02 外貿公司問國內采購設備需注意什么(外貿采購人員注意事項)

1.北部地區助理取回出貨樣品,仍交由管制中心銷案后,自行保管。

2.送他倉庫的出貨樣品亦需取回,但貴重及體積太大的,助理可自行決定是否取回。

(四)工廠收到訂單要求承辦助理改價,須由經理決定不可自作主張。

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索取樣品

(一)客戶未訂購,但要求樣品的項目應請示主管經理會同采購部有關科長向何家工廠索取樣品,并填妥樣品索取函,以三聯交收發中心以一承留底。

(二)客戶已訂購者,應按報價單國內訂單上規定數量向有關工廠索取樣品。

(三)索取樣品如急迫時,以電話與有關工廠及外務員聯絡。

(四)重要樣品如在限期內仍未收到回音時,應即填寫"重要樣品逾期追問單",交有關采購科長采取緊急措施。

(五)對外務人員交辦的事項,應隨時督促如期完成,如有任何困難時請示主管經理處理。

(六)收到工廠樣品后應即詳細檢查是否完好無缺,如有規格不符或損壞應速通知工廠重寄,并囑咐注意改善及小心包裝。

(七)向工廠索取樣品時,要注明該工廠產品的編號,如無工廠編號,須附上草圖或相片。

(八)向工廠索取樣品時,請勿寫客戶及地區名稱。

(九)外借樣品申請單上一律附上2"×3"相片留底。

(十)內借(暫借)樣品應于資料中心登記。

(十一)凡一個ITEM拍成一張的相片均以2"×3"為主。

附件: 索取樣品職責的劃分:

1.舊樣品一律由營業部直接向工廠或外務員索取，若無法取得,請科長提供資料,由助理繼續索取,到完成為止。

2.新樣品一律要科長負責索取,所謂新樣品包括:

(1)客戶送來的樣品(圖片)。

(2)舊樣品但有部分更改者。

①外務員編制隸屬采購部,但其工作直接對營業部負責。

②有訂單的新樣品由科長負責索取樣品到底。

③無訂單的新樣品索取期限已屆,科長無法完成,應呈所屬經理,說明理由。

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寄樣品給客戶

在收到工廠所寄來的樣品上,貼妥本公司標簽與ITEM NO.品名

(一)如以海郵或空郵寄出者,應打收件人地址、姓名、電話、標簽及SAMPLE INVOICE五聯,在第四聯上簽名及注明日期交包景裹組寄出,將第三聯隨同樣品裝入箱內。第一聯寄客戶,第二聯交收發歸檔,第五聯自存。

1.如樣品數量過多或價值過高,而交涉仍需付樣品費者,應于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向客戶索取樣品費及郵費。

2.每3個月依自存的第五聯SAMPLE INVOICE清理客戶未寄來樣品費郵費或其他費用,打DEBIT NOTE用會計科長名義向客戶索取。

3.寄國外包裹,由各助理自行包好,裝入箱內"

4.如寄出SMP需辦出口配額者,承辦助理應特別注意事先辦理。

(二)如以航空貨運方式寄出者,應打SAMPLE INVOICE六聯單價打上虛價(不實的價格)第一聯于樣品寄出后隨函寄給客戶,第五聯由航空貨運公司簽名后交秘書室收發人，六聯自存。收到航空貨運公司提單應核對航空運費、客戶地址及班機是否正確,如航空貨運公司計算傭金時核對,其余交秘書室存檔,如航空運費為本公司支付者,須客戶確實收到貨品時才可簽付運費。

(三)所有寄出國外的樣品須由經理過目,再行寄出。

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客戶來電來函來樣品

(一)收到客戶來電來函,應立即請示經理如何處理。

(二)收到客戶來擬仿制的樣品,或寄來的目錄相片,其開發報價等,應即請示主管經理。若有居交訂單者,請公司予以獎勵。

(三)主管經理外出時,營業助理應在自己能力范圍內所能管的事先行管理,主管經理返公司后,再呈報處理經過如系緊急事項,應設法與主管經理取得聯絡,以便迅速處理。

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須經確認樣品、印刷品

(一)如國內訂單上載有樣品、印刷盒、紙套、標紙、標頭經國外客戶確認通過后,立即以公司印的表格,寄交工廠及有關外務員,留底一份交裝押簽收,并在原國內訂單裝運聯上登記后再交回營業助理留存。如以電話通知工廠,應補寄通知以便安排出貨。

(二)客戶正式確認通過的樣品,應會知有關外務員或科長,規格正確以便驗貨。

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驗貨

(一)如非專案訂單因訂購數量小或外務員忙碌,因地區偏遠無法前往承制廠商貨或因承制廠商品質差,外務人員不能決定可出貨時,外務人員來電或來函通知，營業助理應即請示主管經理如何處理。但北部地區、廣州地區不論任何情況,應通知外務員必須親往驗貨。

(二)營業助理因解決重要問題須往工廠時,應填出差申請表返回公司后憑出差報告表,向總務科請領差旅費。

(三)所有訂單的驗貨聯均由管制中心直接寄交外務員,以便協助催貨,如助理需到倉庫驗貨,自行找裝運聯或留底聯。

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申請國外(內)傭金賠償

(一)營業助理填妥申請書,送呈主管經理、總經理簽名核準送交押匯科長,如賠償須扣工廠者于表上注明并另填寫扣款單一份交會計,一份交稽核,一份交采購科長,一份留底,以便工廠請款時扣除,如是親交來公司的客戶,須備妥收據及護照影本送交會計制單。

(申請書為四聯,其中一份留底)

(二)在支付國外傭金時必須:

1.與國外公司訂傭金可在任何地點支付的契約影本交會計。

2.每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據支領。

(三)押匯科長收到國外匯款支出申請單,送交有關會計簽收一份,另一份交稽核。

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對樣品處理

(一)出貨樣品:營業助理必須取得并切實負責驗貨無誤后予以自行保管或予補樣。

(二)收到工廠新樣品,呈閱主管經理后,應附廠商住址、電話及負責人姓名及價格資料即送采購部有關科長編資料。

(三)承辦助理收到新樣品,應從速送采購部,如獲訂單,可得獎金。

(四)有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列于樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應改填經理名。

(五)如需向商業部門借出樣品時,應填寫"樣品外借申請單"連同彩色照片呈總經理核后方可借出。

(六)如有不可陳列的印刷盒,由承辦助理于出綱SMPL上注明"不可陳列"字樣,先交管制中心銷案后,再由管制中心送交承辦助理保管。

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注銷國內訂單

(一)營業助理向裝押助理簽收"營業部訂單貨款支付核準單"須詳細核對單價、數量及扣款事項并作付款記錄后交管制中心核對,無誤后簽名呈閱經理,并將原國內訂單底上予以注銷。

(二)凡有退關稅或退貨物稅的工廠在未結關前請款一律保留50%(包括送倉庫貨)，如工廠急需貨款,亦應先開來保證票。

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接到報價單與國內訂單

裝押助理收到由營業助理轉來的報價單與國內訂單時,應核對報價單與國內訂單上包裝、數量是否完全相符,如發生錯誤或有疑問時,應即與營業助理協調或請示主管經理如何處理。

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簽收L/C影本

(一)押匯科長收到L/C后,即影印一份送交營業經理簽收,再轉交營業助理核閱并在存檔的O/C上登記L/C號碼,S/D、V/D以及金額后,交裝押助理。

(二)L/C可能發生的問題如下:

1.收到L/C時須先核對總金額、數量、單價是否正確。

2.收以L/C當天時,如距有效日少于三天,即須向主管經理提出。

3.通常L/C是可分批,如不可分打,須向主管經理提出。

4.如由本地無直接船可到達的港口,須看L/C是否可以轉船,如不可以須請示主管經理,必須特別注意出口港不能指定為本地港口。

5.核對受益人全名、地址有無錯誤。

6.核對交易條件是為FOB、CIF、C&F是否相符。

7.L/C內容有無錯誤字。

8.有無規定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。

9.如同一富戶有數張L/C時須看有無規定可予合并。

10.如L/C直接由國外客戶寄來,而未經銀行登記,須即請示主管經理是否送銀行核對其簽字是否符合。

11.如遠期付款的L/C應查看利息,是否由買方負擔,如否應即請示主管經理。

12.如有怪異字眼,或條款有違常理者,應即請示主管經理。

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裝船通知單

(一)依照國內訂單的規定交貨日期一個月至一個月前開始作業,由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯系后填寫裝船通知單。

送貨柜場者:共四聯

第一聯:

寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業助理簽字后再送收發。

第二、三聯:

(1)寄有關外務員,在第二聯上填妥確定出貨日期、凈重、毛重、才積、未能如期交貨原因后寄回經理,再交裝押助理協調安排出貨。

(2)如每一ITEM超過,美金5000元者,第二聯交有關科長,第三聯仍寄交外務員。

第四聯:裝押助理存查。

貨送倉庫者:填"送倉裝船通知單",共二聯

第一

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