04 外貿公司跟單員進行生產進度控制的程序(如果你是外貿公司的跟單員,現在發現生產進度滯后,無法按時交貨,你會怎么處理)

購單。（制作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規格型號，數量，價格。交期等要求表達清楚。采購單經審核無誤后發給供應商，并要求供應商簽字回傳。

2、訂單跟蹤：對長期合作的，信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

3、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題。

4、物料進倉：協調送貨，協調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題。

四．物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應商在必要的時候送達所采購的物料，使企業的經營成本降低。

1． 催單的方法：

（1）按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。

（2）定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統一跟催。

生產過程跟單主要是了解企業的生產進度能否滿足定單的交貨期，產品是否按訂單生產，因此跟單員要深入企業的生產車間查驗產品的質量與生產進度，發現問題要及時處理。因為生產過程跟單的基本要求是使企業能按訂單即時交貨及按訂單約定的質量交貨。所以我們要深入到生產線，查看進度，查看質量。

一．生產過程跟單的基本要求：

1、按時交貨：要使生產進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。

2、按質交貨：生產出來的產品符合訂單的質量要求。

二．生產過程跟單的流程：

1、下達生產通知書。跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。

2、分析生產能力。 生產通知單下達后，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？

3、制定生產計劃： 生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。

4、跟蹤生產進度

（1） 生產進度控制流程：

（2） 生產進度控制作業程序

（3） 生產進度控制重點： 實際進度與計劃進度發生差異，要找原因。

（4） 跟蹤生產進度的表單：生產日報表，生產進度差異分析表，生產進度控制表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。

5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6.我們再提一下有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。

如果你是外貿公司的跟單員,現在發現生產進度滯后,無法按時交貨,你會怎么處理

1、催促外貿公司加快進展。

2、安撫買家，跟買家協商調解，說明為何生產進度慢。

跟單員的工作內容

跟單員的工作流程  

一、跟單員的定義：（什么是跟單員？）Documentary Handler 跟單員是指在企業運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。（不能兼職，替代） 所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。 

二 。跟單員的工作界定： 跟單員廣泛存在于訂單型生產企業和進出口外貿企業中，跟單員的工作性質與特點隨企業的規模與性質而有所區別，但跟單員總的來說是作為業務跟單與生產跟單而存在的。 

1． 業務跟單：對客戶進行跟進。尤其是已對本公司的產品已有了興趣，有購買意向的人進行跟進。以締結業務，簽定合同為目標的一系列活動。對外叫業務員or 業務助理。 

2． 生產跟單：對已接來的訂單進行生產按排。對生產進度進行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對內叫：業務經理or生產主管or總經理助理。不管是外貿公司的跟單員，還是工廠企業里的跟單員，他們基本職責都是由“業務跟單”和“生產跟單”兩部分構成。 

三 。跟單員的工作定位：(工作性質) 跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，既進行業務跟單。因此，跟單員要： 

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。 

（2）設定目標：主要客戶和待開發的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。 

（3）傳播信息：將企業產品的信息傳播出去。 

（4）推銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。 

（5）提供服務：產品的售后服務，及對客戶的服務。 

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客戶。 

跟單員是業務助理；跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色，他們協助業務經理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要： 

（1） 函電的回復： 

（2） 計算報價單 

（3） 驗簽訂單 

（4） 填對帳表 

（5） 目錄，樣品的寄送與登記 

（6） 客戶檔案的管理 

（7） 客戶來訪接待 

（8） 主管交辦事項的處理 

（9） 與相關部門的業務聯系 

跟單員是協調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。 

因此，在小企業中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業，則代表企業的業務部門向生產制造部門催單要貨，跟蹤出貨。 

四 。跟單員的工作特點： 跟單員的工作幾乎涉及的企業的每一個環節，從銷售，生產，物料，財務，人事到總務都會有跟單員的身影出現。特點是：復雜的，全方位的。 

1． 責任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業的生命，客戶是企業的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。 

2． 溝通，協調：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產部門等許多部門的工作是一種溝通與協調。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協調能力特別重要。 

3． 做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。 

4． 工作節奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節奏各不相同，因此，跟單員的工作節奏應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。 

5． 工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷售人員的職責。對內執行的是生產管理協調。所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產運作流程。 五 。跟單員的主導意識： 什么是主導意識？就是全局觀念 你要對所處的環境，擔負的任務及產生的結果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導意識就會很強。舉例：足球隊，每個隊員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個很差的球隊。這就要有全局觀念：要不失球，要進攻，要戰勝對方，要進球。 作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們如何生產？何時完成？出來的產品怎樣？與我無關，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導意識。 有責：全局意識，責任感，對一切負起責任。 有方：有辦法，有主意，遇到問題有解決的能力 有效：有效率，有結果。 目標要達到：所有工作以最終結果，最終目標作為我們的指導思想。最終失敗了，就沒什么好說的。 總之，主導意識的你心中要裝著大目標，要有全局觀念，每個人的工作只是整個工作鏈中的一個部分。而不是以某一個人，一個部門來評定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環節涉及到的人）看成是自已的部下。（不是說你就是領導，而是要給他們布置任務，明確目標，提供條件。你的目標很明確：就是對最終結果負責。 

六 。跟單員的素質要求：（跟單員的訓練） 跟單員的工作性質與特點決定了其從業的素質要求： 

（1） 分析能力。分析出客戶的特點及產品的價格構成，以利于報價。 

（2） 預測能力。能預測出客戶的需求，企業的生產能力及物料的供應情況，便于接單，生產及交貨的安排。 

（3） 表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。 

（4） 專業知識。對所跟單的產品要熟悉。了解產品的原材料特點，來源及成分。知道產品的特點，款式，質量。便于和客戶及生產人員的溝通。 

（5） 與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。 （6） 人際關系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關系。通過他們來完成自己想要做的事。 

（7） 法律知識。了解合同法，票據法，經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。 

（8） 談判能力。有口才，有技巧。 

（9） 管理與推銷能力。對外推銷高手。對內管理行家。 

（10） 物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。 

七．跟單員的工作內容及知識，技能要求： 跟單員的工作內容主要有：外貿業務跟單，物料采購跟單，生產過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯絡跟蹤（客戶接待）。 

出口貨物跟單；（外貿業務跟進）了解基本外貿知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）。基礎外語及函電往來

2 .物料采購跟單。（業務跟進）懂營銷，懂產品。（物料，性能，使用，保養）

3 .生產過程跟單（生產進度跟進）懂生產，懂管理，懂溝通。

4 .貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關知識。

5.客戶聯絡跟蹤 （客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識： 

八．跟單員工作的重要性： 企業之生存與發展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個企業的主生命線和管理制高點。而作為訂單的跟進者——跟單員的工作跨越了企業運作的每個環節，它是企業內各部門之間及企業與客戶之間相互聯系的中心區紐和橋梁，是一個企業的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證： 跟單員工作部門關聯圖： 跟單員：對外：業務部門

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