03 什么是外貿英語信函(外貿英語函電寫作技巧)

稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨占行，頂格書寫，后面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：

(1)泛指尊稱。尊敬的后加稱謂并加冒號，如尊敬的先生、尊敬的女士等。尊稱中可以使用職務，如尊敬的`辦公室主任、尊敬的財務部部長、 尊敬的銷售部經理等。

(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱謂能夠體現寫信人與收信人之間的情感與密切關系。稱謂可用泛稱中的先生、女士等，也可以使用職務，如尊敬的辦公室石主任、尊敬的財務部張部長、尊敬的銷售部王經理等。

5.收信人地址、單位

收信人地址、單位要寫明收信人企業單位名稱及詳細地址。

(二)正文

正文是商務信函的主體，敘述商務往來聯系的實質問題。正文寫作要求內容單純，一文一事，文字簡明，事實有據，行文禮貌。

1問候語

問候語也即應酬語或客氣語。開頭的問候語是商務信函必不可少的，即發信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如您好,近來生意可好，效益頗高等。如果是初次聯系，可使用久仰大名，未親雅教等詞語。如果是回函，可使用惠書敬悉，不勝感激等詞語表示感謝來函。

2主體

主體是商務信函正文的核心內容，是發信人要說明的事項。不同的商務信函的內容是不同的。一般包括以下兩個內容：

(l說明發函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發函的目的、根據、原因等內容;復函則要引敘對方來函要點，以示復函的針對性。

(2)說明發函事項。主體表達信函的中心內容，一般是根據發函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯系事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內容、意愿要求三部分;詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分;答復函的正文主體包括答復緣由、答復內容兩部分;商品報價函的正文主體包括產品的價格、結算方式、發貨期、產品規格、可供數量、產品包裝、運輸方式等。

如果正文主體內容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結構，如果正文主體內容較多，邏輯上可采用分段式結構。

3結尾語

正文結束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關要求，強調發函的日的。如請求函的結尾語是拜托之事，承望協助解決為盼，希望回函的結尾語是不吝賜函，靜候佳音等。結尾語視發信人與收信人的關系以及信函的內容而定，要求恰當得體。

(三)信尾

信尾部分包括四部分內容。

1祝頌語

所有的商務信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：

(1)請候語，在正文結束后空兩格書寫。常用的有敬祝、順頌、恭祝等。

(2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有商棋、金安、生意興隆等。

2簽署

簽署即發信人的署名或簽名、用印。商務信函的署名可根據企業的要求或發信人的意見而定。有的企業署名以單位名稱加蓋印章的方式;有的企業要求發信人直接簽名，以示對信函的內容負責。個人簽名一定要由發信人親手所簽。

3日期

日期一般是發信具體時間。商務信函因為涉及商務業務往來，務必寫明發信日期。一般采用以下三種形式：

(1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發信日期，如xxxx年八月十八日。

(2)阿拉伯數字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字寫明發信日期，如2008 年8月18日。

(3)國際標準簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字標記年、月、日，在一位數的月、日前加0，如2008年08月18日。

無論哪種寫法，日期務必寫全，以便存檔備查。如2008年08月08日，不能寫成08年08月08日。

4附件

附件是隨函附發的有關材料，如報價單、發票、確認書、單據等。如果需要標注附件的，在信函簽署的下方可以標注附件。如果附件是兩個以上的，要分別標注附件一、附件二等。

范文：

道歉函

xx市興達貿易有限公司：

貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年x月x日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現已就此事進行調查。

經有關邵門查實：我廠生產的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經質檢部門檢驗全部為優質產品。函中所提的部分電腦桌出現接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細數字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。

對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發生。

希望能夠得到責公司諒解，繼續保持良好的貿易往來關系。

候復

xx市光明家具有限公司

20xx年x月x日

國際商務信函的格式

怎么寫國際貿易信函? 本文來源于《阿里巴巴出口頻道》 2010 年07 月29 日 推薦給朋友 字號: 默認 大號 寫商務信函的原則（Writing Principles）已從原來的3個"C"（Conciseness, Clearness, Courtesy）發展到目前的7 個"C"：Completeness(完整）, Clearness(清晰), Concreteness(具體), Conciseness(簡明), Correctness(正確), Courtesy(禮貌), Consideration(體諒) 實例 Dear Sirs, With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No

8/070/02B

Please go ahead and apply for your Export Licence

As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable

信的本文漢譯 關于你們四月九日涵，我們高興地接受你們第8／070／02B 號報盤單所報100 噸紫色銅絲

請著手辦理申請出口許可證

一經接到出口許可證號碼的通知，當即電開信用證

對商業信函的"完整"要求 要求書信的"完整"， 理由有三： 1．一封完整的書信比一封不完整的書信，有更大的可能性帶來預期的效果； 2．一封完整的書信，有助于建立和表達友善關系； 3．一封完整的書信，可以避免由于遺漏重要情況（情報）所導致的訴訟（Lawsuit）； 4．有時，某些不顯眼的書信或文件，由于所提供的情況完整而又生動有力（Complete and Effective）而成為極為重要的文件

一封信寫得是否完整，建議用五個"W"來檢驗，既： "Who, What, Where, When 及Why(包括How)" 例如在定貨的信中，必須明確說明 "需要什么商品"(What you want) "何時需要" (When you need the goods) "貨物發到何地何人收"(to Whom and Where the goods to be sent) "如何付款"(How payment will be mande) 如對對方的要求作出否定的答復時（如不能報盤，不能理賠等）應說明理由"為什么 "(Why) 再給你些實例： 尋求建立商貿關系信函 Dear Sirs， A few days ago we had the opportunity to see a display If your procts at the Cheng International Trade Centre，and we were most impressed with their quality and low prices． We should like to offer you our services as a trading firm，and would mention that we have excellent 買粉絲nnections in the trade and are fully experienced with the import business for this type of proct． In addition，we operate our own advertising agency，and we can use the latest marketing proceres quite efficently．You can be sure of increasing your turnover 買粉絲nsid-erably if you would allow us to promote sales of your procts throughout China． We look forward to hearing from you． Yours sincerely， 中文對照 敬啟者： 日前參觀貴公司在成都國際展覽中心展出的產品時，由于貴公司產品價廉物美，給我留下了深刻的印象

作為貿易公司，我方非常愿意為貴公司提供服務

在貿易方面，我們有良好的關系，對此類產品進口業務更具有豐富的經驗

另外，我公司擁有自己的廣告公司，善于運用最新的營銷手段促銷

如果愿給予我方貴公司產品在中國大陸的銷售權，我方可以保證，貴公司的營業額可大量增加

盼復

×××敬上 尋求代理商信函 Dear Sirs， We wish to sell our 買粉絲matic 買粉絲pying machines in your 買粉絲untry，and should like to be put in touch with a 買粉絲pany or indivial who would be willing to repres

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