03 貿易公司采購管理制度及流程(貿易采購員崗位職責)

開發前期準備（公司、產品&行業分析）

外部準備：所處行業了解、產品當前市場容量以及未來發展趨勢和前景。

內部準備：公司的產品類型、英文功能描述、市場定位、公司優劣勢、同行業產品優劣勢

2、客戶開發渠道

搜索引擎找客戶、社交平臺、B2B平臺、分類信息網、論壇、線上&線下展會、行業協會、海關數據、黃頁名錄、電話直接溝通等方式都可以進行客戶渠道開發。

3、發送外貿開發信

一直以來開發信都被稱為外貿的敲門磚，不管是擴展外貿業務量，還是開發培養新客戶，開發信都是十分重要的。開發信怎么發可以參考下文哦！

4、回復詢盤

收到買家的回復詢盤，需要辨別詢盤的類型、用戶身份，解析買家詢盤信息，明確買家需求，著手回復詢盤并后期跟進。

2、報價&議價

報價，是外貿流程中最為關鍵的環節之一，報價直接決定了你是否促成這個訂單的關鍵因素。外貿業務員接到詢盤后第一時間確認用戶來源，對客戶需要的產品進行報價，列明交易的條件，回復客戶的 提問的價格和提出的條件以及各項資料數據的提供。

如果報價完之后跟了一段時間客戶就不回復了，先檢查一下你回復的郵件里有沒有公司簽名、標明產品并且最好做個前封郵件的小概述。

3、樣品寄送（視客戶需求）

1、新客戶索取樣品，不同情況不同對待。

寄樣前需做的工作

樣品確認、取樣原則、寄樣地址、費用承擔以及運輸方式對比（快遞名、價格、速度、服務、優勢）

2、寄樣后的跟蹤事宜

4、簽訂合同

貿易雙方就報價以及付款條件等達成一致之后，雙方即可簽訂合同。一般合同需要確認的內容包括：確認書(Confirmation) 、協議書（Agreement）、備忘錄（Memoranm）、定單（Order）、委托訂購單（Indent）等。

5、備貨生產

合同簽訂，收到定金之后，就可以下訂單到工廠生產或采購。這個環節，所有的貨物上規格、顏色、數量、包裝必須按照客戶要求或確認樣品做，最后與買家確認。

6、驗貨

在交貨前1周，需要通知驗貨員來驗貨。一般有3種情況：

1、國外客戶親自驗貨：一般提前1-2周，根據客戶的行程來安排驗貨。

2、客戶委托國內貿易公司驗貨：一般出貨前1-2周，提前安排人員驗貨。

3、第三方機構驗貨：提前1-2周，根據客戶要求或者是雙方協商，選定一家第三方機構根據客戶的要求進行驗貨。

7、商檢

出口產品進行法定檢驗的，必須取得出口商品檢驗證書。提供出口合同和信用證復印件、商業發票、包裝單、報關單、出口商檢申請表等商品檢驗所需資料。

8、訂艙送貨

據合同或信用證上的裝運條款發訂艙委托書給貨代幫忙安排訂艙。FOB條款下，賣家提前聯系客戶的貨代公司，將貨物交付到指定地點。CIF，CFR情況下賣家貨運承擔，提前安排訂艙、確定船期等內容。

9、投保裝船

根據價格術語，對商品進行投保，在裝貨期限之前發運貨物。

10、報關

貨物離境前一般要經過5個環節：出口申報，審核單證，查驗貨物，辦理征稅，清關放行。將海關需要的單據，單證準備好通過貨代或代理報關公司代理申報、然后海關對貨物進行查驗、海關開出稅單收取關稅、最后放行。

手續通關手續極為繁瑣又極其重要，如不能順利通關則無法完成交易。

11、交單結匯

1、采用L/C（信用證）收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

2、采用T/T（電匯）收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

3、如果T/T收匯（電匯）的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

12、核銷、退稅

第一次申領出口收匯核銷單，需要提前開戶領單（不然無法報關），憑海關注冊登記證明書、申請書、營業執照、外經貿部門批準經營進出口業務批件等材料到外匯局辦理登記。

報關時，核銷單是不可或缺的。報關后，自報關起兩個月內，要憑商業發票、核銷單和海關出具的出口報關單，到外匯局辦理存根手續。

最后就是核銷了，您需要在收到外匯之日起的一個月內憑核銷單、銀行出具的"出口收匯核銷專用聯"和其它材料到外匯局辦理出口收匯核銷。

13、業務善后

1、每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

2、所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

3、單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業務員報價提供幫助。

企業采購成本控制存在哪些問題及如何解決

導語：隨著企業之間競爭的日益激烈，企業對影響自身發展的環節越來越重視。而成本控制的環節是重中之重，采購成本得到了控制，企業經營的總成本就得到了控制，企業的利潤就得到了保證。

企業采購成本控制存在哪些問題及如何解決

一、新形勢下改進采購成本控制的必要性

隨著國際、國內經濟發展的新形勢出現，一個企業要想在市場經濟的大潮中長期處于不敗之地，企業的領導者應迅速認識到采購在生產和銷售中的重要價值，國際化的貿易需要實現從供應商、廠家、分銷商到最終用戶之間的物流、信息流和資金流的一體化管理。

作為影響企業成本的重要組成部分―采購成本，它一般采用實際成本法計價，即采購入庫前發生的一切合理支出計入采購成本，包括購買價款、相關稅費、運輸費、保險費及裝卸費等。要使組成采購成本的各項費用降低，使企業利潤最大化，我們首先要做的，就是盡快改變舊有采購的觀念和做法，建立新型供需關系和采購經營模式，全力改進影響采購成本方面的人員素質、采購流程、采購技術、存貨管理等問題。

二、采購成本控制中存在的主要問題

(一)領導輕視，采購人員非專業

大多數生產企業中采購崗位，一般都不是熟悉采購專業的專職人員，領導一般都是安排自己信得過的人做，一些采購人員利用手中職權謀取私利、拿回扣現象屢見不鮮，這樣就很難保證所買原料質量，質劣價高的產品一旦被購回就直接導致產品質量下降，質檢不過關，影響了產品的銷售而失去顧客，進而失去市場。尤其是一些國有企業因內控部門職能薄弱，導致采購腐敗事件層出不窮。

(二)采購流程不合理

企業對常用的、數量大的`、價格偏高的生產主料未進行采購前的市場調研、質量評估、信用評價、現場調研，致使得到與所購商品不十分準確的價格、質量信息，如果直接購買就直接影響了產品的質量，也使產品成本不斷增加。有的企業雖然前期調研工作做好了，但因為相關采購流程不能緊密跟進，生產急需的原材料不能及時到達現場，影響了生產進度，待工待料的過程也導致了采購成本增加。

(三)采購技術落后

傳統上一般直接去市場比較，小量的直接購買，大量的直接確定供貨商送貨，帶有一定的盲目性、倉促性;有的僅和以前的熟人合作，不比對市場的價格變化和同類質量的產品，這些都是片面的進行采購，采購技術相對落后。

三、采購成本控制的有效對策

(一)領導重視，制度制約，提高采購人員素質

企業的領導者要在單位樹立重視采購的意識，再從內控和采購制度著手，從制度上規范原料的采購及計劃的申請、審核人批準權限額度、采購流程、相關內審部門的責任和關系、各種材料依據辦公與生產分類采購的規定和采購方式、報價單和審批單等，要求采購人員嚴格按制度進行，相互監督、制約，使每一采購環節公開、透明，在加強采購的基礎上同時保證了所購原料的質量合格率，為企業持續發展經營提供了基本保障。

對于采購人員業務能力及素質的提高，一些跨國公司的做法值得借鑒和思考：

(1)績效考核：跨國公司對采購人員的績效考核交替運行兩套指標體系，即業務指標體系和個人素質指標體系。尤其是業務指標體系所包括的：采購質量是否提高?質量事故造成的損失是否得到有效控制?供應的服務是否增值?采購是否有效地支持了其他部門，尤其是生產部門?采購管理水平和技能是否得到提高?這些指標都是硬性的、很難加以粉飾，所以這種評價很殘酷，對那些只會搞人際關系而沒有業績的采購人員很快就會被淘汰。

(2)制度約束：只有存在回請機會的前提下，才可以出席供應商的宴會，在出差的發票上必須注明費用發生的時間、地點等。

(二)優化采購流程，規范操作程序

采購活動作為生產經營管理過程的一個基本環節，首先由采購部門負責初選供應商，質量與技術等部門評價供應商的供貨能力，內控部門對其資格進行認定，價格由審計部門控制，入帳和付款結算由財務部門負責監督。在確定完這些流程后再由采購部門進行原料的運輸，保證原料的及時供應，相關經辦人員對控制點嚴格按照規范操作，相互監督，緊密配合。

(三)建立信息化供貨商平臺，優化采購技術

生產企業與供貨商之間是共生、共榮的關系，頻繁的更換會給雙方帶來相應的成本增加，而保持長期的友好合作，不但節約大量的前期市場調研費用，還能保證原料的質量和送貨的及時。

企業內控部門應建立供貨商市場準入制度，對長期合作的單位從近三年的經營業績、有無不良記錄，相關合作單位等方面考察供貨商的經營能力、產品質量、市場信譽，必要時還可實地考察，按所采購的原料分類給他們建立長期檔案，就可在準入供貨商的檔案里優先選幾家進行招投標采購，進行簽有固定期限的開口或閉口合同，這樣不但能節約大量的前期市場調研摸底費用，還能保證在市場價格波動的情況下供貨商不會臨時漲價，這些都大大節約了采購成本。

(四)集中采購

企業對所采購的原料按用途可進行以下分類：大量采購、小批量采購、辦公用品、生產主料和輔料，在相關的供貨商企業里分別選上3-5家單位進行采購詢價，供貨商不僅要在詢價單上明確寫出：產品總價、供貨周期、付款方式、質量承諾及與所供產品相關的其它說明事項，而且還要提供特殊產品的授權書、產品質量認證類證明、單位營業執照、組織機構代碼、稅務登記證(復印件)等材料，并加蓋公章后傳真或掃描發回。

在資料收齊后召開集中采購詢價結果討論會，通過比對相關資質、樣品質量，最終確定1-2家集中采購供貨單位，這樣不僅能夠在價格談判上使供貨商做出一定的讓步，還可防范市場波動風險，集小訂單成大訂單，獲取采購規模優勢，擺脫代理商的中轉成本，直接與制造商交易，保證了產品質量，大大降低了采購成本。

求供應商管理制度

供應商管理制度1

目的及適用范圍為了對公司新開發的供應商及合格供應商進行有效、規范的管理，及做好供應商的評審，供應商業績評價及供應商質量考核管理，確保供貨質量及公司利益，特制定本程序

本程序適用于

**公司

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