04 外貿業務員交接通知客戶郵件(外貿流程)

要的是查處退回的原因，以便下次能發出成功。

⑤在線詢盤的處理

對有些在線詢盤的客戶，要根據目前的市場行情，給客戶在線進行報價，雙方在線進行價格的磋商，主要有詢盤-發盤-還盤-接受等，在客戶接受價格之后，盡快要客戶下訂單，以便我方做合同，以最快的時間把合同傳給客戶確認，等客戶把確認的合同傳回來之后，要執行合同。

三．合同簽訂以后的工作

1.簽訂合同和合同簽訂之后的工作

客戶確認訂單之后，做合同，傳給客戶確認合同，雙方確認合同之后，賣方要進行組織貨源，買方要根據雙方確認的付款方式（信用證方式：賣方要催促買方盡快開立信用證；T/T方式：要有30%的預付款，要催促買方盡快把預付款回到賣方）。

2.組織貨源（備貨）及包裝

在銷售合同和買方簽好之后，就需要我們盡快組織貨源，我們以和買方確定好的價格在國內尋找質量穩定、價格合理的供貨方。我們要在合同規定的時間把貨物按照合同的規格生產完，在加工生產貨物的同時，我們需要及時和工廠進行溝通，以確保貨物的質量。要按照合同的規定包裝，合同規定有什么樣的包裝，在工廠生產加工過程就要嚴格要求用什么樣的包裝，以確保包裝和合同規定的相一直。

3.檢驗檢疫

在貨物生產加工完成之后，我們需要按合同上的要求對貨物進行檢驗檢疫。如果合同要求CIQ商檢，我們需要和商檢局進行溝通，及時安排對貨物進行檢驗檢疫，盡快取得商檢局核發的《岀境貨物通關單》；如果合同規定是做SGS商檢，我們要安排貨代及時和SGS商檢機構取得聯系，有SGS商檢工作人員做檢驗，并出具《SGS商檢證書》。

應注意在給工廠下訂單時要說明商檢要求.提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要通知工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

商檢證書是經過出入境檢驗檢疫部門或其指定的檢驗機構檢驗合格后而得到的，是各種進出口商品檢驗證書、鑒定證書和其他證明書的統稱。是對外貿易有關各方履行契約義務、處理索賠爭、議和仲裁、訴訟舉證，具有法律依據的有效證件，同時也是海關驗放、征收關稅和優惠減免關稅的必要證明。

4.安排貨代負責出口相關事宜（租船訂倉和配載）

在貨物組織完之后，我們需要及時和貨代進行溝通，安排商檢和報關事宜，還要確定船期，和貨代確定好貨物裝船的時間、地點等。以便在合同規定的時間內，將貨物安全的運到目的港。按合同的要求是在產地做商檢和報關還是在港口做商檢和報關。

①.如果跟客戶簽訂的合同是FOB CHINA條款，通常客戶會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（SHIPPING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

②.如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司買粉絲船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給買方客戶。開船前兩周書面定倉。

③.如果貨物不夠一個柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求等內容。

④.向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。

⑤.查看船期表，填寫出口貨物托運單。即可向貨運代理辦理委托訂艙手續。

⑥貨運代理根據貨主的具體要求按航線分類整理后，及時向船公司或其代理訂艙。當船公司或其代理簽出裝貨單，定艙工作即告完成，就意味著托運人和承運人之間的運輸合同已經締結.

5.投保

貨物訂妥艙位后，屬賣方保險的，即可辦理貨物運輸險的投保手續。在履行CIF出口合同時，賣方在裝船之前，應按照買賣合同或信用證的規定及時辦理投保手續。 出口商品的投保一般都是逐筆辦理的，在投保時，應將貨物名稱、保額、運輸路線、投保險別等一一列明。保險公司接受投保后，即簽發保險單或保險憑證。

通常雙方在簽定《購貨合同》中已事先約定運輸保險的相關事項。常見的保險有海洋貨物運輸保險、陸空郵貨運輸保險等。其中，海洋運輸貨物保險條款所承保的險別，分為基本險別和附加險別兩類：

（1）基本險別有平安險（Free from Paricular Average-F.P.A）、水漬險(With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A)和一切險（All Risk-A.R.）三種。

（2）附加險別。附加險別有一般附加險和特別附加險兩種類型。

6.報驗換單

在貨物運到港口后，向港口商檢局申請換《出境貨物通關單》，這需要憑產地商檢局簽發的商檢換證憑單/條到港口商檢局換證。

7.報關

貨物集中港區后，發貨單位必須向海關辦理申報出口手續。由發貨單位專業持有報關證人員備妥出口貨物報關單，連同裝貨單、發票、裝箱單（或磅碼單）、商檢證、 出口結匯核銷單、出口貨物合同副本及有關單證向海關申報出口，經海關官員檢查單證和貨物，確認單貨相符和手續齊備后，即在裝貨單上加蓋放行章。經海關查驗放行的出口貨物，方能開始裝船。這階段到海關辦理手續有四個環節：申報、查驗、征稅、放行。

一般在拖柜同時就將報關所需資料交給合作報關行，委托做商檢通關換單及出口報關。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車 公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。也可以在取得商檢局核發的《出境貨物通關單》以后，安排貨代公司進行出口報關工作。貨代公司在取的《出口貨物報關單》后要及時寄送到我公司，以便我們公司整合完善全部單據向銀行進行交單議付。

8.交接裝船

在貨物到達港口后，應該直接交接給貨代公司，有貨代公司按照事先確定的時間裝船。在海關放行后，發貨單位憑海關加蓋放行章的裝貨單與港務部門和理貨人員聯系，查看現場貨物并做好裝船準備，在裝船過程中，出口方委托的貨運代理應有人在現場監裝，隨時掌握裝船進度并處理臨時發生的問題。

9. 發裝運通知

對合同規定需在裝船時發出裝船通知的，應及時發出，特別是由買方自辦保險的。如因賣方延遲或沒有發出裝船通知的，致使買方不能及時或沒有投保而造成的損失的，賣方應承擔責任。貨物裝船后，出口方應及時地向國外方發出“裝運通知”及相關證明，以便對方準備付款、贖單、辦理進口報關和接貨手續。

裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內, 通知客戶發貨的細節,裝船通知的內容一般有：訂單號或合同號、信用證號、數量、總值、嘜頭、包裝件數、目的港代理人、船名、航次、預計開航日和預定到達日等。

10. 支付運費

船公司為正確核收運費，在出口貨物集中港區倉庫或庫場后申請商檢機構對其衡量。凡需預付運費的出口貨物，船公司或其代理人必須在收取運費后發給托運人運費預付的提單。如屬到付運費貨物，則在提單上注明運費到付，由船公司卸港代理在收貨人提貨前向收貨人收取。

11. 收取海運提單

即獲得運輸文件：

①.最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按L/C或客戶的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

②.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客戶確認的，要先傳真提單樣板給客戶，得到確認后再要求船公司出正本。

③及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。

裝船完畢，由船長或大副根據裝貨的實際情況簽發大副收據，將大副簽發的收貨單交原發貨單位，出口企業可以憑此單據向船公司或其代理人換取海運提單。

12. 制單結匯

交單指出口人（信用證的受益人）在信用證到期前和交單期限內向指定銀行提交符合信用證條款規定的單據。這些單據經銀行確認無誤后，根據信用證規定的付匯條件，由銀行辦理出口結匯。

貨物裝運后，進出口公司即應按照信用證的規定繕制和備妥各種單據，包括匯票、出口發票、運輸單據和保險單以及其它合同或信用證規定的所需結匯單證單據。在信用證規定的交單有效期內，將各種單據和必要的憑證送交指定的銀行辦理要求付款、承兌或議付手續，并在收到貨款后向銀行進行結匯。

13. 業務登記：

每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

14. 文件存檔：

所有的文件包括P/O、商業發票、裝箱單、保險單、L/C、提單和議付文件必須留存一整套以備查用。

四.工作中需要注意的問題

1.與國內的供貨商簽訂的購貨合同問題

在與國內的供貨商就報價達成意向后，買方企業正式訂貨并就一些相關事項與賣方企業進行協商洽談，雙方協商認可后，需要簽訂《購貨合同》。

在簽訂《購貨合同》過程中，主要對商品名稱、規格型號、數量、價格、包裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進行商談，并將商談后達成的協議寫入《購貨合同》。這標志著出口業務的正式開始。通常情況下，簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。

2.付款方式問題

國際比較常用的國際付款方式有三種，即匯付付款方式、托收付款方式和信用證付款方式。

①.如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。T/T付款方式是以外匯現金方式結算，由客戶將款項匯至公司指定的外匯銀行賬號內，可以要求貨到后一定期限內匯款。這種貿易方式，是一般的貿易商首選的付款方式，賣方應爭取使用這種付款方式。

②.如果是放帳(給買方一定的付款期限)的客戶，或通過銀行D/P，D/A等方式收匯等，需經理確認。此種付款方式不贊成使用，對賣方不是和有利，如果是長久的貿易伙伴可以考慮實行。

③.如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后業務員應該仔細審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客戶改證。

3.出口結匯時應注意的問題

我國出口結匯的辦法有3 種：收妥結匯、押匯和定期結匯。

①采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

②采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給國外買方付款，確認收到余款后再將提單正本及其他文件寄給國外買方。

③如果T/T收匯的，要求收全款才能做裝箱的，要等收款后再安排裝箱。拿到提單后可立即寄正本提單給國外客戶。

4.使用提單應注意的問題

船公司裝船完畢，由船長或大副根據裝貨的實際情況簽發大副收據，將大副簽發的收貨單交原發貨單位，出口企業可以憑此單據向船公司或其代理人換取海運提單。

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