04 外貿跟單員的工作特點主要表現(國際商務單證員工作特點)

，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

(9)交貨方式的審查

運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。 注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運(趕銷售)，我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步：

1. 寄目錄，樣本;

2. 準備樣品：

(1) 工廠現有的款式

(2) 新款

(3) 客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，要做到：

(1) 有完整的產品資料，主動進行宣傳。

(2) 新品的成本，價格要進行核算。

(3) 新品的制作要留有實樣。

(4) 客戶的來樣要保存好原樣。

三、形式發票

PROFORMAIN VOICE 買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別于正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。(收貨人，合同號，形式發票號，開出日期)。 產品信息 (品名，數量，價格，交貨期)。合同條款 (價格條款，付款方法)。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：

1 .單價條款要明確 (FOB、CFR、 CIF)

2 .交期要明確

3 .付款條件要明確 (L/C, T/T)

四、出口貨物跟單的基本程序

出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。 只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿易往來?開證行的資信?公司審開證人和受益人對否?L/C的貨物和金額與合同是否相同?裝期?特別條款?

改證：審證后發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。首先， 出貨裝柜。跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A. 貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 ;40’ 58 – 61 立方/22.5噸 ;40’H 68 –71立方/27.5噸。

B. 制作裝箱單：裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C. 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環節。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。要在L/C的有效期內將單據送交銀行。 出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。 單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

五、進口貨物跟單的基本程序

就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。

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國際商務單證員工作特點

國際商務單證員指在國際貿易結算業務中，根據銷售合約和信用證條款從事審核、制作各種貿易結算單據和證書，提交銀行辦理議付手續或委托銀行進行收款等工作的人員。

外貿單證員的工作貫穿于進出口合同履行的全過程。單證員以外貿單證處理為核心，是外貿企業必備的基礎性人才。其工作具有量大面廣、時間性強、工作要求高的特點，應具備專業知識、專業技能和嚴謹的工作態度等基本條件。單證員的素質直接影響外貿企業整體的工作質量，因此應了解商品知識、加強協調能力、增強服務意識、培養 團隊精神 ，以不斷提高自身素養，全面提升綜合素質。

外貿單證員(DocumentationSpecialistofForeignTrade)，是指在對外貿易結算業務中，買賣雙方憑借在進出口業務中應用的各種單據、證書來處理貨物的交付、運輸、保險、商檢、結匯等工作的人員。外貿單證員是外貿企業開展業務的基礎人才，主要工作有審證、制單、審單、交單和歸檔等一系列業務活動，它貫穿于進出口合同履行的全過程。

一、外貿單證員的工作特點

(一)量大面廣

在我國的外貿企業中，外貿單證部門的人員配備十分有限，一名單證員往往要負責跟進多名外貿業務員的業務單證，在每天有限的時間內同時處理多筆進度各不相同的業務單據，工作量非常大。在處理每票單據的過程中，單證員需要完成與業務員、跟單員、財務以及客戶、貨代、報關行、銀行、辦證機構各方面的溝通協調工作，由此可見涉及面之廣。

(二)時間性強

單證員在每個業務操作環節都有時間上的嚴格要求。以出口信用證作為結算方式為例，單證員需要及時催證、審證，若發現信用證與合同不符，要在最短的時間內退回開證行要求改證;因信用證對最遲交貨期有具體要求，一定要提前租船訂艙，把握好截關、開船時間，確保按時送貨并及時制作報關資料安排報關，同時還需考慮到進行必要商檢的時間;貨物裝船后，應盡快核對好提單，并發裝船 通知 給進口商;若信用證有要求辦理一般原產地證書或普惠制原產地證書，都可以在裝船日之前網上辦理，若普惠制原產地證在提單簽發日期的7天后辦理，則需辦理后發證，手續相對麻煩;保險單的簽發日期既不能早于報關單日期，又不能晚于提單簽發日期;所有單據正本齊全、反復審查無誤后要在信用證規定的交單期內盡早向銀行提交單證，如果銀行審單出現不符點，還能有溝通修改的補救機會。只有把握好時間這條主線，才能分清輕重緩急，高效地完成單證工作。

(三)工作要求高

高水平的外貿單證不僅能保證貨物按時按質按量運出，又能確保及時收匯，所以對制單人員的要求很高。外貿單證員不僅需要扎實的國際貿易理論知識和專業外語知識、嫻熟的計算機操作能力，更需要有良好的溝通協調能力、高度的責任心和嚴謹的工作態度，能夠不斷地提高、完善制單技巧，具備獨立處理變化多端單證的能力。

二、外貿單證員的作用和崗位及人員現狀

(一)外貿單證員的作用外貿最大的特點就是單證交易。

制作一套合格的單證，是外貿實務中很關鍵的工作。在國際貿易實施過程中，合同、定單、報關、報檢、運輸、倉儲、銀行、保險等各個環節，無一不是通過各種單據憑證來完成。單證如此重要，以至于外貿行業中專門派生出一個職位叫“單證員”。以往一些中小外貿企業為了節省成本，把單證工作交給業務員或者財務部制作，經常會因制單人員缺乏專業單證知識造成單據不符，直接影響外貿企業及時安全收匯。越來越多的外貿企業意識到單證環節設崗定人的重要性。單證員的出現是外貿行業中分工趨向細化的具體表現，它劃清了外貿企業各崗位的權責界限，使復雜的外貿流程變得簡單化、標準化。

(二)外貿單證員的崗位及人員現狀由于受美國經濟衰退和持續蔓延的次貸危機，以及人民幣升值、出口退稅率下調等國內外多重因素影響，2008年中國對外貿易出現了下滑趨勢，部分外貿企業出現工廠減員、減產等現象。

但在這次全球性的經濟危機中，中國經濟的表現好于一般國家，2009年貿易額下降了17%，好于業內專家預測的2009年世界貿易額下降幅度超過30%的水平。中國在2009年成為全球第一大出口國，占全球出口份額的比重超過9%。因此外貿人才的需求量將進一步增大，其中以單證員尤其突出。據有關部門統計，廣東省國際商務單證人員需求量達20余萬人，浙江省的國際商務單證人才缺口達15萬人，上海市2010年國際商務單證員人才缺口將超過15萬人，江蘇省單證員需求達17萬。可見單證員崗位的人才短缺問題相當突出。

單證員操作技能的高低直接關系到外貿業務結匯的時效和成敗，從業要求較高。而現有的從業人員中，通過在實際單證操作過程中自己摸索的人居多，許多是在企業傳統的“師徒傳幫帶”方式下進入角色的，缺乏對單證知識的系統學習，企業又很少提供培訓機會，所以出現部分企業單據制作水平低下，造成不必要的經濟損失。近年來，國際商務單證員資格認證證書開始受到越來越多用人單位的認可和求職者的青睞，但經過專業培訓、持有該專業證書的現有從業人員卻不到10%。外貿單證員隊伍的整體素質亟待提高。

三、外貿單證員應該具備的基本條件

隨著我國擁有出口自主權的企業大幅增長，外貿單證員的需求量增大。但一些企業在招不到專業單證員的情況下，錄用一些非專業人員倉促上崗，增加了企業的風險系數。外貿單證崗位應該具備以下基本條件：

(一)專業知識—知道要怎么做

單證員必須掌握系統的外貿知識、單證知識、外語知識，善于學習更新知識。在扎實的外貿專業知識基礎上，還應清楚企業的運作流程，了解產品知識、生產工藝流

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