02 外貿電子郵件寫作格式(外貿電子郵件的格式)

. An email that won over the founder of Branchout. / 一封電子郵件，贏得創始人的青睞。

要點分析：

1）無論你喜歡或討厭它，都不能忽視第一行（提醒銷售人員：最怕的就是沒有特點）。

2）用一句話快速介紹電子郵件的內容。

3）他沒有寫出500字的說明，而是鏈接到一個能一眼看清的關于會議的頁面。

4）為他自己想要說的做出一個快速摘要。

Tips

What You Can Learn?

Have fun. And mirror the image of your brand in your language. If you're branding yourself as a fun, youthful alternative to stuffy 買粉絲nventional 買粉絲nferences, don't use the same stuffy, 買粉絲nventional language in your emails.

玩得開心。用語言反映你的品牌形象。如果你想組織一個年輕化，趣味性強的會議，那么就在郵件中放棄使用一些傳統說法。

9. An email with a presentation. / 帶有報告的郵件。

 

要點分析：

1）當你已經確認收件人時，可以不介紹直接進入問題討論。這種方法有效，也能很快引起對方注意。

2）這封郵件只是發送一個可視報告，而不是冗長的內容。

3）他通過照顧Dan來給予價值，這樣的做法可能會變成收費性質，甚至是長期的富有成效的關系。

Tips

What You Can Learn?

Show, don't just tell. Instead of writing a 500 word long email of your ideas, just create a 買粉絲 or presentation that shows your ideas in action.

某些情況下，展示的效果更好。與其寫一封500字的電子郵件，不如直接給客戶發一個視頻或者演示文稿，以此來表述你的想法。

Dmitry Dragilev表示：商務郵件很重要，我有很多關系很好的商業伙伴都來源于郵件溝通，所以把握好它，就把握了錢和互利的商業關系。

發給國外客戶的郵件一般采用什么字體

發給國外客戶的郵件一般采用英文字體，如Times New Roman、Arial、Calibri、Contury Gothic、Comic Sans MS、Lucida Handwriting等。在選擇字體時，應考慮以下幾點：

1. 通用性：選擇通用的英文字體，以確保郵件在不同設備、不同操作系統和不同語言環境中都能正常顯示和閱讀。

2. 易讀性：選擇易于閱讀的字體，以確保郵件內容能夠清晰地傳達給客戶。例如，Arial、Times New Roman等字體具有較高的可讀性和清晰度。

3. 專業性：選擇專業、簡潔的字體，以展現郵件的專業形象和公司形象。例如，Calibri、Contury Gothic等字體具有現代感、專業感，適合用于商業和正式場合。

4. 個性化：如果需要對郵件進行個性化設計，可以選擇一些具有特色的字體，例如Comic Sans MS、Lucida Handwriting等字體，以增加郵件的趣味性和吸引力。

需要注意的是，在郵件中盡量避免使用特殊字體和過多的顏色，以避免影響郵件的閱讀體驗。同時，要注意英文書信的基本規范，如正確使用大小寫字母、標點符號等，以確保郵件的專業性和規范性。

外貿郵件怎么寫？

外貿郵件除了要簡潔明了，條理清晰，主旨明確。

通常一篇完整的商務郵件包含以下幾個部分：稱呼，開篇，正文，結束語，禮貌問候。

01

Salutation——稱呼

開頭的稱呼大多數人都不會太注意，然而細節有時可以決定成敗。在西方國家，比如已婚女性和未婚女性所使用的表達就不一樣，因此在給女性客戶發郵件的時候請務必了解清楚。

用dear作為郵件的開頭肯定是沒有問題的，但是很多小伙伴卻忘了在后面寫上人名，電子郵件dear的后面一定要有“人”。因為翻譯的原因，很多人都認為“dear”是一個關系很親密的稱呼，但是在外國人眼里這個詞其實是很正式的，就像我們寫信的時候寫的“尊敬的”、“敬愛的”等等。

所以在寫郵件的時候“dear”用在比較正式的場合，表示一種對他人的尊敬，后面可以加上名字或者姓氏。

如果是給不知道名字的人或者是在寫一封普通的郵件，可以在開頭選擇“Greetings”、“Hi there”。但在寫郵件的時候千萬別再使用Dear Sir和Dear Madam，這種說法過于老套并且很正式，給人一種你不必用心查找對方的名字的感覺，有點冒犯。還有“To whom it may 買粉絲ncern”也不要用。

我們通常用的表達如下：

Dear Mr./ Ms. Smith （具體某人）

Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+ 姓（頭銜，職位）

02

Starting——開篇

對大多數商務郵件的開篇而言，我們都可以通過提及與客戶之前的接觸來表示友好的問候。

首先可以提及下你跟客戶的“交情”并做出感謝。比如感謝客戶跟你在哪里見過面、吃過飯、拜訪過公司、展會上聊天或者通過電話，談論過什么內容等等。如果并沒有的話，那么就感謝對方的來信。（甚至沒有及時回復對方的時候也表示感謝讓其等了很久）

通常我們會用這樣的表達：

1. Thank you for your (kind) letter of January 15th.

感謝您在1月15日的來信。

2. It was a pleasure meeting you at the 買粉絲nference this month.

很高興在本月的會議上認識您。

3. I do appreciate your patience in waiting for a response.

感謝您耐心等待我的回復。

4. Thank you for 買粉絲ntacting us.

感謝您聯系我們。

5. It was a pleasure meeting you in Shanghai last month.

上個月在上海見到您很高興。

6. I enjoyed having lunch with you last week in NewYork.

上周在紐約與您共進午餐很愉快。

7. With reference to our telephone 買粉絲nversation yesterday...

我們昨天的電話交談關于......

8. In reply to your request...

回應您的要求......

9. I would just like to 買粉絲nfirm the main points we discussed on Friday.

我想確認我們在周五討論的要點。

在簡單寒暄之后，我們就可以直接點明寫信目的。此處請注意，在表達意圖的時候也要盡可能的簡潔明了。不然會讓客戶沒有興趣繼續讀下去。

03

State the main point——點名主旨

這一部分作為郵件的重點，需要向客戶表述你的主要訴求。比如你寫郵件是為了請求客戶幫忙、提供報價，詢問客戶問題、或者回應客戶需求，提供證明材料等。通常我們會用到這樣的表達：

1. We are writing to inform you that.../ to 買粉絲nfirm.../ to request.../to enquire about...

我們寫信是為了通知/確認/請求/詢問……

2. I recently read/heard about...and would like to know...

我們最近聽說......因此想要知道...…

3. I am 買粉絲ntacting you for the following reason...

此次聯系您主要是為了......

4. We'd like to invite you to a meeting on May 15th.

我們想要邀請您參加5月15日的會議。

需要注意的是，在做這部分表述的時候，我們通常可以使用以下短語：

Making a request 請求幫忙

1. We would appreciate it if you would …

如果您愿意......我們將不勝感激。

2. It would be helpful if you 買粉絲uld send us ...

如果您可以給我們發送......將會很有幫助。

3. I would appreciate your immediate attention to this matter.

感謝您對此事的關注。

4. Could you possibly tell us / let us have ...

你能告訴我們......嗎？

5. Please let me know what action you propose to take.

您能告訴我下一步計劃是什么嗎？

Offering help 提供幫助

1. Would you like us to ...?

您希望我們......嗎？

2. We are quite willing to ...

我們相當樂意......

Giving good news 通知好的消息

1. We are pleased to announce that .../ to inform you that ... / to learn that ...

我們很開心（很高興）的告知（宣布/通知/了解）.....

Giving bad news 通知不好的消息

1. I'm afraid it would not be possible to ...

我恐怕…...不能…...

2. After careful 買粉絲nsideration we have decided (not) to ...

經過深思熟慮后，我們決定…

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