02 外貿跟單員的基本流程(跟單員的工作流程)

跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

(9)交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。 注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運 (趕銷售)，我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1. 寄目錄，樣本：

2. 準備樣品。

(1) 工廠現有的款式

(2) 新款

(3) 客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：

(1) 有完整的產品資料，主動進行宣傳。

(2) 新品的成本，價格要進行核算。

(3) 新品的制作要留有實樣。

(4) 客戶的來樣要保存好原樣。

三.形式發票：

PROFORMA INVOICE 買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別于正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。 形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。(收貨人，合同號，形式發票號，開出日期)。 產品信息 (品名，數量，價格，交貨期)。合同條款 (價格條款，付款方法)。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：

1 .單價條款要明確 (FOB, CFR, CIF)

2 .交期要明確

3 .付款條件要明確 (L/C, T/T)

四.出口貨物跟單的基本程序：

出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。 只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的.合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。 催證：貨物快完成時，要催證。 審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿易往來?開證行的資信?公司審開證人和受益人對否?L/C的貨物和金額與合同是否相同?裝期?特別條款? 改證：審證后發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A. 貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

B. 制作裝箱單：裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C. 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環節。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。 要在L/C的有效期內將單據送交銀行。 出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。 單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

五.進口貨物跟單的基本程序：

就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。

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外貿跟單員的具體工作流程

外貿跟單員的具體工作流程

跟單員是指在企業運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品或服務運作流向的專職人員，是企業內各部門之間及企業與客戶之間相互聯系的中間樞紐，那么外貿跟單員的工作流程是什么呢?一起來了解了解!

1.客戶詢盤：

一般在客戶下訂Purchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解。

2.報價：

業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格、港口(空運機場)及柜型等，等和客戶確定業務時， Proforma Invoice or sales 買粉絲ntract or offer sheet 給客戶做正式報價。

3.得到訂單：

經過洽談，收到客戶正式的訂單 Purchase Order or sales 買粉絲ntract。

4.下生產單：

得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單(工廠自己安排生產計劃)，安排生產計劃。

5.業務審批：

業務部收到訂單后，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后制成工作任務單，交給部門跟單員跟進。

6.下達生產通知：

業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：

6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后需業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人修改L/C。

6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。

6.3：如果是遠期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶(不推薦運用這種方式)，需經總經理確認批準。

7.驗貨：

7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨(部門跟單員跟進)。

7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知外貿部。

7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8.備制基本文件單證:

在收到客戶正式的訂單時，應制作出口合同, 出口商業發票,裝箱單，出口貨物托運單,核銷單, 報關單, 報關委托書, 報驗委托書(工廠的外貿人員還需要準備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等文件.(應由單證員制作，交給業務跟單員跟進)。

9.商檢：

如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10.租船訂倉：

10.1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發出書面定倉通知，通常在開船5天前可拿到進倉單。

10.2.如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司買粉絲船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，到港時間準時,船期時間合適的船公司，并告訴業務員通知客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前一周書面定倉，程序同上。

10.3.如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到進倉單時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。

10.4.向運輸公司定倉時，一定要傳真書面出口貨物托運單，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯.

11.安排拖柜：

(千萬記住裝柜前要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方)

11.1.貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可

靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/裝柜圖紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司監裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份裝柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等.

11.2.傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記下裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住封緊鎖上.

12.委托報關：

在拖柜前要將報關所需資料交

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