04 貿易公司會計助理工作流程(外貿業務部工作職責及流程)

由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風，都在體現著整個公司的文化。

再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿部門的溝通交流間接地理解了公司的運作，文化。公司的產品及服務是通過外貿部門的工作推出去的，同時客戶的各種信息也是通過外貿部門的分析研究后轉達給公司內部其它部門的，故在這點上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶。

基于這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應有原則，但又能靈活處理事情，做事認真負責，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見(無論好的或壞的)，對于突發事件的發生，要能鎮靜處理，有溝通能力，工作協調能力，工作組織能力及能承受工作壓力。

在本部門內各位員工之間要充分合作，互相協調，工作任務分配明確，工作要有序，堅持按照規范的業務流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發生，爭取創造一種活潑，輕松的工作環境氛圍，但在工作上又不失其嚴謹的一面。

外貿部門有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生產部門及其它部門為基礎的。在工作中要能同本公司其它部門進行積極有效的溝通。處理事情方面應就事論事，以第一時間處理事情為原則。

二.外貿業務部門的工作流程

1) 外部

2) 內部

3) 所需資料表格

4) 工作要求

(一).外部的聯系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心， 同報關公司的聯系，同運輸公司的聯系，同倉庫的聯系，同銀行的聯系，同船公司的聯系，同各級配件供應商的聯系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各個環節之間要安排仔細。工作不能斷層，

(二).內部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購部，生產部，等其它部門，從主要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通交流的方式來完成工作任務的轉達，協助生產部，采購部等其它部門完成訂單。細致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉化成實際的貨物。故外貿部門最主要的工作方式是：如何能進行有效的溝通。協調各方面的聯系。及進行有序，有效的

工作安排。它以其它部門為基礎，又起到組織其它部門的作用

(三).外貿業務部門的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯系廣，要求用一定的資料表格來規范部門的工作。做到各種信息都有記錄。

1) 樣辦單：(SAMPLE FORM)。樣辦在業務中有著不可忽視的重要性，如果客戶要求打樣辦，要填樣辦單，樣辦單經外貿主管或經理確認后，送生產部一份，樣辦單業務部存一份，交會計一份，樣辦單填寫一定要標明所有的客人要求細節。樣辦要比客人要求多做一個，留存業務部，以便客人確認后按照樣辦生產大貨。

訂單落實后，如有條件(公司主張)，每張訂單都要打板確認。跟單員要讓供應商在生產大貨之前，根據訂單要求打樣確認，以確保各個配件的質量和交貨期，確認樣辦無誤后再通知供應商生產。

2). 報價單：(QUOTATION FORM)，同客人面談時，價格可以馬上確定，但在業務聯系中很多時候要用到報價單，報價單填寫要標明產品所有細節，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單由主管或業務員留存。

3). 形式發票：(ProformaInvoice or P/I)，這是客人確認訂單后開給客人的訂單書面確認形式。發票中要求標明所有合同要件，包括：價格，數量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客人嘜頭等。經部門主管或經理確認后要讓客人簽字確認回傳，業務部存一份，送會計一份，以便查賬。

4). 成本分析單， (COST ANALYSE FORM)。在報價階段，業務員要做好本詢價的成本分析(大概)，在訂單確認后要重新進行詳細的成本分析，如果利潤低于部門規訂的百分比后要請部門主管或經理確認是否可以操作，如在規定的利潤范圍內，則業務員可馬上操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做統一規定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門主管或經理的同意。通常規定：部門操作時，利潤如低于5%，則需要征求總經理的同意。因為客人要求不同，數量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同對低于常規利潤的訂單需要進行評估。

5).生產加工單：(ASSEMBLING FORM)。在訂單確認后，要根據同客戶所簽合同，把客人的要求轉成易于生產加工的形式。上面要列明客人對訂單的具體要求。每個細節都要有注明。特別是交貨期及對質量的控制。生產加工單打印后要給主管或經理確認。簽字后下發到生產部。如有可能。公司要求每次下發生產加工單時。要召集相關部門主管開小會，由負責這些訂單的業務員再次向其它部門講解訂單詳細要求。做到每張訂單，相關的部門都能充分了解。這樣在以后的工作中如一個部門有所失誤，其它人也可給以指正。開會時要求主管參加，做到再次對訂單的核對，如跟單(采購對訂單理解有所偏差時可及時指出)。

6). 采購單：(PURCHASE ORDER 或P/O)，這里主要指根據訂單要求采購一些所需配件。主要是發到配件供應商處。要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細講明。質量要求及交貨期。特別注明質量要求及交貨期。采購單要經主管審核后再傳真給供應商。每次傳真的采購單要求供應商簽回作實。

7).驗貨報表(INSPECTION FORM)，公司要求每個跟單或主管要對每次訂單進行抽檢，包括對配件的檢查，中期驗貨及最終驗貨。驗貨時要求照單驗貨，如有任何凝問請及時通知主管或經理，以便及時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況，主管也有責任詢問每張訂單的情況。

8).財務跟蹤單：(ACCOUNT FOLLOW-UP FORM) 。公司要求會計部門要有明確的訂單財務記錄。

包括：1)訂單訂金/尾款詳細的記錄。

2)各訂單配件的帳款項明細資料。

9). 裝箱單：(PACKING LIST ) 。每張訂單要根據客戶的包裝要求做一份包裝明細單。此單在貨做完驗貨無誤后要發給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。

10). 其它文件： 外貿部可能要接解到的文件還有：信用證(Letter of Credit or L/C), 提單，C/O 產地證，報關單，訂艙單，商檢單，海關發票，許可證(配額)等。

11).公司要求每張訂單的全部資料夾入一個資料FILE,包括此張訂單涉及到的所有資料,供應商情況和配件。

工作要求:

外貿部門不是一個獨立的部門它是基于生產部基礎之上的一個協調溝通的部門，需要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。

1). 采購部，外銷部門經常會碰到客戶問價格的情況，有的是產品比較熟悉的，可以馬上報價;有的則不能一時馬上報價，這時需要同采購部溝通，以了解成本構成等價格因素。此外有時客人會在價格上不作讓步，需要生產工廠多做一些讓步，這時要同主管或經理講明后聯系采購部爭取有所降低(指成本方面)。因此需要外貿部門的人員要能與各部門相處融洽。

2). 生產部，及時了解生產安排情況。如有新訂單要及時同生產部溝通，以便安排訂單生產;在特殊情況下(指客貨較急的情況下)，同生產部協同操作訂單安排。一個基本原則是平常不允許外貿部門過多過問干涉生產部的安排。

基本特點和工作規范：

1)外貿工作周期長，工作隱性強，很多工作平時看不到成效，需要時間的積累 和堅持，通常半年或更長時間才能看出效果。

2) 工作方式上：要求與工廠工作同步，但是公司給予一定的自由度。因為可能外出會客/接客，找樣品/樣辦,看樣辦/樣品，考察工廠(配件生產或加工)

3) 部門上班時間為：8：00-12：00 1：30—6：00， 通常不加班(特殊情況例外，比如周末出貨)

4) 公司給外貿部門主管一定的處理事情的特權。主要是指：價格方面在利潤允許范圍內可以當機立斷;交貨期方面可以根據實際情況接受客人短于常規的交貨期等，有效地去解決問題，爭取訂單。

5) 外貿主管可以有相應的活動經費。指外出請客吃飯等

(但只適合在一定的范圍之內)。

6)公司給外貿部門車輛方面的方便，可以及時調用公司交通工具。

7)外貿部門在傳達有關訂單信息時，要求指令明確不能含糊不清。

8)每期新產品一定要拍照整理存檔。圖象大小統一，格式統一，能直接上傳網 上使用。

9)公司網站設計要具有時代特性，英中文，簡單明了，主要要突出產品。網上產品要及時更新，維護由外貿部門專人負責。

10)外貿部門要整理一份報價單，應明確單價的上下浮動范圍。以便能隨情況掌握，不至被動。

11)公司有專有電話線及傳真線給外貿部門。傳真線分線安裝。

12)部門資料要整理清晰明了。分類歸檔。如給客人報價資料，要按客戶分類歸檔，以便到時查驗。

13)信息要及時處理，當天的信息爭取當天處理完畢。當天詢價要當天回復。14)按照合同要求，按質按量交貨。此處外貿部門有權威性，不得遷就其它部門的意見。

15)在同客戶溝通每一環節中，要把握服務做到前面的原則。

16)主管的指令要明確。

17)辦公室區不準打私人電話。

18)辦公室區不準吸煙。(如有客例外)

19)辦公時間不準上網聊天。

外貿部門人員配備，工作權限及崗位職責

1) 人員要求

2) 主管

3) 會計

4) 助理員

5) 采購

外貿部門的人員要求少而精。如部門人員暫時不夠，寧愿多花時間找合造人員，也不勿忙找人頂替所缺職位。

部門要求人員性格：誠實，勤奮，活潑，開朗有合作和團隊精神。

經理 ：

1) 主要負責本部門的長期規劃，帶領本部門人員開辟市場。

2) 負責對主管的直接領導。

3) 負責抽查部門訂單情況。

4) 負責公司部門的抽象業務規劃。

5) 參加展覽會，接觸客戶。

6) 對一些較復雜的情況作出斷定，指示主管如何操作。

7) 經常檢查部門訂單進展情況。

8) 定期或不定期抽查部門賬務情況。

9) 負責主要的問題處理，不直接于涉部門主管下達的有關訂單任務。

10) 主要負責對部門主管及部門會計的領導。有權過問部門的各項事務。但如有異議可直接同部門主管商談。

部門主管

1) 負責協助經理開拓市場。

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