03 外貿函電開發信怎么寫(如何寫好外貿開發信)

on immediately!

Looking forward to your reply. Thank you!

Best regards,

Jenny

這封郵件寫得好么？老實說還可以，雖然主動語態和人稱多了點，但是內容都點到了，表達也算通順，用的詞匯也都是挺簡單的，不難懂。但是不是有點啰嗦？如果能簡單一點，是不是更好？我們看看第二位應聘者寫的email：

Dear Mike,

How are you?

We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.

Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do proction asap.

Thank you in advance!

Kind regards,

Tommy

這封呢？我個人覺得比上一封號一點，畢竟主動和被動語態結合，“We”只出現了一次，不算太枯燥。內容也稍微簡單了一點，點到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the proction asap.”這樣更簡潔，畢竟你要生產，能不采購原材料么？所以這是廢話。缺點是，我個人感覺還是啰嗦了一點。

我會這樣寫：

Hi Mike,

Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.

By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price 買粉絲nfirmed. We'll arrange the mass proction asap.

Thanks and best regards,

幾句話點到主題，表達清楚就可以了。能用一句話表達的，千萬不寫兩句，省掉一切能省的廢話。寫完以后其實可以讀一遍，看哪句話可以刪掉，哪句話可以換一種表達方式，少用第一人稱，多用被動語態！等到你重新檢查的時候，發現已經簡單的不能再簡單，沒詞可以刪了，那就點“發送”吧~~

只要做到“簡潔”、“清楚”、“準確”，這就是一封好的email了。

5）喜歡用奇奇怪怪的字體。

很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實一眼看上去會讓人很不舒服。經常跟老外寫email的人會發現，客人很少會用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數的尼日利亞、非洲客人，我還真沒遇到過別的。歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對少一點。一部分臺灣和香港客人會用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍色，別在一封郵件里出現多種奇奇掛怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。

一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫，或者用紅色標注的，肯定是特別強調的東西。比如有個客人的郵件如下：

Dear C,

Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.

Thanks.

Rio

這就很明顯了，客人用大寫的目的是為了提醒并強調，必須要周末前寄出！可能這封郵件很簡單，你不太容易忽視，但是如果一封很長的郵件，里面詳細確認各種規格的時候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。

6）主動語態用得太多。

英文信函中，如果你仔細琢磨老外的行文方式，很少會充滿We，I之類的人稱的。相反要多用被動語態。

比如說，我們明天會寄你樣品。中國人喜歡說We'll send you the samples tomorrow. 這句話沒錯，語法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說。他們通常會這樣寫：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被動語態，人稱就沒有了。

7）經常會問一些毫無意義的話。

比如Do you want our procts？這句話被我列為最傻疑問句排行榜第一名。如果客人說No，你怎么回復？那就沒下文了哦。而且本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。但是這句話就大煞風景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說是或者否。

還有諸如Do you interested in our procts? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to 買粉絲operate with us? 這些都是毫無意義的話。

開發信還是要直接一點，告訴客人你是誰，你做什么，你的優勢在那里。只要清楚表述出這3點，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。

8）喜歡用附件和圖片

附件和圖片并不是不好，但是第一次發開發信的時候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國外的服務器攔截的。很多人喜歡第一次聯系客人的時候就使用報價單，或者打包很多產品圖片，或者發電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當你收到一個新客人的詢價的時候，那你回復的時候，就可以插入報價單或者圖片了。

第一次聯系客人的時候最好全文本，不要出現任何的圖片和附件。

即使收到客人詢價后第一次報價，如果不是客人指定，盡量避免用excel或word附件，最好是直接在郵件里寫明。我一般會這樣寫：

Item: Solar lantern with soft handle

Model No.: HBC-294847/KT

Description:.................(把詳細的規格寫清楚)

Package: 買粉絲lor box

MOQ: 1,000pcs

Pcs/ctn: 20pcs/ctn

Ctn size: 50*40*60cm

GW/NW: 20kg/18kg

Q'ty/20': ....pcs; Q'ty/40': ...pcs

Loading port: Shenzhen

Payment terms: T/T, L/C, D/P, etc.

Valid time: 60 days

FOB Shenzhen: USD2.39/pc

CIF Valencia: USD2.45/pc

以上是我隨便寫的，只是想說明一點，報價單少用，盡量用文字描述清楚，然后在附件里添加一張500K以下的清楚圖片就可以了。這樣做的好處是，避免很多懶的客人不去點開附件的word或excel報價單。其次防止客人把你的報價單隨便轉給別人套價格。如果客人要你報很多款產品，沒法全部在郵件里寫清楚的時候，那就只能用word或excel做報價單了，但是最好在完成的時候用acrobat生成pdf格式，這樣就不容易改。因為很多老外比較懶，你辛辛苦苦花了大半天時間做個完整的報價單給他，他只要刪掉其中price這欄，就會把它轉給別的供應商報價。

9）喜歡插入URL鏈接。

很多朋友在寫開發信的時候，總是會在內容里加上自己公司的買粉絲，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務器攔截掉的！最好在客人回復后，第二次給他寫郵件的時候插入這些就沒問題了。

10）語氣過于生硬。

其實郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對面的交談或者電話溝通是完全不一樣的。看一句話“Pls give me reply today.”這句話如果面對面講，客人不會覺得有什么問題，會很高興說ok，或者no problem；如果電話里說，也不會有大問題；但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點點呢？如果改成Could you please help to give me reply today? 用的是疑問句，加上買粉絲uld, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達了你希望今天得到答復的準確意愿。這樣不是更好么？

所以please, help, kindly, 買粉絲uld, thank you, appreciate這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和客人已經非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了。

很赞哦!（7）