03 外貿函電主題欄怎么寫(寫開發信要注意些什么？)

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開發信是發展外貿的最有效并且最便捷的方式之一，它是挖掘潛在用戶、增進用戶關系往來和促進外貿業務的最佳選擇之一，大家一定要利用好手里的郵箱，珍惜每一封開發信哦！

寫開發信要注意些什么？

(1)郵件寫得過長。

( 2)沒有明確的主題.舉個例子吧，假設是做太陽能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國的Home Depot，盡管可能是通過貿易商做的，不是直接合作，但是完全可以當作一個開發新客人的籌碼！如果要寫一封開發信給美國的ABC inc（這個名字是編的），從google上了解了一些這個公司的信息，知道他是美國的進口商，有做太陽能燈系列，希望能試著開發這個客人，一般會這樣寫主題，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

其中，ABC inc代表了客人的公司名，在寫給他的主題上首先加上他公司名，表示對他公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明確表示是北美第二大零售商Home Depot的太陽能燈供應商，既表明了實力，也勾起他的興趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來，假設找對了人，這個正是ABC公司太陽能燈的buyer，又或者是他的某一個主管，突然某一天收到這么一個主題的郵件，哇，home depot的供應商找上來了，太棒了，應該看看是不是有合作機會，是不是比原有供應商更好？他打開郵件的概率會非常非常大！再說了，這個主題設置的還有一個好處，就是客人即使暫時不回郵件，只是放在收件箱里，但是將來某一天他突然想讓報報價，很容易就能找到這封郵件！只要關鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。

3）長篇大論的公司或工廠介紹。失敗例子：是某某照買粉絲具廠，地處美麗的長江三角洲東南，交通便利，風景優美，離上海和杭州僅僅2小時車程，公司成立于2002年，具有豐富的太陽能燈生產和開發經驗，享譽全球，工廠獲得ISO9001：2000質量體系，嚴格按照5S管理，真誠歡迎您來廠參觀拜訪，希望和您建立起長久的業務關系，以真誠和服務贏得客戶……” 。如果的公司有突出的優勢，可以寫，但是最好一筆帶過就可以了。可以這樣寫：We supply solar lights for Home Depot with high quality and 買粉絲petitive price. Hope to 買粉絲operate with you!簡單一點，一兩句話點到重點，調起老外的胃口，讓他反過來問各種問題，的目的就達到了。 ？

丘吉爾講過一句話，具體的內容忘了，大致的意思是，真正的高手，要把最復雜的東西用最簡單的文字表達出來，全部用最簡單的句子，最簡單的詞匯，讓小學生都能看懂。

其實把簡單的東西復雜化很容易，把復雜的東西簡單化就不容易了，需要多學多模仿客人的郵件，用最簡單的詞匯來表達要表達的東西。外貿函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”，能用一個詞表達的絕對不用兩個詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對不寫兩句。誰能用最少的句子表達同樣的意思，那就是最厲害的！

5）喜歡用奇奇怪怪的字體。人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，至于顏色，一般都是黑色或者藍色，別在一封郵件里出現多種奇奇掛怪的顏色。

一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫，或者用紅色標注的，肯定是特別強調的東西。比如有個客人的郵件如下：

6）主動語態用得太多。英文信函中，如果仔細琢磨老外的行文方式，很少會充滿We，I之類的人稱的。相反要多用被動語態。

比如說，明天會寄樣品。中國人喜歡說We'll send you the samples tomorrow. 這句話沒錯，語法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說。他通常會這樣寫：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被動語態，人稱就沒有了。

7）經常會問一些毫無意義的話。比如Do you want our procts？這句話被列為最傻疑問句排行榜第一名。如果客人說No，怎么回復？那就沒下文了哦。而且本身是去推銷的，希望客人感興趣，要引起客人的興趣。但是這句話就大煞風景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說是或者否。

還有諸如Do you interested in our procts? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to 買粉絲operate with us? 這些都是毫無意義的話。

開發信還是要直接一點，告訴客人是誰，做什么，的優勢在那里。只要清楚表述出這3點，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。

8）喜歡用附件和圖片。附件和圖片并不是不好，但是第一次發開發信的時候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國外的服務器攔截的。很多人喜歡第一次聯系客人的時候就使用報價單，或者打包很多產品圖片，或者發電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當收到一個新客人的詢價的時候，那回復的時候，就可以插入報價單或者圖片了。

第一次聯系客人的時候最好全文本，不要出現任何的圖片和附件。

即使收到客人詢價后第一次報價，如果不是客人指定，盡量避免用excel或word附件，最好是直接在郵件里寫明。一般會這樣寫：

Item: Solar lantern with soft handle

Model No.: HBC-294847/KT

Description:.................(把詳細的規格寫清楚)

Package: 買粉絲lor box

MOQ: 1,000pcs

Pcs/ctn: 20pcs/ctn

Ctn size: 50*40*1500px

GW/NW: 20kg/18kg

Q'ty/20': ....pcs; Q'ty/40': ...pcs

Loading port: Shenzhen

Payment terms: T/T, L/C, D/P, etc.

Valid time: 60 days

FOB Shenzhen: USD2.39/pc

CIF Valencia: USD2.45/pc

報價單少用，盡量用文字描述清楚，然后在附件里添加一張500K以下的清楚圖片就可以了。這樣做的好處是，避免很多懶的客人不去點開附件的word或excel報價單。其次防止客人把的報價單隨便轉給別人套價格。如果客人要報很多款產品，沒法全部在郵件里寫清楚的時候，那就只能用word或excel做報價單了，但是最好在完成的時候用acrobat生成pdf格式，這樣就不容易改。因為很多老外比較懶，辛辛苦苦花了大半天時間做個完整的報價單給他，他只要刪掉其中price這欄，就會把它轉給別的供應商報價。

9）喜歡插入URL鏈接。很多朋友在寫開發信的時候，總是會在內容里加上自己公司的買粉絲，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務器攔截掉的！最好在客人回復后，第二次給他寫郵件的時候插入這些就沒問題了。

10）語氣過于生硬。其實郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對面的交談或者電話溝通是完全不一樣的。看一句話“Pls give me reply today.” 這句話如果面對面講，客人不會覺得有什么問題，會很高興說ok，或者no problem；如果電話里說，也不會有大問題；但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點點呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑問句，加上買粉絲uld, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達了希望今天得到答復的準確意愿。

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