02 外貿單證工作重要性的體現(外貿單證員主要工作是什么？)

些貿易國別或地區的政策、單證習慣等相關知識。專業知識豐富，涉及面廣泛是成為一名優秀單證員的前提。

(二)專業技能—知道該怎么做

單證員要求有較強的實踐操作能力，單證質量的高低是衡量單證員業務能力的直接體現。在實際的外貿單證操作中，單證員需要有良好的溝通技巧，綜合掌握英語、電腦及溝通工具的運用技巧，不斷鉆研業務、提高單證繕制技巧，降低單證出錯率。

(三)工作態度—知道該怎么做好

單證工作特別需要耐心細致，責任心強。許多單證員都有過因單證制作錯誤“花錢買教訓”的經歷，制單過程中最忌粗心大意，急于求成。在面對錯誤或困難的時候，需要調整心態，直視并勇于承擔錯誤，積極的解決問題。如果沒有嚴謹的工作態度，就會重復犯錯。要善于時間管理、勤于記錄備案、重視協調溝通，能夠在工作中不斷思考、總結，養成良好的工作習慣，這些都是高素質外貿單證員的必備條件。

四、外貿單證員素質的培養

(一)了解商品知識

作為單證員，不可能像跟單員、采購員那樣全面了解產品、配件及生產工藝。但是如果單證員忽視了對產品知識的了解，不熟悉企業進出口商品的種類、規格、材質\包裝等方面的知識，就無法做到嚴格區分商品的不同項目，導致HS編碼找得不夠準確，直接影響通關速度。因此，外貿單證員除了有國際貿易專業知識外，還應該具備相應的商品知識。在日常工作中，可以到工廠生產線了解生產過程，通過樣品剖析等方式，向相關人員學習、充分了解產品相關知識。

(二)加強協調能力

由于單證員的工作涉及面很廣，能否有效的溝通和協調，對于單證工作的順利開展有著直接影響。對內來說，單證員必須與業務員、工廠跟單員、財務、客戶關系融洽，從容應對、及時化解和消除工作中的各種矛盾。有 經驗 的單證員會發現，九月下旬到十一長假后部分航線租船訂艙十分緊俏，常會出現訂不到艙位的情況。單證員一方面要掌握多家船公司的航線船期、運費信息，做到提早訂艙、確保艙位;另一方面要盡早提醒業務員和客戶在不影響買賣雙方交貨時間的基礎上盡量避開高峰期，事先做好提早或推后裝船的準備，以備萬一。善于溝通協調，才能與業務員、客戶、工廠等相關人員達成共識。對外來說，單證員需要與貨代、商檢辦證機構、保險公司、銀行等有關部門緊密協作。經常與貨代及船公司人員溝通，可以掌握最新的船期、運費信息，在比較中可找出價格優勢大的合作伙伴。按信用證要求制單時，有機會與銀行審單人員打交道，可以在業務往來中多進行交流，銀行審單人員是單證員最好的老師。

(三)增強服務意識

單證員幾乎每天都要忙著和貨代、船公司聯系業務，平時要善于積累一定的業務資源。當業務員、客戶需要運費信息時，能夠及時、準確地報出運費、船期，最好能多提供幾個供客戶選擇，讓客戶滿意。貨物裝船后，要及時發裝船通知給客戶，但是通常此時給出的是預計到港時間，需要跟蹤、不斷的更新，將貨物的最新運輸信息反映給客戶，在貨物到港前幾天再提醒客戶一次。通過從每一個微小的細節為客戶提供最完善的服務。

(四)培養團隊精神

外貿企業都希望打造一支思想素質好、業務能力強、能打硬仗的外貿專業隊伍。單證工作不是拘謹封閉的，除完成自己本職工作外，應該與相關職能部門多交流，對它們的組織結構、職能有一個基本的認識，這樣做起工作來就會多從全局來考慮，認識到單證工作對其他部門和整個公司的重要性。一旦單證環節出現問題，就會產生連鎖反應，影響全局。在工作中，要培養自己逐步做到統觀全局，學會與人合作，善于調動別人的積極性和創造性，充分依靠集體的力量確保每個業務流程環節準確無誤、高效運作。總之，即使是擁有多年制單經驗的老單證員，也不能保證所有單證制作無誤。一方面，單證人員需要養成自我糾錯的習慣，對自己做的每個單據嚴格把關。另一方，單證部同事可以互相審核對方的單證，通過交叉復審，降低企業風險。企業也要對員工進行定期培訓，穩步提高單證員的制單結匯水平。

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