03 外貿公司工作流程范文(外貿工作的流程)

對低于常規利潤的訂單需要進行評估。

5)、生產加工單：(ASSEMBLING FORM)。在訂單確認后，要根據同客戶所簽合同，把客人的要求轉成易于生產加工的形式。上面要列明客人對訂單的具體要求。每個細節都要有注明。特別是交貨期及對質量的控制。生產加工單打印后要給主管或經理確認。簽字后下發到生產部。如有可能。公司要求每次下發生產加工單時。要召集相關部門主管開小會，由負責這些訂單的業務員再次向其它部門講解訂單詳細要求。做到每張訂單，相關的部門都能充分了解。這樣在以后的工作中如一個部門有所失誤，其它人也可給以指正。開會時要求主管參加，做到再次對訂單的核對，如跟單(采購對訂單理解有所偏差時可及時指出)。

6)、 采購單：(PURCHASE ORDER 或P/O)，這里主要指根據訂單要求采購一些所需配件。主要是發到配件供應商處。要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細講明。質量要求及交貨期。特別注明質量要求及交貨期。采購單要經主管審核后再傳真給供應商。每次傳真的采購單要求供應商簽回作實。

7)、驗貨報表(INSPECTION FORM)，公司要求每個跟單或主管要對每次訂單進行抽檢，包括對配件的檢查，中期驗貨及最終驗貨。驗貨時要求照單驗貨，如有任何凝問請及時通知主管或經理，以便及時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況，主管也有責任詢問每張訂單的情況。

8)、財務跟蹤單：(ACCOUNT FOLLOW-UP FORM) 。公司要求會計部門要有明確的訂單財務記錄。

包括：

1)訂單訂金/尾款詳細的記錄。

2)各訂單配件的帳款項明細資料。

9)、 裝箱單：(PACKING LIST ) 。每張訂單要根據客戶的包裝要求做一份包裝明細單。此單在貨做完驗貨無誤后要發給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。

10)、 其它文件： 外貿部可能要接解到的文件還有：信用證(Letter of Credit or L/C), 提單，C/O 產地證，報關單，訂艙單，商檢單，海關發票，許可證(配額)等。

11)、公司要求每張訂單的全部資料夾入一個資料FILE,包括此張訂單涉及到的所有資料,供應商情況和配件。

拓展：

外貿業務員的日常工作流程全梳理

外貿的基本流程：報價、訂貨、付款方式、備貨、包裝、通關手續、裝船、運輸保險、提單、結匯。

我們將其簡單劃分為詢盤簽單、通關運輸、交單結匯三大部分，根據這三大部分我就可以將一個外貿業務員的日常工作流程根據外貿操作流程做如下梳理：

一、詢盤簽單階段

1.客戶詢盤：收到新的詢盤，對客戶進行背景調查，及時與客戶建立溝通，解決客戶的問題和需求，對客戶了解越多，成交的可能性就越有把握。

2.報價：根據與客戶溝通的內容，確定貨物品名、生產廠家、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格及柜型等，并通過Proforma Invoice給客戶做正式報價。

3.完成簽單：雙方溝通確認后，外貿業務員會收到客戶正式的采購訂單文件Purchase Order。

4.確認交貨期：訂單確認后，業務員要及時告知工廠訂單詳情，并要求工廠安排生產計劃，將生產計劃和交貨期同頻給客戶，保證雙方信息同步。

5.完成業務審批：業務員收到訂單后，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。

6.下達生產通知：

業務員在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知，通知工廠按時生產。

如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證；如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬；如果是放賬客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。

二、通關運輸階段

1.驗貨：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間。

2.準備文件：工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件。

3.商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明產品的出口口岸和商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。

4.租船訂倉：

（1）如果跟客人簽定的合同是FOB條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。盡早與貨代聯系，在交貨期兩周前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

（2）如果是由賣方支付運費，應盡早確認貨運公司或船公司，開船前兩周書面定倉。

（3）如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。

5.安排拖柜：

（1）貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。給拖車公司發送以下資料：定倉確認書/放柜紙，公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。

（2）給工廠發送裝車資料，包括：上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

（3）拿到準確貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。

6.委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。

7.獲得運輸文件：最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容發送給船運公司或貨運代理；督促船公司盡快出提單樣板及運費賬單；及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。

8.準備其他文件：包括商業發票、FORM A原產地證書、一般原產地證、裝運通知及裝箱單。

三、交單結匯階段

1.交單：采用L/C收匯的，要在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。采用T/T收匯的，在取得提單后馬上發送提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

2.文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件進行留存一整套，以備日后查用。

3.收集信息：收集運價變動、船期、航線等信息，為日后報價提供幫助。

做外貿一天的工作流程？

外貿的工作流程不應該是按天計算，而是按月，一個月的計劃。。

潛在客戶到處都是，1. 問題是他為什么要眷顧你？2. 你又如何抓住他？

第一個問題是公司應該考慮的問題，公司能夠提供給你什么樣的平臺和機會？說白了，公司在外貿的發展上有怎么樣的投入和計劃？如果說沒有，那我只能講，朋友，你還有得磨。

當公司提供給你好的平臺后，接下來就看你的能力了，比如說公司每年投入5萬在網絡宣傳和推廣，另外每年投入15萬在國外展會.

當然，每個人都愿意一開始就能進入一個相對處在成熟階段的公司，如果你進入了這樣的公司，那么你很幸運，我剛大學畢業時也很幸運進入了一家比較成熟的外貿工廠，廠里每年花在外貿推廣上的費用都是幾百萬，這樣就省去了找客戶的煩惱，能夠比較快速得出成績，有了成績才有收入。

所以，選對公司是關鍵，好的公司能夠幫你更上一層樓。外貿重在經驗，什么經驗？我可以告訴你，是對行業的熟悉度，這個經驗從哪里來，不是網上可以學習得來的，而是每天和不同的老外/同行面對面交流，從他們那里得到的總結。每天寫寫郵件，打打電話，這些都是不可能累計經驗的，是需要和懂行的客戶面對面交流得到的信息。

外貿工作的流程

步驟/方法一、接到詢盤

1、認真報價

（1）與工廠核對最新產品價格

（2）查當日最新匯率

（3）核算FOB價格

（4）與貨代聯系詢最新海運價格

（5）報價單中各種參數一定要準確，尤其是集裝箱的裝量

（6）付款方式要確認

2、做樣品

（1）安排工廠打樣

（2）一定要客戶確認樣品在下單

二、客戶下單

1、做PI

（1）公司名稱、客戶名稱一定要對，要逐一檢查

（2）訂單號，PI的時間一定要正確

（3）商品名稱一定正確

（4）單價金額一定要核準

（5）總金額和大寫金額一定要正確

（6）一定要有正確的本公司銀行信息

2、做合同

（1）公司名稱、客戶名稱、抬頭和日期一定要對，要逐一檢查

（2）產品名稱、規格、單價、總金額、重量、體積等一定要逐個檢查，確保沒有錯誤

（3）合同其他條款一定要做細做全

三、安排工廠生產

1、下訂單給工廠

（1）要寫清楚索要購買產品的名稱、規格和數量

（2）索要正規報價（工廠傳真過來）

（3）等收到客戶銀行水單再安排工廠生產

2、做采購合同

（1）合同一定要做細，合同號，以及涉及各個產品規格參數一定要寫全。

（2）數量、金額要仔細核對無誤

（3）驗貨方式要寫詳細、清楚

（4）確認付款方式

（5）確認出了問題的解決辦法和索賠方式

3、打定金給工廠

（1）核對工廠賬號信息

（2）核對本公司會計打款的賬單信息

（3）電話跟蹤工廠錢款是否到帳

4、跟蹤生產進程

（1）隨時掌握生產進程

（2）確認貨物尺寸、重量

四、聯系貨代安排運輸

1、要價格（海運或空運）

（1）多找幾個貨代比對價格和船公司

（2）選定價格和貨代公司

（3）確定好付款方式（預付還是月結）

2、快遞報關單證

（1）快遞報關單證給貨代報關（報關單、agent報關委托書、核銷單、出口貨物明細單、裝箱單、CI、銷售合同，空白單）

（2）確認報關信息

五、交貨運輸

1、通知客戶打余款

（1）通知客戶貨已生產完成，拍照

（2）做PI給客戶打余款

（3）安排客戶驗貨

2、打余款給工廠

（1）驗貨

（2）打余款給工廠

（3）要增值稅invoice

（4）工廠安排送貨到指定倉庫

3、運輸貨物到目的港

（1）貨物運出后要提單

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