04 國際貿易展覽會邀請函怎么寫(有關關于會議的邀請函模板精選)

利用展覽會，讓展覽會成為現代企業最佳的銷售與營銷工具，實現企業的長期經營目標， 是許多企業關注的核心問題。在我們辦展的實踐中，筆者就企業參展歸納了以下幾方面應注意的事項，以改善企業參展的效果：

1、展覽會期間，除與客戶洽談商務外，應堅持站立參展。因為展覽會期間坐在展位上，給買家與專業觀眾留下不想被人打擾的印象。買家與專業觀眾產生這種印象后，他們就會感覺你對潛在客戶不夠重視與熱情。因此，會影響他們的對企業產品及相關服務的選擇。

3、展會上應杜絕隨意吃喝現象。因為，這種粗俗、邋遢和事不關己的表現會使所有潛在客戶對參展企業產生極差的印象，繼而影響他們對參展商的企業文化、管理水平、員工素質、產品質量的評估，導致對企業與產品的不信任。

4、關注與發現每一個潛在客戶是參展商參展的重要目標。應竭力避免怠慢潛在客戶的行為，哪怕是幾秒鐘。顯而易見，誰都不喜歡有被怠慢的感覺。如你工作正忙，不妨先與客戶打個招呼或讓他加入你們的交談。如你在與參展伙伴或隔壁展位的人談話，這時應自覺立即停止。

5、參展期間，要注意打手機的方式與時間。不恰當的電話，每一分鐘都會相應減少與潛在客戶交流的時間。從而直接影響企業在展會上的業務目標。在展會上，即便只能找到一個好的潛在客戶，也是一種成功。而不恰當打手機，往往可能會使你與客戶失之交臂。

6、 展會上發資料要注意合適的方法。首先宣傳資料費用不菲，更何況企業不樂意將成本很高的宣傳資料白白流失在人海中。怎樣才能將價值不菲的資訊送到真正需要的 潛在客戶手上呢？郵寄，便是一個較好的方法。在展會上，你可告訴潛在客戶，無意讓他帶太多宣傳品，加重他的行程負擔。展會后，你會按他要求的材料寄給他。 這樣做參展商可以一舉多得：既表明參展商的專業性；同時又可以用信跟進的方法，加深印象；也有好的理由做電話或EMAIL的系列追蹤。

7、統一服裝,穿著要得體大方,不得穿不適宜的衣服參展,另外要注意個人素養,不得大聲說笑打鬧,對客戶要彬彬有禮,不得有隨地吐痰,挖鼻子,撓頭,亂扔垃圾等不雅舉動,因為在外面你代表的不僅是你個人,更是整個公司的形象!

參加國外展會需要怎么準備

第一步：展會前的準備

1、申請展位

國內展的話，因為好溝通就不用說太多，這里還是說國外展的一些程式吧

A、首先先上展會的網頁，了解一些細節，找到你要參加的展會，仔細看需要哪些檔案申請等

B、報價，是否能接受，一般他們都會報幾種價格，比如一面開口多少錢一個平方，兩面開口多少錢一個平方。

我們所參加的法蘭克福展是不報標準展臺的價格的，報的都是光地，至于你要什么樣的墻板、燈、門楣板之類的是在一種專門訂這些東西的頁面上進行的。 一般展覽公司都會有一個政策，在幾一個規定日期前下定單的話，會有一定的折扣可以節省點錢。

C、選展位，位置的選擇太重要了，但是新的展商很難拿到好的位置，一般是他們給你什么位置你就是什么位置，這個時候你可以在這個國家的客人幫你訂，這樣的話拿到的位置肯定比你的好。

D、展位位置確認，一般展覽公司都會給你一個這樣的檔案確認你的展臺位置

E、展臺發票， 一般要盡快讓展覽公司傳給你，并告知你發票號，有發票號才能去申請邀請函

F、邀請函的申請：邀請函需要提供申請人的公司名稱，英文姓名(如果是在展覽公司的中國辦事處申請，則同時需要提供中文)、性別、護照號碼或者身份證號碼，出生年月日，頒發護照的地區，護照簽發日期，護照截止日期，簽證日期，職位等，現在大多的申請都是在網上進行，所以很方便如果是中國辦事處處理發邀請函的話，一般兩天就可以到手上，國外也大概是一周 在網上申請后，一般都有系統的一個自動回執，可以在網上隨時查詢進度。 如果申請人超過了認輸限定，一般18平方限定是4個人免費申請，如果再增加的話，就要交錢，但不是與展商的身份，而是觀眾的身份。觀眾的身份和觀眾的身份，不同的是，展商可以進去布展，展會期間可以比觀眾提前一小時進展館而觀眾不能。

額外的人申請的費用要盡快支付，支付款以后他們才給辦理，一般是收到款兩天內就給你辦理完。 邀請涵早點到手更好，萬一錯了可以有時間改，而且可以提前一點申請簽證。所以一定不要大意，弄得不好就搞砸了

今年我就差點犯了這個錯誤，因為邀請函到得太晚了，正好那個時候德國使館申請的人很多，差點就趕不上，這一點我會在下文中提到

G、展臺的付款，我們的展會規則是，一般你可以先下一部分定金，剩下的在開展前兩周內付完就可以了。如果有些公司沒法匯外匯的，可以讓當地的客人幫你們墊付，從貨款中扣除，這樣比較方便。或者你們也可以聯絡把樣品到時候賣給客人抵展臺費用。感覺這樣會比較好，一個是加強了你和客戶之間的合作，關系又更進了一層。二是提前處理了你的樣品，也就不用在展會上頭疼賣不完展品 當然其實展會結束的時候會有很多觀眾來買便宜，但是感覺不好，好象擺地攤的感覺，有損公司的形象。

我一般是事先就聯絡好客戶，我們的樣品分三類，第一類是不能賣的，是少數，我們自己帶回來，第二類是可以賣給客人的，把清單給客戶，最后那天下午撤展的時候，讓客戶來點數，并在清單上簽名確認，還有寫上日期。第三類是不賣的，是送給客人做樣品的，這些的話，事先去那些客人展臺上和客人打個招呼，說什么時候送過去，是什么型號，多少數量。這個下文還會提到。

第二步：展會上的執行：

工作分成類，大家各負其責

A、到老客戶展臺上拜訪： 一般是誰的客戶就讓誰去跟，一定要事先約好時間，因為客戶都是很忙，自己也會很忙，展會上的每一分鐘都是金錢和機會。

a. 事先一定要做好談話內容準備，一條一條寫出來，和客戶談的時候可以拿出來，看著談，這樣就不會遺漏任何一點，客人也會很喜歡你的做事方式，很認真，很有......

參加展會前的要做什么準備工作

1、展會前充分了解展會公司的情況 要根據展會的情況來做相應的準備，如果我們產品定為歐洲市場的話，那你肯定要知道歐洲市場的客源所占的比重是多少，你要確定參加何種展會。 2、明確參展目的

3、參展之前發出一些邀請函，邀請老客戶去展位上參觀和洽談 每一家參展企業都會這樣做的，因為參加展會對一個企業來說是一個比較大的舉動，這么大的動向一定要告訴客戶，包括你企業的發展、產品的研發，你每一個研發方向，新產品等，要讓自己的客戶及時了解這些舉動。 另外一方面你參加展會就像一個表演者，要有足夠的觀眾來捧場，在展會上你的熟客肯定要進一步來探討更深層次的合作。

4、準備吸引客戶的樣品 首先我們對產品要有一個精心的安排，如果在展會上有同類商品。買家如何在同類產品中看中你的產品？要做到這一點非常的困難，我們準備樣品時要非常的慎重、要精心挑選，一般要選擇代表性比較強的產品，哪一種產品最有賣點、最有代表性。

參加會展前應該做什么準備，會展中該做什么，會展后該做什么?

參加展會應該做好哪些準備

清單1：參展前--國內 --聯絡外經貿機構 1、買粉絲并了解當地目前的經濟狀況和關于展會的詳細背景 2、這次展會是否有官方組織的展團參展？ 3、機構能為這次參展提供哪些服務，官方機構在參展國的聯絡人是誰？ --聯絡展會的組織者 4、在展會前12－18個月開始了解展會資訊并和組織者取得聯絡 5、盡量獲得好的展位 6、如果必要可以提前預定翻譯人員 7、預定住宿 8、是否需要安排廣告？ --為展會制定計劃 9、確認具體目標和總體目標 a、是否進行現場銷售？規模多大？預估在展會后的一年中銷售額可提高多少？ b、代理/分銷的選擇 c、其他 10、編制預算 --察看標準 11、確認你的產品符合參展國的安全和質量標準。 12、最好通過一些著名注冊認證機構的測試認證。 --其他 13、聯絡一家可以雙邊結算的國內或參展國銀行，準備資金轉帳，L/C等。 14、依據展會情況或你的目標客戶群準備英文， *** 文或法文產品手冊，聯絡貨運代理。 --清單2：參展前--參展國 1、兌換一些參展國貨幣以備幾天的花銷--雖然信用卡的使用越來越普及，但很多場合仍需現金支付。 2、打電話給你的展臺助理（指雇傭的當地的工作人員）約定展會前一天在展位會面做簡要指示。 3、熟悉展會場所地形并確認你的展臺位置，熟悉貨運代理辦公室，海關辦公室，重要的展會辦公室（如新聞辦公室，買粉絲處）的位置；了解一下當地工匠的情況（電工，木工等）；了解郵局，銀行，餐館，停車場，洗手間的位置。 4、代運物品交貨時一定要在展位現場，開啟包裝確認產品有無遺失和損壞，必要的話你也可以和貨運代理確定展會結束后的返運事宜。檢查展位的水，電，通訊，通風狀況；布置展品并確認所有展品正常運作。如果需要，可以在展臺布置一些裝飾，如花，海報，圖片，燈光，音像等等。 5、檢查展會上所要用到的一切物品：如筆，記事本，合同表單以及其他辦公用具，宣傳冊，名片，椅子，桌子等等。 6、和展位助理會面，簡要的介紹所有展品的情況，布置會展期間的工作。 7、會展期間工作安排與分工： 資訊收集，展臺服務，后勤及聯絡，宣傳推廣等等。 --展會期間 1、在開展前1個小時到達展位（一般展會9：00開始，那么你最好8：00到達）。 2、檢查展位的所有物品。 3、向展位助理再次強調展品和展會的一些重點注意事項，安排他們離開展臺的時間。聽聽助手對中東市場機會的看法。和潛在買家，代理/分銷商，老的客戶共進午餐（或和他們約好共進午餐的時間），同他們交流一下關于產品，市場的資訊。一天展會結束后，和展位助理做個當天工作總結并在晚上離開時收好所有的物品。注意不要在展會正式結束前離開展位（一般為6：00PM）。 一般一天中最忙的時間是100：00AM --中午和1：00PM--5：00PM。你可以在展會上四處走走，了解一下競爭對手的情況。在新聞中心放置產品宣傳手冊并詢問獨特的產品是否可以在每天的新聞釋出會上釋出。 --清單4：文化差異 在和非英語母語國家的人交流時避免使用俚語，語速要慢，聲音不要太高，不要直呼他們的姓名，別在展臺吃午餐，隨時保持展臺的干凈和整潔。注意買家查詢表的整理和儲存，并將它們放在安全的地方。 衣著適當，記得穿一雙舒適的鞋子否則你的腳可能會受不了。 在展位上要始終有工作人員，千萬別在展會結束前就離開。 4、報價，交期的談判 --清單5：會展的最后一天 安排一個空閑時間，在展會大廳四處逛逛，散發剩下的樣品和宣傳資料。 支付所有的帳單，如：展臺承包商，翻譯，海關，貨運代理，水電通訊，辦公家俱租金，清潔，保險等......

展會參展應注意些什么

企業參加展會現如今已成為獲取客戶的一條直接而快速的渠道,那么,如何參加展會?如何將3-4天的展覽時間充分利用起來,以求效益最大化?下面結合本人經驗,介紹幾點參加展會技巧和注意事項給大家:

一要研究客戶的心理；二是做好人、時、地、物、錢的準備；三是編組；四是尋找潛在客戶；五是產品介紹技巧；六是提高展品認適度以及會后跟進等。

第一要,研究參展會客戶心理

什 么樣的人才是真正的客戶,你如何從人流中辨別出哪些是來走馬觀花,哪些是來尋找供應商的?很簡單,據我的經驗,觀察神情即可,如果看你的產品不超過五秒就 閃了,那直接放棄吧,哪些盯著看的很認真的才有可能是潛在客戶,記住,只是有可能而已,下面還要靠你進一步的溝通結束.假如你們溝通的不錯,請記得要名 片,展會結束后一定要跟進,如

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