02 外貿業務章樣式(外貿單證種類與使用)

放行單方可報關出口。除了國家商檢局以外，也常見有客戶委托第三方民間檢驗機構檢驗的。比如最著名的SGS檢驗公司 (SocieteGeneraledeSurveillanceS.A.通標標準技術服務有限公司，總部在日內瓦)，不少非洲和中南關注國家的貿易商因為 本國進出口商品檢驗能力有限等各種原因而認可SGS檢驗。SGS在我國廣東、上海、青島等地都有分支機構，可應客戶要求辦理檢驗，同時SGS現已與我國政 府官方機構----國家商檢局合作，由國家商檢局指定中國進出口商品檢驗總公司(CCLS)代為辦理裝船前檢驗，遼寧、北京、天津、河北、山東、湖北、 海、廣東等地的CCLS有代理權簽發SGS的檢驗報告。

實際上，很多商品的常規檢驗都包含了質量、重量、衛生、重金屬等等檢測項目，至于檢驗證書的名稱是什么，則可根據客戶的要求選擇。即證書內容一樣，標題不同罷了。

9原產地證

原產地證包括一般原產地證(CERTIFICATIONOFORIGINA)和普惠制原產地證(GSPFORMA)。原產地證是證明我出口貨物生產和制造地 的證明文件，是出口產品進入國際貿易領域的“身份證”。貨物進口國據此對進口貨物給予不同的關稅待遇和決定限制與否。中國的原產地證有固定印刷格式，一般由商檢局出具。出口企業申請辦理此證，首先要在當地辦理企業注冊登記，然后才有資格申請簽證。普惠制是發達國家給予發展中國家出口制成品和半制成品普遍 的、非歧視的、非互惠的一種關稅優惠制度。普惠制產地證是依據給惠國要求而出具的能證明出口貨物原產自受惠國的證明文件，并能使貨物在給惠國享受普遍優惠 關稅待遇。同樣一般由商檢局出具，出口企業在商檢局辦理此證必須向當地商檢局提供必要的證明文件和依據，首先要辦理企業注冊登記，其次才能申請簽證。原產 地證和普惠制證，也可以由各地的貿易促進會和商會(很多地方這兩個組織是兩塊招牌同一個班子)出具，格式一樣，只是蓋章不同。

10受益人聲明(BENEFICIARY CERTIFICATION)

受益人聲明只出現在信用證下(受益人本身就是信用證操作方式中的術語，一般指出口商)。如果不是信用證操作的話，一般叫做廠商聲明(SUPPLIER DECLARATION)或類似表述。

受 益人聲明主要用于不便或無法用官方文件證明的，客戶要求做到的事宜，或其他一些類似于保函(保證承擔某些責任或某些可能產生的責任的聲明)的內容。書寫上 無規定格式，只需要列標題為BENEFICIARY CERTIFICATION，行文上有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”后面加上客戶所需聲明的內容，再落款蓋章即可。

范例如下：

BENEFICIARY CERTIFICATION

DATE: 08. OCT. 2005

WE HEREBY CERTIFICATE THAT COPY OF ALL SHIPPING DOCUMENTS HAVE BEEN FAXED DIRECTLY TO XXXXX WITHIN 5 DAYS AFTER FROM

B/L DATE.

FUDA IMP&EXP CO., LTD.

NO.88 XINHUA RD, SHANGHAI, CHINA 200020

11船公司/貨運人聲明(FORWARDER CERTIFICATION)

性質和格式類似于受益人聲明的文件，由船公司或貨運公司出具。多用于證明貨運公司在承運操作中符合客戶要求。常見的類型有聲明船齡符合要求(比如15年內)，聲明不懸掛以色列旗幟(常見于中東客戶要求)等。

12出口收匯核銷單

出口收匯核銷單是由國家外匯管理局統一分配的外匯收入申報管理單據。在出口前，先向外管局領取，按格式填好后作為出口報關單據之一交給海關，海關清關后蓋章退回。在收到國外付款后，連同銀行收匯水單一并交到外匯管理局辦理核銷，然后才能辦理退稅。

13出口貨物報關單

出口報關時填制并提交海關。不過目前除大型外貿公司或出口企業外，眾多出口商一般委托貨運代理公司一并代理報關事宜。出口報關單一式六聯：海關作業聯、海關留存聯、企業留存聯、海關核銷聯、出口收匯聯、出口退稅聯。清關后，退回收匯聯和退稅聯。

14信用證

以信用證為結算式的，在信用證開出并抵達出口商(信用證受益人)的銀行后，銀行會做通知，并交信用證連同通知轉交出口商。

此外，在實務中偶然還會有見到其他的單據，例如：

海關發票(Customs Invoice)

海關發票是出口商應進口商海關要求出具的一種單據，基本內容同普通的商業發票類似，其格式一般由進口國海關統一制定并提代，主要是用于進口國海關統計、核實原產地、查核進口商品價格的構成等。其格式可在各國海關的網站上下載。例如加拿大海關發

領事發票(Consular Invoice)

由 進口國駐出口國的領事出具的一種特別印就的發票。這種發票證明出口貨物的詳細情況，為進口國用于防止外國商品的低價傾銷，同時可用作進口稅計算的依據，有 助于貨物順利通過進口國海關。出具領事發票時，領事館一般要根據進口貨物價值收取一定費用。這種發票主要為拉美國家所采用。

匯票(Draft)

匯票是由出票人簽發并由付款人按約定的付款期限(即期或遠期)對指定的受款人我條件支付一定金額的指令。一般出現在信用證操作中，由銀行提供空白票據，出口商填寫，付款人簽字以確認付款。

了解這些單證知識以后，我們對外貿就有個清晰的流程概念了：

1.外貿洽談前期，制作形式發票用于報價、交易參考或客戶申請進口許可等。

2.交易確認以后，制作外貿合同。

3.準備交貨的.時候，制作商業發票、裝箱單、核銷單、報關單，申請商檢放行單等報關出口。

4.報關后海關退返核銷單、報關單的收匯聯與核銷聯等。

5.交貨付運后，得到三證三副提單。

6.制作、申辦、整理客戶所需的全套單據，如發票、裝箱單、商檢證、產地證、受益人證明等等以收取貨款。

7.憑收匯銀行水單、核銷單、報關單核銷聯等辦理核銷與退稅。

無 論是否操作信用證，單據都比較重要。外貿單證通常是成套的，即根據客戶的要求，相關的單證作為一套，用于交付、轉賣和貨款收付。單證制作的基本原則，是 “單證一致，單單一致”，即單證制作符合信用證要求(在信用證操作時)，同一套的單據間，在相同欄目的內容一致。比如，貨物的數量，無論在發票、裝箱單還 是其他單據的數量欄中，填寫都應一致，包括計量單位;在提單中顯示了嘜頭(貨物外包裝箱上印刷的用于識別的標志符號)，發票中就不能顯示“N/M”(無嘜 頭)。

此外，每份單據都會標明出具日期，而外貿操作中對各種單據的日期有相應的規定，要求簽發日期應符合邏輯性和國際慣例。一般地，作為收款用的全套單據，日期以提單上的ON BOARD DATE為基準，來確定各單據的日期：

發票(INVOICE)日期一般早于所有單證;

裝箱單(PACKING LIST)一般與發票同日，必須在提單日之前;

提單日(ON BOARD DATE)不能超過L/C規定的裝運期;

保單(INSURANCE POLICY)的簽發日應早于或等于提單日期，不能早于發票;

產地證(C/O、FORMA)不早于發票日期，不遲于提單日;

商檢證(INSPECTION CERTIFICATION)日期不晚于提單日期，但也不能過早于提單日;

受益人證明(BENEFICIARY CERTIFICATION 等于或晚于提單日;

船公司證明(FORWARDER CERTIFICATION)：等于或早于提單日;

匯票(DRAFT)日期應晚于提單、發票等其他單據，但不能晚于L/C的效期。

單據制作應從一開始就養成良好習慣。按照老外貿業務員的做法，交易確定以后，及時為交易歸檔，預先按照單據欄目整理出填制內容，如客戶名址、貨物品名描述 等。具體制單的時候，直接調用即可，避免了臨時打字的拼寫錯誤可能。根據這個原理，市面上也出現了各種外貿制單軟件，可預先輸入資料，按照單證類別自動生 成。

除了制單人為錯誤外，因為外貿過程中環節甚多，不同部門的操作中難免會有疏漏誤差，或因情況改變而導致的錯誤。比如，原定出貨100箱，也按照這個數量制作 了商檢和報關，可實際裝運的時候發現倉庫記錄錯誤，實際發貨量只有98箱，或者是在裝卸過程中損壞了2箱等。對于這樣的情形，可以視情況靈活處理。信用證 項下操作的，完全依靠信用證制單;非信用證的，根據單證交付的對象不同見機行事。因此可分為“將錯就錯”和“分套處理”兩類方式。所謂將錯就錯，就是雖然 與實際不符，仍按照事先約定的條件制單，因此贊成的影響另外與客戶協商解決。比如，在貨物短少的情況下，仍按照全數繕制單證。

所謂分套處理，就是根據單證交付對象的不同，分別制作內容不同的單證。比如在報關數量和金額與實際有誤差的情形下，給海關的單證按照原報關資料，給客戶的單 證則按照實際的數量和金額繕制。如果提單上的數量與報關數量一致，則可略微調整單價，在總數量不變的情況下減少總金額，使之符合實際收取的貨款。此外，因 為報關等數據失誤，導致實際收匯和報關金額不一致，會影響核銷。一般的做法，在數額差別不大，比如2000美金以內，仍可以核銷。亦可截長補智囊，把多收 的錢彌補其他少收的錢，把帳目做平。最后，還有一個可能會犯的低級錯誤，單證遺失。

單證遺失事故的處理

單證遺失，可能是由于出口商制作和保管單證不善贊成的，也可能是單據在交付郵政或快遞公司轉遞過程中遺失的。而目前，我國對郵政及快遞公司遺失文件的賠償制 度尚不完善，一般以郵資的若干倍來計算。而外貿單證的特殊性使得這個賠償數額無論如何也不濟事。因此，發生類似事情的時候，追究責任意義不大，關鍵還要靠 自己去盡力補救。

首 先要防患于未然，企業內部建立起比較清晰的單證制作和傳遞堆積。業務員自己繕制保管單證的，要注意歸檔管理。老業務員喜歡在交易確立以后就制作客戶檔案， 列明所需單證、辦理時間和單證收取記錄，這是個很好的經驗。公司有專門的單證員的，不但單證員自己要有記錄冊，還要與業務員建立起單證交接登記本，避免轉 交過程中的“真空”缺漏。

所有的單據，都復印一份，以備萬一出紕漏時可以對照原單處理。

單證遺失后，要第一時間處理。屬于自己繕制的發票裝箱單等，即刻補制，屬于國家機構或第三方出具的，及時通知出具人，辦理補單手續。詳細如下：

報關單據的遺失

發票等單據在報關前遺失的，盡量自己補發并快遞給報關代理人。如果是長期合作的報關代理人，不妨預先留幾份簽章空白發票箱單等，以便急需時由報關代理人幫忙 填寫。這在外貿操作中比較常見。但這樣做的風險很大，存在著報關代理人私用于偽造單據的可

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