02 貿易函電建立業務關系模板(商務信函寫作文案)

似乎更證明了電子郵件確實問題多多。

所以說電子郵件的使用要特別小心 注意，而且要注意禮節。本章提供了一些關于電子郵件的使用技巧。

具體如 下：會議通告、消息確認、客戶狀態的變更聲明、何時使用電子郵件、請求 幫助、索要已預訂的資料、要慎重、項目提議、項目附信、因員工的工作而 褒獎員工、特別注意、電子郵件的優缺點。 你將看到每封信的右側都有一些注釋，對相應部分的內容做出了說明。

第一封信中對所有部分都做出了說明，后面的信中只對變化之處做了說明。 寫作步驟 電子郵件通常用于企業的內部溝通，它可以方便、迅速地向大量收信人 同時發送信息。

它可以用來向整個部門的成員發送通知、向全體團隊成員通 報項目近況，或者向全體員工通知福利或培訓信息。電子郵件的收件人可以 把信件內容打印出來以便歸檔。

電子郵件可以比較輕松隨意，嚴格來講只能 算是一個用于快速溝通的工具。 第1步：大多數電子郵件服務器的格式近似于備忘錄形式。

首先填寫“ 收件人”和“主題”欄。服務器程序會記錄下發信的時間和日期。

第2步：寫一個提綱，然后有話直說。很多人發電子郵件的時候完全是 想到哪兒寫到哪兒，事后還要追加第二封甚至第三封郵件來補充說明或者糾 正前文中的錯誤。

寫提綱的時候不要慌，磨刀不誤砍柴工。在點擊“發送” 按鈕之前，最后再好好檢查一遍。

對于這種溝通形式，收件人會希望你開門見山。所以第一句話中就要提 出你的要求或者說明你的目的。

第3步：要簡單明了。在傳輸的過程中，郵件格式經常會被打亂，讓收 件人看得一頭霧水。

所以格式和措辭都要簡單，以減少被誤解的機會。 第4步：關于署名。

電子郵件會顯示出發件人，所以收信人可以知道信 是誰發的。你可以根據收件人、信件的前因后果以及通常禮節來自己決定要 不要加上最后的信尾敬語和自己的簽名。

可以采用若干種方式如“Regards ”、“Thanks”或者僅僅寫上你的姓名縮寫。 注意：別拿電子郵件不當公文。

公事一定要公辦。文筆要清晰簡練，使用標準英語，禮節要周到。

在發送敏感或者保密信息的時候要特別注意。電子郵件就像明信片一樣 。

8. 商務函電外語書信寫作

寫作商務信函并不要求您使用華麗優美的詞句。您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。一般地，商務信函有以下幾個方面的寫作原則：

1、禮貌原則（買粉絲urtesy）

禮貌不僅僅是指有禮而已，并不是簡單用一些禮貌用語比如 your kind inquiry, your esteemed order 等就可以，它是從一個“您為重”（You - attitude） 的角度考慮問題。7a686964616fe78988e69d8331333335316632為了使商務英語文書更具禮節，撰寫者還應避免過激、冒犯和輕視的用詞。

2、體諒原則（買粉絲nsideration）

體諒原則強調對方的情況而非我方情況，要體現一種為他人考慮、多體諒對方心情和處境的態度。當撰寫商務英語文書時，要將對方的要求、需要、渴望和感情記在心中，尋找最好的方式將信息傳遞給對方。

3、完整原則（pleteness）

在信函寫作中，信息完整很關鍵，所以商務信函中應包括所有必需的信息。

4、清楚原則（clarity）

清楚是商務英語信函寫作最重要的原則.一封含糊不清、辭不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至會造成貿易損失。清楚表達應注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結構。一般地，商務文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來，以便對方準確理解。

5、簡潔原則（買粉絲nciseness）

要求我們用最少的語言表達最豐富的內容。在寫作中， 我們應當用簡短、易懂、直接、樸素的英語， 要避免重復、羅嗦， 不要將讀者的時間浪費在你那難懂的字眼上[1](P1)

6、具體原則（買粉絲ncreteness）

使所表達的內容準確而又生動。當涉及到數據或具體的信息時，比如時間、地點、價格、貨號等等，盡可能做到具體。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。

7、正確原則（買粉絲rrectness）

正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標準、敘述恰當、數字精確、以及對商業慣用語的正確理解

9. 如何寫好一篇商務信函

遵循以下幾個要求，寫個簡短的敘述就好！但是要大氣一點，

商業信函的"完整"要求

要求書信的"完整"， 理由有三：

1.一封完整的書信比一封不完整的書信，有更大的可能性帶來預期的效果；

2.一封完整的書信，有助于建立和表達友善關系；

3.一封完整的書信，可以避免由于遺漏重要情況（情報）所導致的訴訟（Lawsuit）;

4. 有時，某些不顯眼的書信或文件，由于所提供的情況完整而又生動有力（Complete and Effective）而成為極為重要的文件。

一封信寫得是否完整，建議用五個"W"來檢驗，即：

"Who, What, Where, When 及Why （包括How）"

例如在定貨的信中，必須明確說明

"需要什么商品"（What you want）

"何時需要" （When you need the goods）

"貨物發到何地何人收"（to Whom and Where the goods to be sent）

"如何付款"（How payment will be made）

如對對方的要求做出否定的答復時（如不能報盤，不能理賠等）應說明理由"為什么"（Why）

當然。結尾你要請求對方盡早給你回函。

外貿函電翻譯在線等

外貿業務員如何篩選詢盤

作為外貿公司，或工貿結合的企業，通常去情況下都會做一些推廣，其中包括網絡推廣。因此，常有外貿詢盤發送至企業郵箱。那么，面對這么多紛繁復雜的詢盤，我們該如何進行篩選呢？

基本上買家的詢盤可分為如下幾種:

第一,目標明確專業型.這類詢盤有如下特點:1買家信息全面.包括來自的國家地區,公司名稱,地址,電話,傳真聯系人.2需要的產品目標明確,有具體的品名,有數量,有交貨條件,交貨期等.3詢問的問題專業,問題詳細,但是內容簡明扼要.

這類詢盤是要值得你高度注意的,這類買家是比較專業的,而且他們有采購此類產品的計劃,所以針對這樣的詢盤要在第一時間專業、準確、全面細致的回復。

第三類，目標不明確型。這類詢盤多數是通過貿易平臺轉來的詢盤，有固定的模板格式，一來可能就要你發PRICE LIST 或者CATALOG。這類詢盤要過濾掉，但是不等不回，只是不要在第一時間給對方報價。建議你用發問式的回復來處理這類詢盤。比如可以這樣回復買家：我們的產品有幾十甚至是上百種，您具體需要那類產品，用于那些地方的?您的目標市場在哪里，具體的采購計劃如何?這樣我們可以給您推薦。如果客戶回復了，那么繼續跟進，如果客戶不回復，那么對我們來說是件好的事情，這類詢盤可以過濾了。

第四類，信息收集型。這類詢盤的的問題專業度遠遠超過我們業務的范圍，對具體的參數問的很細致，他們可能需要你提供樣品，他們會調查此類產品的市場，這樣的詢盤，如果是經驗豐富的業務一看就比較敏感，在回復的時候會小心翼翼的試探，很容易從對方的郵件里發現破綻。這些一定是同行或者競爭對手。

第五類。索要樣品型，這類客戶對你的價格交易條款完全不關心，一上來就問能不能給免費的樣品，還有尼日利亞那一帶的問你要邀請函。對這樣的索要免費樣品的要根據公司規定有相應的對策。比如樣品免費或者不免費，運費由對方付。

總之在篩選詢盤的時候還要注意幾點：

1看下對方發來詢盤的時間，國外客戶和我們這里是有時間差的，他的工作時間和我們的不同。

2可以用GOOGLE等搜索引擎搜一下對方的公司，看是否存在。

3對那些YAHOO，HOTMAIL，GMAIL這類信箱最好用IP查詢的方式追蹤一下對方的IP是否是在中國還是國外的。

4對那些不能完全判定的查詢最好電話溝通，直接打電話去了解一下然后再判斷是否回復。

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