02 外貿寫信給新客戶(詢問外貿郵件如何寫)

f service to you. 

我們將不遺余力的為您效勞。 

8. Looking forward to your reply. 

期待您的回信。

05Ending——問候

郵件的最后我們通常會落上對客戶誠摯的問候，可用的表達很多。比如：

Yours sincerely / Yours truly / Sincerely /

Thank you / Best wishes / Warm regards /

All the best / Best of luck

（本文精選至焦點視界）

各種不同的外貿開發信收件人？如對采購經理的開發信，對潛在客戶的開發信....

對于開發信的收件人來說，哪些因素能讓你決定打開或者忽略一封郵件？

一封郵件的打開率越高，說明郵件的質量越好，客戶是否打開一封郵件，雖然也有主觀的原因，但通過優化客觀數據，卻可以讓郵件的打開率得到成倍的提升。

01、關于郵件到達率、打開率、點擊率的基本概念。

到達率：每發送100封郵件，成功送達的郵件數量占比。一般來說，郵件到達率在85%以上才是健康的；

打開率：每發送100封郵件，被打開的郵件數量占比。外貿行業的平均郵件打開率介于10% - 30%之間；

點擊率：每發送100封郵件，鏈接被點擊的郵件數量占比。外貿行業的平均點擊率為1.5%。

02、標題是決定一封郵件會否被打開的重要因素。

關于郵件標題的優化，是外貿業務開發不變的主題。這里沒有必要將這個話題完全展開討論，重點說一下影響標題質量的那些關鍵詞以及優化策略：

1、標題中不好的詞

標題當中不好的詞匯，會讓人產生不可信賴、不愿意繼續合作的想法：

偽裝熟人，強行套近乎的詞：RE:/RE:RE:/FW:/Reply:

自賣自夸，泛化不具體：Best Price、Top Quality、Super Technology

引誘詞匯，不能兌現的承諾：100% Free、Only for You、Ever Best Dis買粉絲unt

語氣生硬，忽略情感：Please 買粉絲e to see us

2、標題中好的詞

標題中使用恰當類型的關鍵詞，會讓郵件打開率飆升：

將收件人的姓名加入標題：Hi James、Dear Neal Han、To Mr. Williams

體現時效性：News、Updates、Not-to-miss、Last 7-day offer

直接表明實際利益：27% cut-off for spring sale、Free shipping to Canada

有區域、職位、品牌針對性：Specially for India Retailors、Instry Report of xxx

3、一些例子

下面是根據上面的原則，將好的關鍵詞應用在郵件標題中的一些例子：

News: genuine natural wood cellphone shell released 

Urgent/Breaking/Alert : Alert - new models for trail with 20% off

Free delivery: 2017 Q3 iPhone accessory 買粉絲 delivery to Boston

Video Report: Operation Video for SC-II drilling machine

Daily, Weekly, Monthly: Weekly updates of food machinery

Don't Miss: Don't Miss Our Special Offer for India Importers 

First Name + Last Name: Bill Gates, your invitation of Canton Fair from xxx 買粉絲pany

03、聽我一句：拼命優化郵件的第一句話。

主流的郵件客戶端（包括網頁端和桌面端），會在郵件列表的地方，提供一部分郵件內容供用戶預覽。這一部分內容，長度從20 - 140個字母不等，很多客戶會根據這一部分的內容，決定是否打開一封郵件繼續閱讀。

在開發信中，一定要拼命優化郵件的前幾句話，在最開始的地方，用最短的時間抓住收件人的注意力！ 

不好的郵件第一句話模式：寒暄過長，語句拖沓，沒有重點。

為了表現的友好熱情，用了太多的寒暄（Rapport），其實這些話作用沒有那么大；

遣詞造句廢話太多，一眼看過去就感覺羅嗦；

表達中沒有突出重點，給人這封郵件無足重輕的印象。

好的郵件第一句話模式：詳略得當，主題鮮明，結構清晰。在開始的一段內容中，就基本表明這封郵件的主旨，讓客戶產生正面的預期。

下面是幾個實際的例子：

Dear Neal Han, Nice day! Are you still looking for lap-top batteries for North America market? We supply to Apple…

Hi Shirley, How is everything? Have your team finished evaluating the layout since we last 買粉絲ntact? Here are some…

Good day Mark, Regarding your reply in last email, we think it will be great to start the project, here are new designs…

04、郵件各方面的細節不僅體現你的氣質，還會左右打開率。

我們看人的時候，除了整體印象，還有很多細節，比如衣著、舉止，甚至是一個笑容。同樣的，在客戶的眼里，我們的郵件也不僅僅是正文內容，還有很多的細節。做好這些細節，不僅是專業性的體現，還會在客戶的潛意識里留下正向反饋因子，從而增加郵件的被閱讀的幾率。

要做好細節，下面的幾個方面往往是被忽略的：

發件人信息設置：包括發件人姓名（兩個單詞，首字母大寫），公司名稱；

拼寫和標點：標題和第一句話的大小寫規范，標題中是否用了太多標點符號；

長度：標題的長度（4–9個單詞為佳）、句子斷句的長度；

易讀性：有沒有生僻復雜的單詞？是否句子寫的太繞讀不懂？中國式表達？

05、發送的時間和頻率至關重要。

數據表明，62%的辦公人員，會在當地時間的上午09:00-10:30，和下午15:00-16:00這兩個時間段里，集中處理郵件信息。但是，外貿小伙伴們要搞定的卻是來自世界各地的客戶，客觀的時差讓這個問題顯得格外困擾。

1、如何掌握何時給某個國家的客戶發送郵件？

使用類似世界時鐘的應用，掌握各個國家的上下班時間，和北京時間對應起來；

利用郵箱的定時發送功能，保證郵件在合適的時間，投遞到特定的客戶國家。

具體可參見這一篇：給各國客戶發郵件的最佳時間表

2、比較好的發送的時間和頻率

在客戶正在處理郵件的時候，當地時間的上午09:00-10:30，和下午15:00-16:00這兩個時間段里。如果做不到，使用郵件的定時發送功能；

給陌生客戶發郵件，在客戶當地周二和周三的上午發送，成功率最多可以提升3倍！

根據ReturnPath數據，同一客戶，一周最多2封，一月最多7封，效果最好；

客戶在采購旺季前3-6周開始（根據行業交貨期差異），陸續發送產品信息。

（本文精選于第55期《焦點視界》雜志）

外貿技巧：開發信的標題，要戳到客戶“心里”

開發信 是外貿業務員拓展國外客戶的“敲門磚”，郵件標題又是開發信的“點睛之筆”。因此，一個簡潔又醒目的標題，將會引起每天收到上千甚至上萬封郵件的買家的注意，并促使他們優先點擊及瀏覽郵件內容。

標題比正文更重要

業務員在寫開發信前，必須先了解目標客戶的大致背景，包括其屬于什么市場，主營什么產品，對產品是怎么分類命名的，對何種產品感興趣。再針對其興趣點找機會對癥下藥，避免做“對牛彈琴”的事情。

郵件的正文寫得再好，遇上此類標題，都容易遭到退信：有些業務員很喜歡寫問候類的標題，例如寫Hello、Moring等。這類開放性的標題，客戶一般都不怎么感興趣。首先給人的感覺就是你不專業，不禮貌，沒有什么暗示或者沒辦法讓客戶了解你這個郵件的目的是什么。所以，他自然也不會浪費時間去看你的郵件。有些業務員喜歡在標題中只寫自己公司名字，或者寫些希望合作這類泛泛的標題，這也是不可取的，買家不一定知道你的公司名字，反而有時一看就以為是推銷郵件，從而直接拉入垃圾箱。

切中客戶的實際和需求

那么，如何讓自己的開發信標題奪人眼球？以下幾種類型的標題定義為好標題。簡結、通俗，必要時有名有姓；以產品或者個人亮點為題；為避免人云亦云，通過新穎的措辭或創意吸引客戶注意力，激發其好奇心；具有一定或者相當足夠的煽動性。

以客戶最關心的產品為標題，能促動他們的利益；在標題寫上競爭者，優秀供應商，價格屠夫等作為創新的亮點，說白了就是要展示供應商的自信，因為供應商明白自己就是來競爭的，也不必遮掩。其實這樣擬標題，不僅是供應商的經營策略，也是站在客戶的立場想問題，能直中目標客戶的實際情況和需求。

不同國家的客戶對不同標題類型的好感不同。因此，在取標題時，可以因不同國家的客戶喜好而異。對于歐洲的客戶，取比較簡單的標題，如直接用產品名字和公司名。例如：Patio Heater – Kim – Scientec。“和歐洲的客戶打交道下來，發現他們還是比較直接的。至于印度的客戶，在標題加促銷、降價、最低價等字眼，因為他們大多數都喜歡買便宜貨。

幾種較好的開發信標題模板

推薦了幾種開發信標題的模板供大家參考：

1.Patio Heaters for Outdoor Using。具體地讓客戶知道你這個產品的用途，如果他對這類產品有需求或者感興趣就會快速點擊。

2.XXXX 。寫上客戶的名字或者公司名，給客戶一種被重視的感覺。與此有異曲同工之妙的標題還有：John, are you ok with your * suppliers？這個標題的殺傷力體現在指名道姓，平易近人。如果你知道你寫信對象的姓名，那請你務必把它放到你的標題、正文中去。大部分人對自己的名字總是很敏感的。對

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