03 外貿電子郵件寫作要點是什么(如何撰寫外貿商務電函)

If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so. 

貴公司若有所需求，我公司定盡力效勞。 

7. We will spare no efforts in endeavoring to be of service to you. 

我們將不遺余力的為您效勞。 

8. Looking forward to your reply. 

期待您的回信。

05

Ending——問候

郵件的最后我們通常會落上對客戶誠摯的問候，可用的表達很多。比如：

Yours sincerely / Yours truly / Sincerely /

Thank you / Best wishes / Warm regards /

All the best / Best of luck

外貿英語函電寫作技巧

外貿英語函電寫作技巧介紹如下：

一：內容輕重有分

一般來說，重要或強調的事情都放在信件的開頭或結尾，并且不能用含糊不清的主詞，例如this、that、they和which等等。如果同等重要的內容要用and來連接，較輕的就放在次要的句子里。

比如Because the 買粉絲st price has increased so we sold higher.和We sold higher because the 買粉絲st price has increased.兩個句子強調的事情不一樣，所以給人的感覺也完全不一樣。

二：使用正確語氣

并不是所有的函電都用同一種語氣，不同的內容要采用不同的語氣，才會讓人感到你在真誠、認真地和對方溝通。通常開發信、詢盤回復是和客戶建立商業關系的第一封函電，所以語氣要客氣，熱情，顯得專業有條理，讓客戶認為你是一個非常可靠的賣家。平常普通業務的聯系要細心、友好，給予客戶信任感。

當催促付款的時候，要急切又不失禮貌，表現出你的耐心。當客戶索賠時，要給予足夠的解釋和說明。

三：抓住細節詞匯

外貿函電的特點就是語言簡潔精煉，雖然字數不多，但要把想說的都傳達給客戶，所以就要學會抓住細節詞匯。庫存不多，英文可以用low stock表達。沒有庫存，是out of stock;庫存充足，是sufficient stock。很多業務員寫郵件特別愛用try one’s best這個句型，

客人要早點交貨，就回復客人I will try my best to ship them earlier. 客人要價格低一點，sales就try my best給你最好的價格;客人要盡快得到回復，sales還是會try my best盡早回復你。其實用詞可以多變，用go all out to do也無妨。

外貿英語的學習必須每天堅持才會有所提高，外貿英語函電寫作也要多多練習才會越來越得心應手。每個外貿老師都是從不會到會，這是個不斷付出不斷改進的過程，所以新人在剛開始寫外貿英語函電的時候千萬不要急躁，腳踏實地的練習才會有所收獲。

如何撰寫外貿商務電函

撰寫商務信函并不要求您使用華麗優美的詞句

所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么

圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用

口語化 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流

人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面

然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉

他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your 買粉絲plaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your 買粉絲plaint”

其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已

多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化

想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說?我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”

既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化

語氣語調 由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的

在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的

這完全可以通過信函中的語氣語調來表現

*真誠 不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠

不管說什么，都要帶著您的誠意去說

把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠

*直接 跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件

所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點

如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的舍棄它們

因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感

*禮貌 我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的

而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度

如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會

特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點

如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言

還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”

任何事情，一旦過了頭，效果反而不好

禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚

所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果

*簡潔 就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解

用常見的 單詞 ，避免生僻或者拼寫復雜的 單詞

一個 單詞 可以表達，就不要用詞組

多用短句，因為短句更容易理解

少用“and”，“but”，“however”，“買粉絲nsequently”這些讓句子變得冗長的連詞

在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞

比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等

因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義

*精確 當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確

這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程

針對性 請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字

這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視

當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”

語言樸實 前面我們說過，商務信函不需要用華麗的詞句

根據西方的語言習慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言

所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要盡量避免華麗復雜的詞句

比如“We look forward to a bright and glorious future of 買粉絲operation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future

”，這樣才更加符合西方人的語言習慣

回復迅速及時 給買家的回復，千萬要迅速及時

因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商

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