02 金牛區市場采購貿易服務中心成立時間(西博會的總體方案)

士的邀請，并通過參加重大活動、展覽、洽談、專題會議等帶動客商邀請。

（一）政要邀請

以泛亞地區經貿合作為主題，在外交部、商務部支持下，重點邀請東亞、中亞、南亞、西亞、東南亞、非洲、港澳臺地區和歐美國家的政要及商務經濟高官。結合國家外交政策和多雙邊經貿交流活動機制，確定客商邀請重點國別和重點地區，組織精干小組有目標的赴境外進行推介和上門邀請。本屆西博會共邀請8位外國政要和22位國外商務部長出席。

（二）境內外專業客商邀請

加大對境內外專業客商的邀請力度，以展覽、客商洽談帶動客商邀請。在參與主辦的國家部委支持下，積極邀請中央企業、知名民營企業負責人；國內外大型采購供應商；國際商會和泛亞地區工商協會負責人；著名僑商、臺資企業；世界500強企業、著名跨國公司負責人組團參展參會。加強客商數據庫和客商關系管理系統建設，充分利用網絡資源和網絡技術拓展客商邀請范圍。積極爭取中宣部支持，充分利用中央主流媒體、境內外有影響的媒體和省內主要媒體，把西部大開發戰略實施啟動十周年、西博會舉辦十屆，加強泛亞區域經濟合作結合起來，突出西博會、中國西部國際合作論壇等作為西部大開發成果，制作《西部大開發十周年》系列片、《西部向世界報告》、《西部博覽十年回眸》等一批有影響力的宣傳片，擴大宣傳效果，通過新聞發布、開辟專欄、媒體廣告、網站互動等多種形式，加大對重要活動、重要會見、重要論壇、重大投資項目、重大經貿成果的宣傳報道力度，為西博會的成功舉辦營造良好的輿論氛圍。

辦好西博會官方網站和會刊等刊物，及時發布第十屆西博會籌備情況相關信息，西博會網站與相關綜合網站和主辦方主流網站鏈接，制作中英文雙語網頁進行滾動宣傳。

精心制作宣傳推介西博會的雙語宣傳片，并通過主流媒體和各種展覽機會對外推介。

大會設立新聞中心，為中外記者的采訪報道工作提供方便，同時為國內外參展參會代表團做好新聞宣傳服務工作。（一）完善保障服務措施，健全西博會保障服務體系，提升保障服務能力和水平。強化市場化運作，增加社會化服務力量。建立完善西博會接待服務體系，提高服務的專業化和國際化水平，確保展會安全、有序。

（二）接待工作遵循“熱情、周到、節儉、對口”的宗旨，相對穩定對口接待單位。接待車輛實行“統一標準、統一管理、統一調配”制度，完善證件發放與管理辦法，認真細致做好出席大會的嘉賓和代表的接待工作。

出席大會的黨和國家領導人由四川省委、四川省政府接待辦負責接待；外國政要、港澳特首由四川省外辦負責接待；國外商務部長由四川省商務廳負責接待；國外商協會組織負責人由省貿促會負責接待；西博會組委會辦公室協調相關廳局和成都市對口做好省部級領導、各參會代表團和國內外知名企業家的接待工作。

對外賓和外來客商的接待工作，按照“誰邀請，誰接待，誰跟蹤聯系、推動互惠合作”的原則辦理。

各省區市、新疆生產建設兵團經貿代表團及各參展交易團的食宿交通，由西博會組委會辦公室協調有關賓館、飯店提供優質服務，按照“商務活動，費用自理”的慣例辦理。

各接待單位要與西博會組委會辦公室建立密切聯系，制定細致周密的接待方案，以熱情周到服務樹立開放的西部形象。

（三）成都市作為東道主城市，除做好展覽組織、客商邀請及相關副省級城市的接待工作外，特別要做好參會、參展代表和參觀群眾的交通組織工作，確保西博會期間道路暢通，并按照大會組委會的要求，做好大會的氛圍營造、戶外廣告、市容市貌的亮化美化、服務業管理、衛生防疫和治安管理工作。協調成都世紀城國際會展中心做好會務服務工作。

（四）西博會安全保衛工作由四川省公安廳負責。提前制定安全保衛工作總體方案，堅持“安全第一”的原則，加強領導，精心組織，明確目標，落實責任。根據大會組委會的要求，制定并落實警衛工作實施方案、活動現場、住地的安全保衛方案，交通疏導方案和處置突發事件工作預案，抓好社會治安綜合整治，加強安保人員培訓，確保西博會“絕對安全、萬無一失”。

機場、鐵路等與參會嘉賓密切相關的接待單位要根據大會組委會要求做好服務工作。

有誰會寫會展策劃方案!!求教!!

根據您的要求，特提供策劃流程及注意事項：

會展策劃設計流程

一：對企業進行有針對性的市場調研

收集有關本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結集歸檔。

二：制定詳細完整的會展策劃方案。

確定會展的目標市場，會展的規模，展品的選擇，評估觀眾數量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費用預算。

三：實施前的培訓。

讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。

四：印刷材料的設計制作。

五：展臺的布置及展示。

設備的調試安裝，展臺的人員配備。

六：相關的會展服務。

根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛；根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式，設計專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設施。

七：做好對活動的評估。

開好總結會，做好善后公關工作。

會展服務項目：

視聽設備租賃 展示道具制作 展廳專賣裝潢 舞臺設計燈光表演 花草租賃 寫真、泡沫字、雪弗板字等美工制作 拆裝運輸 大型倉儲 大型活動安排 提供禮儀，司儀 各地巡演 T臺制作、 租賃。

會展籌劃細節

邀請

不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。

信息發布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

回執——對于主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到后，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。

回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。

簽到與入住安排

如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。

大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

餐飲安排

一般而言，展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會議通常統一安排餐飲。

餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。

秘書服務

所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。

如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。

茶歇

茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。

翻譯

可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要 “采購”就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人(有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認真對待。很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經掌握的知識外，可能對其他領域的連概念都沒有)，而會議涉及的專業術語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。

再者，應當告訴翻譯發言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內容。當然為了商業秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應該的——通常以書面形式約定在多長時間內接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內雇用方有權要求翻譯保密，并有權要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。

車輛調度

重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到

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