂單要求相符，確保成品質量

6) 負責配件的確認。根據訂單要求。公司部門要求每一訂單配件都要經過確認后再安排生產。配件要交與主管確認。(特殊情況例外)

7) 負責配件入倉前的檢驗。要根據訂單抽檢

8) 負責大貨前樣辦的安排及確認。大貨樣辦要交由主管確認。確認大貨樣辦與訂單相符后再根據訂單要求時間通知生產部安排生產。

9) 負責配件貨期管理，要根據訂單時間要求及時調整配件的跟蹤。一定要根據訂單時間要求安排，具體工作可自已安排。但以不影響到訂單出貨時間為原則。

10) 如在樣辦及配件跟蹤過程中有任何凝問，要及時與主管溝通詢問，不能自作主張或賻衍了事

付款方式的選擇：

公司外貿部門的收款方式暫時為：

現金付款 CASH

電匯 T/T

信用證 L/C

大筆的貨款：公司暫不接受：

D/P AT SIGHT /付款交單，D/A 承兌交單

MONEY GRAM 速匯金， WEST UNION 西聯匯款

PAYPAL 網上付款

CREDIT CARD 信用卡付款

CHECK 支票

等付款方式。

原則上只有公司在收到尾數款后才安排出貨。如在未收到尾數款的情況下出貨時，會計有權利過問，除非主管能給出一個合理的解釋。(視具體情況而訂)，但會計一定要通知經理。

工作的開展及要求

1) 展會

2) 雜志及其它煤介

3) 網上平臺

公司會安排參加各種專業的展覽會，如廣州的廣交會，上海的華東商品交易會等等，以達到推廣公司的目的，具體參展情況待公司研究決定。

參加展會除選取國內一些知名展會外，也會考慮到香港及國外的專業展會參展。以每年參加三到四次為限，包括國內，香港及國外展會。(國內展會一次，香港展會一次，國際展會一到兩次)。同時在行業內比較出名的雜志上發布廣告。

公司會安排選取一兩個較好的網上貿易平臺作為選取客戶的一個方式，比如阿里巴巴、中國制造網和中國紡織網等等，具體細節待總經理決定。選取的網上平臺要知名度較高的一些網上貿易平臺，不宜選取過多，以一到兩家為主，便于維護和跟蹤。

通過其它方式接觸客戶， 客戶介紹，到國外網站收集客戶信息。

客戶分布群的簡要概述及特點：

客戶分布其基帶上可以分為7個大區域。在對外業務的接觸過程中，要對每個區的客人有所了解，以助于業務的開展。(下列情況只是作為外貿部門的參考，主要以實際情況而訂)

1) 歐洲區客戶群：

主要包括歐洲經濟共同體在內及其它的一些國家和地區。其中有，英國，法國，意大利，德國，瑞士，西班牙等國。這些國家及地區經濟較發達，人們生活生平較高，對物品質量要求也高。客人較守信譽。付款及時，但對貿易條件要求較嚴。同此區客人做生意一定要注意產品質量及交貨時間。一定要以確認的樣辦或所簽合同為準。

(作為公司重點開發市場)

2) 美洲區客戶：

分為南北兩大客戶群：主要指包括美國，加拿大，阿根延，巴西，哥倫比亞在內的國家。北美地區經濟較發達，人們生活生平較高，對物品質量要求也高。客人較守信譽。付款及時，但對貿易條件要求較嚴。同歐洲區客戶類似。注意事項同歐洲區客戶。南美洲經濟一般，對物品要求一般。對貿易條件限制不是很嚴。一般根據合同要求做貨即可，但有些地區政治不穩。一定要注意貨款問題。及在出口前了解一些當地政府對貿易的一些要求及限制。(作為公司重點開發市場)

3) 中東區客戶：

中東迪拜作為中東地區最大的貿易市場，覆蓋了非洲以及海灣國家，貿易覆蓋人口達到13億，類似一個中國的總人口，在這里云集了全世界120國家的客商，迪拜市場的特點為批發為主要的經營方式，產品以中低價為為主，質量為中等要求，，求購數量巨大，主要為轉口貿易貿易，現貨交易和訂貨貿易形式同時進行。

這些地區主要是一個貨物中轉地。貨物到此后輻射到的地區有非洲及歐洲的一部分地區。有好多客人從非洲及歐洲到此采購貨物。需求大，要求出貨快。

此地客戶的訂單較大，要求不高，做貨以所提供樣辦為準。

但一定要注意出貨時間。一定要在客人規定的時間出貨。或如可能盡量提前出貨。也要注意貨款回收。要求在貨款到后再發貨。

阿拉伯人從商精明，他們對于任何客戶都表現出他們的友好熱情，

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