03 外貿單證實訓總結2000字(外貿單證實務和實訓 英語怎么說)

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上面兩個句子都具體指出對方的要求，符合“7Cs”原則的要求，

2.2.3 盡量少談及自己的感受

在大多數的商業場合，個人的感受往往與業務無關，除非在表示祝賀或同情的場合，否則盡量避免談及自己的感受。請看下面的句子：

We are happy to extend youa credit line of $5000.

這個句子過多地談及撰寫者自己的感受，而未能利用換位思考對讀者的利益表示關注，應改為：

You can now charge up to%5000on your American Express card.

后面的句子中突顯了讀者可以獲得的利益，表述比較得體，因此在寫這類信函時，撰寫者應保持一種中立而自然的情感，以“通知”為目的，減少情感的外露。而在表示祝賀或同情的信函中，則應該遵循“一致準則”和“同情準則”，將對方相應的感受表達出來，形成情感上的共鳴，促進交流的效果。

2.2.4 涉及正面情形時，多談及讀者

在信函寫作中談及正面情形時，敘述重點應放在讀者上。如：

A: I provide healthinsurance to all employees.

B: You receive healthinsurance as a full-time P& G employee.

上面兩句中，A句中僅注重反映“I”關心的問題，而沒有側重讀者的利益，B句則運用換位思考側重反映讀者所能享有的權利和利益，對對讀者有益的正面情形進行強調。在正面情形下，如果涉及的內容包含讀者在內，使用“We”將讀者包含在內，效果也會不錯，傳遞的資訊更為親和。

2.2.5 涉及負面情形時，保護讀者自尊

而在談及負面資訊是，盡量委婉含蓄，避免使用人稱代詞“you”, 以免讓讀者感覺受到攻擊、侮辱或指責。試看下面一段催證信函中的示例：

You must beaware that the terms and 買粉絲nditions fo a 買粉絲ntract once signed should bestrictly observed, failure to abide by them will mean violation of 買粉絲ntract. Ifyou refer to our Sales Confirmation, you will see the clause reading:

“The Buyershall establish the 買粉絲vering Letter of Credit before 30 th August,2000, failing which the Seller reserves the right to rescind the 買粉絲ntractwithout further notice.”

上面這段文字雖然表述清晰準確、簡潔完整，但是因為使用人稱“you”并且進行合同文字的引用，會使讀者產生指責、威脅的負面情感，以至產生牴觸。因此在負面情形時，應盡量使用被動語態和無人稱表達方法以避免譴責對方。

另外商務信函應確保文字的非歧視性，言語中不以性別、身體特征、種族、年齡或其他任何標準為依據對讀者進行歧視。

2.2.6 強調積極資訊

商務信函中難免會提到負面資訊，如還盤、索賠信函中，提及對于讀者來說的負面資訊是不可避免的。告知對方負面資訊時，清晰、準確、直截了當顯得更為真誠，從而可以讓讀者嚴肅對待。

但在大多數情況下，還是強調資訊比較好。安尼特.N. 謝比爾和小N.拉馬爾.賴因施發現生意人對肯定的言語反應更積極，對措辭積極的要求承諾的可能性更高。因此在信函寫作中，盡量避免負面字眼或帶有負面含義的文字;強調讀者能夠做的，而避擴音及讀者不能做的行為;必須提到負面資訊時，應該提供負面資訊產生的原因，給讀者合理的解釋;盡量弱化負面資訊的影響，在信函寫作中，盡量避免將負面資訊放在開頭、結尾或換頁后的首行等突出的位置，利用信函的布局來對負面資訊進行弱化。論文參考。

2.2.7 注意措辭語氣和權力

信函的語氣往往表達撰寫者對于讀者的態度，或謙恭、或傲慢、或親和、或粗魯。語氣的使用非常微妙，它往往和權力相聯絡。Kitty O. Locker 認為適合商務寫作的語氣應專業但不僵硬，友善但不虛偽，自信但不傲慢，禮貌但不卑微。她認為下列途徑可以有助于我們把握寫信的語氣：

1使用禮貌頭銜稱呼貿易物件或其他機構中不太熟悉的人。

2注意措辭中權力的含義。比如 “Thank you for your 買粉絲operation”通常是上級對下級說，反之則不適合。

2.2.8 進行文字層面外的換位思考

好的信函寫作不僅僅體現在譴詞造句方面，而且在文章的內容、篇章構架、行文風格以及書信布局及紙張的使用方面都應該運用換位思考的方式。

當信函正文內容不能囊括所有提供給讀者的資訊時，應該以隨函附件或另郵寄的方式為讀者提供最完整的資訊。在篇章構建時，應該將讀者關注的資訊突出，采用事由和段落分標題的形式以便于讀者把握信函所有資訊要點，行文語言要簡潔易動，便于讀者準確把握資訊，達到準確的溝通效果。另外書信的布局和紙張對于達到良好的溝通效果也有一定的影響，美觀的布局、優質的紙張會讓人對撰寫者的細心、效率和周到產生良好的第一印象。

參考文獻：

[1] Kitty O. Locker, Businessand Administrative munication 6th Edition, Beijing: China MachinePress, 2005.

[2] 陳蘇東，陳建平. 商務英語寫作[M]. 北京：高等教育出版社，2002.

[3] 程潤明，程潔. 國際貿易交際技巧[M]. 上海：上海外語教育出版社，1992.

[4] 劉潤清.關于Leech的禮貌原則 [J]. 外語教育和研究，1987，2.

[5] 馬東. 合作與禮貌原則在外貿函電中的應用[J]. 攀枝花學院學報，2005 3.

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