03 外貿跟單員的工作特點主要表現(國際商務單證員工作特點)

信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。 

（3）物料檢驗 確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題 (4)物料進倉 協調送貨，協調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題 

四．物料采購跟單的方法策略： 催單的目的是使供應商在必要的時候送達所采購的物料，使企業的經營成本降低。 

1． 催單的方法： 

(1)按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。 有：聯單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。 統計法：將訂購單統計成報表，提前一定時間進行跟催。 跟催箱：制作一個31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應的訂單。 

（2） 定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統一跟催。  

跟單業務員工作流程（四）  

第四講 生產跟蹤：（生產過程跟單）  

本章要掌握：生產過程跟單的基本要求 生產過程跟單的流程 生產過程跟單主要是了解企業的生產進度能否滿足定單的交貨期，產品是否按訂單生產，因此跟單員要深入企業的生產車間查驗產品的質量與生產進度，發現問題要及時處理。因為生產過程跟單的基本要求是使企業能按訂單即時交貨及按訂單約定的質量交貨。所以我們要深入到生產線，查看進度，查看質量。  

一．生產過程跟單的基本要求： 

1按時交貨：要使生產進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。按時交貨跟單的要點： 

2按質交貨：生產出來的產品符合訂單的質量要求。 二．生產過程跟單的流程： 

1． 下達生產通知書。 跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。

 2． 分析生產能力 生產通知單下達后，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？ 

3．制定生產計劃： 生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。

 4.跟蹤生產進度 

（1） 生產進度控制流程： 

（2） 生產進度控制作業程序 

（3） 生產進度控制重點： 

A．實際進度與計劃進度發生差異，要找原因。通常有下列原因： 

1． 原計劃錯誤 

2． 機器設備有故障

3． 材料沒跟上。 

4． 不良率和報廢率過高 

5． 臨時工作或特急訂單的影響。

6． 前制程延誤的累積 

7． 員工工作情緒低落，缺勤或流動率高 

（4） 跟蹤生產進度的表單： 有：生產日報表，生產進度差異分析表，生產進度控制表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。 

5.交期延誤： 如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。 

6.我們再提一下有關訂單的更改問題： 客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。  

第五講 貨物運輸跟單  

本章要點：出口貨物的跟單流程 進口貨物的跟單流程 集裝箱貨物運輸的跟單流程 貨運單證的繕制 貨物的通關與報關 。 

貨物運輸主要有海運，空運，鐵路，，陸運，集裝箱。出口貨物使用最廣泛的是海運和集裝箱運輸。跟單員的主要工作是制作貨運單據，協助報關員進行貨物的通關與報關。 貨物運輸跟單流程： 跟單流程隨貨物運輸方式的不同而有所區別。我國進出口貨物運輸的方式大多采用海運，并用集裝箱為承載容器。 這里我們講三種貨物運輸的跟單流程： 

1． 海運出口貨物的跟單流程： 視貿易條件的不同而不同，FOB成交，出口方不要租船訂倉。CNF=CFR 出口方不要辦保險。CIF出口方要租船訂倉還要辦保險。我們出口都希望用CIF成交。 

（1） 報驗：收到LC 或貨款，審核無誤后，貨也備好，向商檢機構申報。 

（2） 租船訂倉：與船公司或貨代聯系。 

（3） 辦保險：CIF價，我們要投保 

（4） 貨物集港：出口單位要在船公司通知的時間內將貨物發運到港區內的指定貨場或倉庫。 

（5） 報關：貨物集港后，我們應在裝船前24小時向海關辦理申報手續。 

（6） 裝船：憑蓋有海關放行章的裝貨單，貨物可裝船。 

（7） 發裝船通知：貨物裝船后，即向收貨人發裝船通知。內容包括：LC或SC號，品名，數量，金額，船名，開航日期等。 

（8） 支付運費： 

（9） 退關：已完成報關手續放行的貨物，因特別情況，如無艙位，貨短少。不能裝船，要向海關申報退回，退關貨物應在運輸工具結關之前或自退運之日起三天內辦理手續。 

外貿跟單員的工作內容有哪些

外貿跟單員的工作內容有哪些

貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等，下面我們詳細了解一下!

一、接單

接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1.下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax,Email或書面合同等方式。

2.接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

3.接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

(1) 合同：(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALES CONTRACT)和購貨合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

(2) 確認書：(CONFIR MATION)它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書(SALES CONFIRMATION)和購貨確認書(PURCHASE CONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

4.接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。

(1) 詢盤：(INQUIRY)又叫詢價。

(2) 發盤：(OFFER)又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的`一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

(3) 還盤：(COUNTER-OFFER)又叫還價。

(4) 接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二、審單：即審核合同

1.審單內容：

確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2.審單方法：

(1)產品名稱，規格： 審查時產品代碼是不是自身的產品?與我們的產品資料能否對上號?有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。

(2)質量： 也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

(3) 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2.5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

(4)單價，總額的審查：

A. 客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對?總額有沒有加錯?新客戶下單，要查看我們給他的報價。

B. 通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。(英鎊，港幣，歐元)

(5)價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB船上交貨價(指裝運港的價格條件)

C&F(Freightor Carriage Paid to…..)運費付至指定目地的交貨

CIF成本+保險費+運費(指目的港)價格

(6)付款方式審查：

A. 付款方式是否能接受?LC ，付定金，等等。

B. 支付的貨幣能否接受?

(7)包裝要求的審查：

A. 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受?

B. 客戶提供的包裝(彩印，尺寸)我們能否做?

C. 客戶提供的包裝資料是否齊全?(內包裝，外包裝，標簽，說明書) 內包裝：普合，白合，彩合，吸塑。外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

(8)交貨期的審查

跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個期限

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