04 國際貿易詢價函(商務英語應用文寫作技巧)

使用恰當的文字，以便可以和對方保持友好合作關系，又要使用有力度的詞匯以達到你的商業目的。因為商務活動中企業追求利益是第一位的。因此與其他寫作不同，英語商務信函寫作強調的是信息溝通的有效性，不僅要關心內容的正確與完整，還必須重視對方的反應。在起草商務信函時，只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能獲得滿意的溝通效果。   下面以催款（買粉絲llection）為例。

催款信的寫作要領是提醒對方貸款未付；寫明欠款金額和逾期時間；希望對方及時回復，按時還款。催款信要求文字有說服力，但還必須語氣友好，給雙方都留有余地。

Sample

Dear Sir or Madam，

I am writing to remind you that your bill for$1，500 is now 30 days past e.

If you have any problem， we’ll be willing to help. We should， however， appreciate hearing from you so we can work out a mutually agreeable payment schele.

Please use the enclosed envelope or call me at 6809-1123.

Yours sincerely，

Susan Yan.

在這篇例文中，有這樣一些典型的例句：

A. I am writing to remind you that your bill$1，500 is now 30 days past e.（現來函提醒貴方1，500美元的貸款已逾期30天）

B. Appreciate hearing from you.（我方希望得到你方的回復）

C. Please use the enclosed envelope or call me at…（請使用隨函附上的信封或撥打我的電話……）這些句子就屬于商業“八股文”，在實際運用時，完全可以用這個套路寫給任何一個欠你錢的單位。如果學生將這些句子記住了，那么一個催款信就完成3/4了。當然，對方的欠款數目以及你的電話根據實際情況改一下就成了。那么這個催款信的1/4怎么辦呢？這就要看寫信的作者會不會“做人”了。換句話說，催款信要讓看信的人感覺好接受。例如：If you have any problem， we’ll be willing to help.（如果貴方有任何問題，我方樂于提供幫助）。這樣的句子就顯得有人情味多了。那他們在看了這樣的句子后也可以順勢給自己找個為何拖欠款項的臺階下了。這對雙方以后的合作關系是很重要的。當然這不是唯一的說法，但需要注意的是：用友好的語氣給雙方留有余地。

3 . 3 商旅信函

商旅人士出差、旅行和參加公共活動時常常面對選擇賓館、酒店、旅行安排和交通工具問題，也會碰到形形色色的表格和票據。專門從事這方面工作的人員要懂得這些信息的英文基本表達方法才有利于工作的進行。其中旅行廣告、旅行計劃、商旅票據是商旅人士必須要熟悉的。旅游廣告是商旅人士獲得住所的主要信息來源，其用詞簡潔達意、生動活潑、注重廣告效應，不完全按照句子體例編排，主要構成元素是詞匯。例如，No. of Nights（逗留天數），suit（套間），reservation form（旅客預訂單據）。旅行計劃主要涉及用英語來描述整個行程安排，其中必不可少的包括人物、聯系方式、地點和行動路線。例如：

Firstly， from Monday to Friday， we will have a group discussion with Professors from different departments about Chinese culture and philosophy in the morning.

（首先，從周一到周五的每天上午，我們將與來自不同系的教授就中國文化和哲學進行小組討論。）

至于商旅票據和表格的填寫也是一項必會的商務技能。當然這些票據表格不一定要寫作者親自去制作，但從學習的角度講，還是要熟悉相關詞匯的意思，否則拿著一堆英文表格就會無從下手。例如hotel re買粉絲rds（旅館記錄），to be 買粉絲nfirmed（需要確認），quarantine（檢疫單）等等。

4 . 結論

由于英語目前在國際商務活動中仍然占重要地位，英語應用文寫作也是國際商務人員必備的能力。古人云：“讀書破萬卷，下筆如有神。”平時要大量閱讀，背誦大量的優秀范文，這樣寫作時就可以脫口而出，隨心所欲地支配。當然商務英語應用文寫作能力的提高必須經過長期的實踐鍛煉才行。

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做外貿業務員要什么條件？

做外貿的條件如下：

1.英語（或者其他小語種）流利，能夠進行一般的聽說讀寫能力。

2.一般的國際貿易常識要了解。比如外貿流程，外貿專業術語等。

3.對船務及國際貨運需要有一定的了解比如貨運方式，貨運流程，貨運價格等。

4.對所從在的行業專業英語要熟悉，并且要對產品相關的知識熟悉。

外貿業務員需要具備什么能力

一個好的外貿業務員需要具備如下核心能力:

1. 英語知識及口語表達能力要好，這是必備條件，否則無論如何也無法成為好的外貿業務員。如果口語表達有欠缺那么至少書面英語相當不錯，而且的產品知識或者技術非常強悍，完全彌補了口語上的缺點。

2. 足夠的產品知識，足夠是一個什么概念呢，每個人不同，但是至少要比客戶懂的多10%才行，如果你都不能讓客戶信服，他怎么會買你的產品呢。最好的業務員是，除了資深工程師外，他們的知識（至少是產品知識）要比所有人（包括別的業務員）都要多至少10%。

3. 敏銳的市場意識，市場意識必須是建立在你的市場營銷知識和產品知識的基礎上的，對市場營銷不懂的話，就不知道用什么方法去找客戶，怎么樣去進行定位，去細分市場，鎖定目標客戶群并制定制定迅速占領市場的策略和操作方法，而如果對產品了解不到位，根本就找不到客戶。

4.  銷售技巧，銷售是一種技巧，需要經過常時間的鍛煉才能掌握，包括如何迅速接近客戶，如何順利取得客戶信任，如何說服客戶成交，對于一個好的業務員來說，銷售技巧至少是50%的核心能力，一個好的銷售案例，往往是一個業務員將綜合能力充分運用所打造的作品。

5.  管理能力，這是成為杰出外貿業務員的必備因素，因為你必須確保客戶的產品按質，按量，按時生產，除了必須了解整個生產流程，質量控制之外，還要了解公司的所有規則，要能搞定公司所有的人才行。

6.  強大的精神力量，你要搞定一個客戶，你必須比客戶強大才行，而且頂級的業務員都是做項目的，負責一個項目，除了具備行業要求所有的能力之外，還要能夠掌控團隊的運作，要具備策劃，執行，資源整合等一系列的能力，同時作為帶頭人，你不僅要激勵自己，好要激勵整個團隊。

除此之外還有許多必備的素質，比如待人真誠、善于總結、堅持不懈、不畏困難、善于談判等。

擴展內容：

外貿業務員的定義：

是指在進出口業務中，從事尋找客戶、貿易磋商、簽訂合同、組織履約、核銷退稅、處理爭議等進出口業務全過程操作和管理的綜合性外貿從業人員。

外貿業務員的工作職責：

1、聯系和維護國外客戶，開發新的海外客戶。

2、進行外貿定單的洽談和簽約。

3、繕制外貿出口單據，審核出口單證，定單管理。

4、外貿訂單的跟蹤和管理。

5、外貿訂單的生產和貨源跟蹤和協調。

6、目標客戶資料的整理，做好客戶要求的及時反饋和處理。

7、合同履行過程中意外情況的妥善處理。

8、完成部門經理臨時交辦的其它工作。

做鞋子進出口外貿公司做業務員一般做些什么事

外貿業務員的基本素質要求

第一步：作為業務人員的心態：記住該記住的，忘記該忘記的。改變能改變的，接受不能改變的。 談業務人員的心態，就必然會涉及兩個方面：招聘和應聘。如果以業務人員/銷售代表的身份進入公司，工作職責就是：維護好客戶，多接訂單。如果以業務助理的身份進入公司，工作職責就是：做好業務經理分配的工作。兩者工作內容相同，但待遇卻有相差。一般來說，業務人員/銷售代表是有業務提成的;而業務助理是沒有提成的。在招聘和應聘時，公司與業務人員雙方需就待遇問題談好細節條件。這就對雙方提出要求。對公司來說，一整套完善的業務薪資體制需要出臺；對業務人員來說，不要讓不確定因素模糊下去。一個連自己利益都不會去爭取的業務人員會為公司爭取利益嗎？從發展來說，業務人員應與公司的發展同步。即，業務人員的工作為公司帶來穩定的發展，得到應得的報酬。業務人員在進入公司時，就必須做好在公司工作3-5年以上的準備。因為一個業務人員從熟悉產品到積累固定的客戶最好也需要1年以上。也就是說到第2年，業務人員才能真正從自己的工作成果中獲利。公司的相應待遇制度也應該建立在3-5年以上而且用好業務人員的這3-5年時間，為公司謀取更大的利益。任何事都沒有對與錯，它是一種經歷；人生也只是一種經歷。所以要怎么樣去做，盡管大膽地去做吧！

第二步：做到正規，注重細節 為什么要正規和注重細節？ 對外貿易與其他的貿易不同，因為地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人員使用一套已經被廣泛接受并沿用的系統。它就是我們在書本上學習到的那些知識和規范。從溝通的細節中客戶會看到你的工作態度，工作是否嚴謹及是否可以信任。如何正規和注重細節？ 從業務人員來說，所有與客戶有接觸的文件都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規范。 所以盡量使用正規的商務信函，正規的合同格式，正規的樣品發票等文件。在實際操作中從以下幾方面做到：

1. 對客戶的回復使用正規商務信函格式。

2. 在每一封信函中正確使用簽名格式

3. 努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的語言。

4. 使用常用的字體及字號。公司如有規定，使用公司規定的字體，字號及顏色。 5. 不使用非正規縮寫。如：asap. 6. 規范使用英文大小寫。不使用全部大寫，以方便客戶閱讀 7. 尊重客戶，使用禮貌用語。勿出現商務忌諱用語或太粗俗語言。

第三步：熟悉產品 一個連產品都不熟悉的業務人員，能將產品推銷給客戶嗎？會贏得客戶的信任嗎？ 從以下方面來熟悉產品：

1. 如果是生產型企業，業務人員多到生產車間和樣品制作部去；如果是貿易企業，多與工廠負責人溝通并將得來的資料進行比較。一方面可以了解生產工藝，另一方面可以全面了解產品相關知識。

2. 如果你是接手以前業務人員手上的工作，整理以前與客戶溝通過的信函，會讓你了解許多有關產品方面的知識。

3. 不懂一定要問。因為客戶既然敢下訂單，說明他對產品還是有一定了解的，甚至說非常了解。而你要做的就是比他更專業，因為你要賣你的產品給他。把客戶當傻瓜是最不明智之舉。<

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