03 如何準備貿易展會(貿易公司如何去國外辦理展會不需要代理,自己辦。)

自身的營銷、出口目標結合起來。一般來說，參加專業性的大型有影響的展覽會要比綜合性的博覽會效果好些。

2、由于現代專業展專業細分化程度越來越高，企業參展的展品應注意和展覽會的主題相一致。

3、參展人員應為懂外語的業務人員，以利于談判。

4、應將樣品、樣本、貨單及宣傳材料準備齊全，如有條件，應在參展前對目標客戶發出邀請來參觀自己的展臺，以取得更好的展示與貿易效果。

出國參展該如何辦理手續和簽證：

作為一家要去國外參加展覽會的企業，如何辦理相關人員的出國手續和簽證自然是他們非常關心的問題。鑒于我國政府目前對出入境管理還相對比較嚴格。展覽行業的行政審批制度依然存在，參展人員如何辦理出國手續還需要依據其所持有的護照類型來決定。

出國參展該如何辦理手續和簽證

作為一家要去國外參加展覽會的企業，如何辦理相關人員的出國手續和簽證自然是他們非常關心的問題。鑒于我國政府目前對出入境管理還相對比較嚴格。展覽行業的行政審批制度依然存在，參展人員如何辦理出國手續還需要依據其所持有的護照類型來決定：

私人護照

私人護照外觀顏色為紫紅色，正面寫有“中華人民共和國護照”字樣，由公安部出入境管理局及其在各地的派駐機構簽發，通常有效期為5年，我國公民申請此類護照通常比較方便。由申請人在其戶口所在地的出入境管理部門申請(從9月1日起，北京，上海等城市的居民僅憑借身份證，戶口本就可以按需申頷護照，有些地區的公民需要提供其所在單位開具的同意涵或國外邀請人出具的邀請函，作為打算出國參展的人員，可以請國外客戶幫助出具邀請函以辦理私人護照)，申請人在提交材料后通常會在兩周后得到護照。

私人護照持有者申請簽證相對手續較為簡便。大致程序如下：

拿到博覽會正式邀請函→撥打使館

簽證約電話，預約時間→在簽證當天帶齊材料按時到達使館面試→取簽證

在此過程中，參展人員需要了解以下幾點：

1．博覽會正式邀請函由中國組團方統一向博覽會索要，并在參展人員向組團方交齊費用后下發，參展人員也可要求國外客戶幫助其出具邀請函，但簽證風險相對較大。

2．有些國家使領館需要預約簽證時間，如美國，德國等，有些國家則不需要，如英國等，參展人員可以自行安排時間前去面試。但約簽證時通常需要提供申請人護照號，姓名，出生日期，簽證約電話不需要申請人親自撥打。需要注意的是，有些國家在簽證高峰時段很難撥通電話，需要連續撥打。德國，美國等到熱點國家在每年年底及七八月份為簽證高峰期，申請人預約的簽證時間可能為其預約時間后30天，故請提前預約，以免延誤展覽會。

3．通常持私人護照的簽證申請者應在其所在領區的使領館與簽證官面試(各國使領館規定)，許多國家在中國的使領館通常設在北京、上海、廣州三地。也有些國家不接受本人預約，如日本，必須要求申請人將材料送至指定簽證代辦機構，由其統一辦理。

4．有些國家對在一段時間內去過該國的申請人提供免面談服務，由申請人將其申請材料送交中信實業銀行，德國工商大會等代辦機構。

5．有些國家要求申請人在面試當天以現金形式交納簽證費，也有些國家需提前交納到指定代收銀行，如美國需提前交納中信實業銀行。

6．有些國家在申請人面試結束后1小時內即可將頒發簽證，如美國，也有些國家需要一周后頒發簽證，如德國，意大利，申請人可以委托他人代取簽證。

7．申請人面試時，通常需要攜帶以下材料(特指如參展之類的商務簽證)：填寫完整的簽證表，護照，博覽會主辦方出具的正本邀請函，博覽會參展攤位證明，博覽會參展攤位費發票，申請人所在單位出具的經濟擔保函，申請人名片，身份證及戶口本原件，復印件，結婚證書，在職證明等，申請人所在單位營業執照復印件，信用證明以及所從事的商務活動的證明文件，申請人曾去過其他國家并回國的簽證頁的復印件，申請人所擁有的財產照片，例如：住房，汽車等(如有)，申請人銀行存款證明及國際信用卡等。

因公普通護照

因公普通護照外觀顏色為棕色，正面寫有“中華人民共和國因公普通護照”字樣，由外交部及其在各地人民政府外辦簽發，通常有效期為2年或3年，因我國政府目前對因公出國管理較嚴，許多私營及民營企業的參展人員尚未具備申領因公普通護照的資格，故參展人員應先向其單位所在地的人民政府外事辦公室買粉絲自身企業是否具備申領因公普通護照的資格。若具有該資格，則可以按照因公護照的手續申請簽證。

因公護照持有者申請簽證相對手續較為繁瑣，大致程序如下：組團單位下發出國任務通知書及出國任務批件———參展單位在當地政府及相關部門辦理出國任務確認件及政審手續———辦好后將材料交至當地政府外辦或組團方———由當地政府外辦或組團方統一送簽—由當地政府外辦或組團方統一取簽證。

需要注意的是，因為主要出展國家都是分領區受理簽證，各領區的簽證需要由申請人委托當地人民政府外辦送簽。

出國展覽品進出境報關

一、申報。為舉辦出國展覽（銷）會而籌集的展品出口時，組織出國展覽（銷）的單位持下列單證向出境地海關申報：

（１）歸口審批部門的批件；

（２）展品清單一式二份；

（３）如由外貿、工貿公司主辦又屬實行許可證管理的商品，須提交出口貨物許可證；非外貿單位主辦的，不論是否屬實行許可證管理的商品，則一律須提交該證；

（４）出口貨物報關單一式三份；

（５）運輸單據。

展品從境外復運入境時，組織出國展覽（銷）的單位持下列單證向入境地海關申報：

（１）展品清單一式二份，注明原出境日期、地點、運輸工具名稱、展出國家或地區，以及在國外展出期間對展品的出售、贈送、放棄、消耗或留給我駐外機構使用等處理情況；

（２）運輸單據；

（３）《進口貨物報關單》一式三份。

二、海關查驗放行。上述出口展品和復運回國展品清單，經出入境地海關檢查后予以驗放。其中需要將復運回國的展品運至其所在地海關辦理手續的，由入境地海關核準，將清單注明后，一份寄給組織出國展覽單位所在地的海關，以便辦理核銷工作，也可按照“海關監管貨物”辦理轉關運輸手續。

〖說明〗

（１）展品如明確為在國外銷售的，又屬于應征出口稅的，由海關征稅放行。如未明確，而在國外發生銷售，則在其余展品復運回國時，予以補征。

（２）組織出國展覽（銷）的單位，進口在國外展出期間購買、接受的物品、樣品及其他資料，則須按海關規定，另行包裝并開列清單，向入境地海關申報進口。對購買的物品，除供工作人員在國外集體使用的食宿用具外，還須交驗國家外經貿部的批準文件，由海關征稅或者免稅后驗放。

希望對你能有幫助！

請問去展會要做的準備有什么？

成功利用展覽會的秘訣也許都是常識，但肯定沒有多少人經常運用。

1.不要坐著。展覽會期間坐在展位上，給人留下的印象是：你不想被人打擾。

2.不要看書。通常你只有二到三秒鐘的時間引起對方的注意，吸引他停下來。如果你在看報紙或雜志，是不會引起人注意的。

3.不要在展會上吃喝。那樣會顯得粗俗、邋遢和漠不關心，而且你吃東西時潛在顧客不會打擾你。

4.不要打電話。每多用一分鐘打電話，就會同潛在顧客少談一分鐘。

5.不要見人就發資料。這種粗魯的做法或許會令人討厭，而且費用不菲，更何況你也不想成本很高的宣傳資料白白流失在人海中。那該怎樣把價值不菲的信息送到潛在顧客手上呢?寄給他。

6.不要與其他展位的人交談。如果你不想讓參觀者在你的展位前停下來，他們自然會走開。看到你在和別人說話，他們不會前來打擾你。盡量少和參展同伴或臨近展位的員工交談。你應該找潛在顧客談，而不是與你的朋友聊天。

7.不要以貌取人。展覽會上惟一要注重儀表的是參展單位的工作人員，顧客都會按自己的意愿盡量穿著隨便些，如牛仔褲、運動衫、便褲，什么樣的都有。所有，不要因為顧客穿著隨意就低眼看人。

9.要滿腔熱情。常言說得好，表現得熱情，就會變得熱情，反之亦然。如果你一副不耐煩的樣子，你就會變得不耐煩，而且討人嫌。熱情洋溢無堅不摧，十分有感染力。要熱情地宣傳自己的企業和產品。在參觀者看來，你就代表著你的企業。你的言行舉止和神情都會對參觀者認識你的企業產生極大的影響。

10.要善用潛在顧客的名字。人們都喜歡別人喊自己的名字。努力記住潛在顧客的名字，在談話中不時提到，會讓他感到自己很重要。大膽些，直接看著參觀者胸前的名牌，大聲念出他的名字來。遇到難讀的名字就問。如果是個極不尋常的名字，也許就是你同潛在顧客建立關系最得手的敲問磚。

11.要指定專人接待媒體。媒體也許會到你的展位找新聞，一定要安排專人作為你的企業與媒體的聯系人，這樣就可確保對自己企業的宣傳始終保持一致口徑。如果每個參展的工作人員都可以與新聞界交談，那么你是在自找麻煩，因為無論你對員工的訓練如何有素，都不可能統一口徑。

12.要佩戴好名牌。在展會上，你肯定不想讓參觀者叫不出你的名字。如果你將名牌戴在左胸，你就會犯這種錯誤。應把名牌戴在身體的右側靠近臉的地方，這樣與人握手時，你的名牌就會更靠近對方。如果不了解,可以到"多美麗買賣搜索"查看。

籌辦展會需要哪些步驟？

展會招展的詳細過程

希望對你有幫助，謝謝。

一、會展預備階段的文案的概念：

會展預備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預先準備階段涉及到的所有文本文案。

二、會展預備階段的文案種類：

一般來說，會展預備階段的文案包括展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費用預算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等。

第二節會展預備階段的文案寫作

一、《展會立項策劃書》的寫作

(一)《展會立項策劃書》的概念：

所謂展會立項策劃，就是根據掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃，設計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規劃內容，主要包括：展會名稱和地點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、展會規模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃.現場管理計劃、相關活動計劃等。

《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規劃、策略和方法，它是對以上各項內容的歸納和總結。

(二)展會立項策劃書的內容結構：

一般地，《展會立項策劃書》主要包括以下內容：

1、辦展市場環境分析：包括對展會展覽題材所在產業和市場的情況分析，對國家有關法律、政策的分析，對相關展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。

2、提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等

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