02 外貿單證工作的重要性(關于外貿單證的論文)

備的基本條件

隨著我國擁有出口自主權的企業大幅增長，外貿單證員的需求量增大。但一些企業在招不到專業單證員的情況下，錄用一些非專業人員倉促上崗，增加了企業的風險系數。外貿單證崗位應該具備以下基本條件：

(一)專業知識—知道要怎么做

單證員必須掌握系統的外貿知識、單證知識、外語知識，善于學習更新知識。在扎實的外貿專業知識基礎上，還應清楚企業的運作流程，了解產品知識、生產工藝流程，以及掌握貨代市場行情和一些貿易國別或地區的政策、單證習慣等相關知識。專業知識豐富，涉及面廣泛是成為一名優秀單證員的前提。

(二)專業技能—知道該怎么做

單證員要求有較強的實踐操作能力，單證質量的高低是衡量單證員業務能力的直接體現。在實際的外貿單證操作中，單證員需要有良好的溝通技巧，綜合掌握英語、電腦及溝通工具的運用技巧，不斷鉆研業務、提高單證繕制技巧，降低單證出錯率。

(三)工作態度—知道該怎么做好

單證工作特別需要耐心細致，責任心強。許多單證員都有過因單證制作錯誤“花錢買教訓”的經歷，制單過程中最忌粗心大意，急于求成。在面對錯誤或困難的時候，需要調整心態，直視并勇于承擔錯誤，積極的解決問題。如果沒有嚴謹的工作態度，就會重復犯錯。要善于時間管理、勤于記錄備案、重視協調溝通，能夠在工作中不斷思考、總結，養成良好的工作習慣，這些都是高素質外貿單證員的必備條件。

四、外貿單證員素質的培養

(一)了解商品知識

作為單證員，不可能像跟單員、采購員那樣全面了解產品、配件及生產工藝。但是如果單證員忽視了對產品知識的了解，不熟悉企業進出口商品的種類、規格、材質\包裝等方面的知識，就無法做到嚴格區分商品的不同項目，導致HS編碼找得不夠準確，直接影響通關速度。因此，外貿單證員除了有國際貿易專業知識外，還應該具備相應的商品知識。在日常工作中，可以到工廠生產線了解生產過程，通過樣品剖析等方式，向相關人員學習、充分了解產品相關知識。

(二)加強協調能力

由于單證員的工作涉及面很廣，能否有效的溝通和協調，對于單證工作的順利開展有著直接影響。對內來說，單證員必須與業務員、工廠跟單員、財務、客戶關系融洽，從容應對、及時化解和消除工作中的各種矛盾。有 經驗 的單證員會發現，九月下旬到十一長假后部分航線租船訂艙十分緊俏，常會出現訂不到艙位的情況。單證員一方面要掌握多家船公司的航線船期、運費信息，做到提早訂艙、確保艙位;另一方面要盡早提醒業務員和客戶在不影響買賣雙方交貨時間的基礎上盡量避開高峰期，事先做好提早或推后裝船的準備，以備萬一。善于溝通協調，才能與業務員、客戶、工廠等相關人員達成共識。對外來說，單證員需要與貨代、商檢辦證機構、保險公司、銀行等有關部門緊密協作。經常與貨代及船公司人員溝通，可以掌握最新的船期、運費信息，在比較中可找出價格優勢大的合作伙伴。按信用證要求制單時，有機會與銀行審單人員打交道，可以在業務往來中多進行交流，銀行審單人員是單證員最好的老師。

(三)增強服務意識

單證員幾乎每天都要忙著和貨代、船公司聯系業務，平時要善于積累一定的業務資源。當業務員、客戶需要運費信息時，能夠及時、準確地報出運費、船期，最好能多提供幾個供客戶選擇，讓客戶滿意。貨物裝船后，要及時發裝船通知給客戶，但是通常此時給出的是預計到港時間，需要跟蹤、不斷的更新，將貨物的最新運輸信息反映給客戶，在貨物到港前幾天再提醒客戶一次。通過從每一個微小的細節為客戶提供最完善的服務。

(四)培養團隊精神

外貿企業都希望打造一支思想素質好、業務能力強、能打硬仗的外貿專業隊伍。單證工作不是拘謹封閉的，除完成自己本職工作外，應該與相關職能部門多交流，對它們的組織結構、職能有一個基本的認識，這樣做起工作來就會多從全局來考慮，認識到單證工作對其他部門和整個公司的重要性。一旦單證環節出現問題，就會產生連鎖反應，影響全局。在工作中，要培養自己逐步做到統觀全局，學會與人合作，善于調動別人的積極性和創造性，充分依靠集體的力量確保每個業務流程環節準確無誤、高效運作。總之，即使是擁有多年制單經驗的老單證員，也不能保證所有單證制作無誤。一方面，單證人員需要養成自我糾錯的習慣，對自己做的每個單據嚴格把關。另一方，單證部同事可以互相審核對方的單證，通過交叉復審，降低企業風險。企業也要對員工進行定期培訓，穩步提高單證員的制單結匯水平。

關于外貿單證的論文

在XXXXX的實習報告

我于X年XX日至X月X日在X進行實習，該公司是以冶金和化工產品為主的國際貿易公司，主要產銷國是北美的美國、東南亞地區、歐洲的英國以及南美的巴西等國，該公司有業務部和單證部，財務部組成了貿易主體，我就是在其中業務部門進行實習，我們公司業務部主要負責冶金和化工產品的出口工作，在實習期間，我了解了基本的貿易業務知識，學會了電腦制作外貿銷售合同，以及按信用證和T/T要求制作裝運及收匯單據，熟悉了通過電子郵件、MSN 、雅虎通與客戶進行聯系交流和業務人員按工廠要求對外報價，了解了專業外貿公司目前的發展現狀，由于今年受到金融風暴的嚴重影響，對商業的影響尤其是對進出口企業的影響非常大。

由于是以冶金和化工產品為主的貿易公司，所以對冶金和化工產品要有一定的認識，所以到公司的第一天，我就對各種冶金和化工產品進行了學習，各種冶金和化工產品的名稱主要用英語來表示，如：Ferro sili買粉絲n, Ferro manganese, Ferro chrome, Sili買粉絲n manganese, Sili買粉絲n Metal, Electrolytic manganese flake, Manganese Metal lump, Calcium sili買粉絲n, Calcium carbide等，了解了各種冶金和化工產品的成分和規格，因為在貿易中產品的成分是否符合合同的要求是一項重要依據，不光要了解產品的學名，還要了解產品的代號，因為合同中往往出現的是冶金和化工產品的代號，同時各種產品的規格也一樣重要，因為客戶一般都是要先看樣品的，在寄送樣品之前一定要有符合其要求規格的產品給其看，這樣才能進行下面的交易協商的步驟。所以對冶金和化工產品的熟悉程度，是檢查一個外貿業務員是否符合要求的基本指標。可以說，我們公司的所有貿易都是建立在對各種冶金和化工產品的熟悉程度之上的。

通過幾天的學習，把公司要出口的主要冶金和化工產品的名稱、英文名稱、成分、用途等都有了大概的了解，就開始做基本的業務了。首先是通過整理客戶資料，把有用的資料篩選出來，通過把有用的外國客戶的公司名稱、聯系人、電子郵箱等收集好后，就開始通過寫電子郵件發送希望建立業務關系的信函。通過郵件、MSN、雅虎通等方式與國外的客戶進行溝通。這時主要通過英語進行交流，對英語的要求很高，通過不斷的學習，英語也有了很大的進步。對于外貿專業人員而言，不僅要掌握一定的專業知識，而且還必須會用英語與外商交流、談判及寫傳真、郵件、書信等。如果專業英語知識掌握不好，就很難展開工作，甚至會影響業務的順利進行。因此，在實習中要求我們加強英語的學習，掌握外貿專業術語基礎。

通過與國外客戶的交流，確定基本的訂單意向，通常在客戶下訂單之前會給我們業務部相關的order/inquiry，主要針對產品的物理性及化學性，價格及價格條款進行初步確認。目前，由于貿易國際化、市場一體化的趨勢影響，產品價格競爭日益激烈，買家已經不僅僅局限在貨比三家的原始狀態上。因此，客戶詢盤往往是幾個循環才能達到最終共識。而在這期間，業務員通常是面對很多客戶詢盤，在精力和時間有限的前提下，作為一個業務員如何篩選何為目標客戶，何為流動客戶，以達到優化業務，能否和客戶以后建立長久的合作關系就顯得的至關重要了。經過反復洽談后，得到客戶確認的OFFICAL ORER/PURCHSE。接到客戶訂單，說明開始進入實際的業務操作領域。可以簽訂對外貿易合同了，這一階段我們可以通過和客戶的談判確定具體的合同細節，如商檢、運輸、保險、金融收匯（付款方式）、車站、港口和海關等部門以及各種中間商和代理商。如果哪個環節出了問題，就會影響整筆交易的正常進行，并有可能引起法律上的糾紛。另外，在國際貿易中，交易雙方的成交量通常都比較大，尤其像我們出口冶金和化工產品的企業而言就更重要了，每次出口的交易量都在100噸左右，而且交易的商品在運輸過程中可能遭到各種自然災害、意外事故和其它外來風險。所以通常還需要辦理各種保險，以避免或減少經濟損失。我們還要根據相關的國際貿易法律與慣例，結合我國的實際情況與國際貿易實踐經驗，以冶金和化工產品出口貿易的基本過程為主線，以具體出口商品交易為基礎，針對出口貿易中業務函電的草擬、商品價格的核算、交易條件的磋商、買賣合同的簽訂、出口貨物的托運訂艙、報驗通關、信用證的審核與修改以及貿易文件制作和審核等主要業務操作技能的一個考驗。

另外，通過與國外客戶確定訂單之后，就要處理好訂單簽訂以后的生產、檢查貨物、租船訂艙、裝運、報檢通關等工作，做好海運提單、裝箱單、商檢證、保險單、發票、產品質量證明書等一系列與國際貿易流程有關的單據。之前，這些單據我們在上課的時候都有學習過，但是，我們都覺得書上講的東西理論性太強，實踐中一定用不到。但當真正看過這些單據后，才發現理論與實踐是密不可分的，此時我們看到的、用到的、正是書上所講、我們所學的。這些單據大大加強了我們的實踐操作能力，也讓我們對如何填寫這類單據有了進一步的認識。由于國際貿易實務是一門綜合性的學科，與其他課程內容緊密相聯。應該將各們知識綜合運用。比如講到商品的品質、數量和包裝內容時就應去了解商品學科的知識；講到商品的價格時，就應去了解價格學、國際金融及貨幣銀行學的內容；講到國際貨物運輸、保險內容時，就應去了解運輸學、保險學科的內容；講到爭議、違約、索賠、不可抗力等內容時，就應去了解有關法律的知識等等。所以我們要想做好外貿工作必須處理好外貿方面的各種關系。

在此次的外貿業務實習中，我學到了很多東西，我感覺到了要想做好外貿工作，必須要拓展自己的知識面，要學習如《國際貿易術語解釋通則》、《托收統一規則》、《跟單信用證統一慣例》等。這些規則已成為當前國際貿易中公認的一般國際貿易慣例，被人們普遍接受和經常使用，并成為國際貿易界從業人員遵守的行為準則。因此，在學習本課程時，必須根據“學以至用”的原則，結合我國國情來研究國際上一些通行的慣例和普遍實行的原則，并學會靈活運用國際上一些行之有效的貿易方式和習慣做法，以便按國際規范辦事，在貿易做法上加速同國際市場接軌。這樣我們在做國際業務時就能減少麻煩，能更順利的完成訂單。

在此次實習中，也使我們確實感受到了團隊精神的作用。每個人，生活在這個社會中，都必須隨時處于一個團隊中，不可能孤立存在，我們能夠順利完成此次實習，與我們這一個團隊的努力與協作是分不開的。如果缺少了團隊精神，我們將是一團散沙，沒有凝聚力，也就完成不了訂單，業務量也就無從談起。我們不僅從個人能力，業務知識上有所提高，也了解到了團隊精神、協作精神的重要性。相信，有了這一次實習的經歷，無論是今后的學習，還是工作，甚至是

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