05 外貿不能如期交貨如何處理(國際貿易)

份,另一份交稽核。

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對樣品處理

(一)出貨樣品:營業助理必須取得并切實負責驗貨無誤后予以自行保管或予補樣。

(二)收到工廠新樣品,呈閱主管經理后,應附廠商住址、電話及負責人姓名及價格資料即送采購部有關科長編資料。

(三)承辦助理收到新樣品,應從速送采購部,如獲訂單,可得獎金。

(四)有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列于樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應改填經理名。

(五)如需向商業部門借出樣品時,應填寫"樣品外借申請單"連同彩色照片呈總經理核后方可借出。

(六)如有不可陳列的印刷盒,由承辦助理于出綱SMPL上注明"不可陳列"字樣,先交管制中心銷案后,再由管制中心送交承辦助理保管。

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注銷國內訂單

(一)營業助理向裝押助理簽收"營業部訂單貨款支付核準單"須詳細核對單價、數量及扣款事項并作付款記錄后交管制中心核對,無誤后簽名呈閱經理,并將原國內訂單底上予以注銷。

(二)凡有退關稅或退貨物稅的工廠在未結關前請款一律保留50%(包括送倉庫貨)，如工廠急需貨款,亦應先開來保證票。

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接到報價單與國內訂單

裝押助理收到由營業助理轉來的報價單與國內訂單時,應核對報價單與國內訂單上包裝、數量是否完全相符,如發生錯誤或有疑問時,應即與營業助理協調或請示主管經理如何處理。

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簽收L/C影本

(一)押匯科長收到L/C后,即影印一份送交營業經理簽收,再轉交營業助理核閱并在存檔的O/C上登記L/C號碼,S/D、V/D以及金額后,交裝押助理。

(二)L/C可能發生的問題如下:

1.收到L/C時須先核對總金額、數量、單價是否正確。

2.收以L/C當天時,如距有效日少于三天,即須向主管經理提出。

3.通常L/C是可分批,如不可分打,須向主管經理提出。

4.如由本地無直接船可到達的港口,須看L/C是否可以轉船,如不可以須請示主管經理,必須特別注意出口港不能指定為本地港口。

5.核對受益人全名、地址有無錯誤。

6.核對交易條件是為FOB、CIF、C&F是否相符。

7.L/C內容有無錯誤字。

8.有無規定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。

9.如同一富戶有數張L/C時須看有無規定可予合并。

10.如L/C直接由國外客戶寄來,而未經銀行登記,須即請示主管經理是否送銀行核對其簽字是否符合。

11.如遠期付款的L/C應查看利息,是否由買方負擔,如否應即請示主管經理。

12.如有怪異字眼,或條款有違常理者,應即請示主管經理。

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裝船通知單

(一)依照國內訂單的規定交貨日期一個月至一個月前開始作業,由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯系后填寫裝船通知單。

送貨柜場者:共四聯

第一聯:

寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業助理簽字后再送收發。

第二、三聯:

(1)寄有關外務員,在第二聯上填妥確定出貨日期、凈重、毛重、才積、未能如期交貨原因后寄回經理,再交裝押助理協調安排出貨。

(2)如每一ITEM超過,美金5000元者,第二聯交有關科長,第三聯仍寄交外務員。

第四聯:裝押助理存查。

貨送倉庫者:填"送倉裝船通知單",共二聯

第一聯:

寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業助理簽字后,再送收發。

第二聯:

裝押助理存查。

如重要訂單未能如期交貨,得填寫"重要訂單逾期追問單"交有關科長協助處理。

(二)如國內訂單規定收到L/C后才通知生產者,收到L/C當日即在裝船通知單上注明"L/C已收到"，船期通常以S/D期限前三星期為宜。(彈性應用)

(三)如國內訂單規定須等樣品確實通過才生產者,當收到客戶確認函電時,由營業助理填寫確認函交工廠,并將留底聯交有關裝押助理簽收,并在國內訂單裝運聯上登記后,再交回營業助理,以便安排船期。

(四)如出口美、日地區,應將經濟部商品檢驗局的原料來源加工處所切結書空白數份填妥,可隨同第一聯裝船通知單寄往工廠或交外務員蓋章填寫后寄回,才回經濟部商品檢驗局申請產地證明書。

(五)需確實注意出口貨品是否含有須辦退稅進口零件,協調報關行后與有關工廠辦理手續。

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催貨

(一)送貨柜場的裝船通知單發出后一星期內如無回音交貨,應該會同營業助理向工廠或外勤業務人員催貨。

(二)退稅資料寄來本公司時,應先告知工廠填明承辦人姓名,否則經常很多助理有同一家工廠的貨,退稅資料往往誤傳,而發生工玫不能退稅的麻煩。

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收到倉庫送來的進貨單

(一)裝押助理收到進貨單應即核對，對所列的嘜頭、數量、包裝情況表是否與國內訂單符合,如需更正即刻通知倉儲科長處理。

(二)收到進貨單后,需通知助理前往倉庫驗貨,并制訂"萊部訂單貨款支付核準單"。

(三)如未通知送貨柜場而擅自送來倉庫者,應扣運費。

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簽訂S/O

(一)依據出貨明細表及國內訂單裝運聯所示大約材數計算體積重量。

(二)向擬裝運的船公司或報關行查是否確實簽到S/O。

(三)船期如有提前或延后,應立即與工廠聯系務必配合。

(四)打S/O時須查核是否每張均打,如有漏打,應即時補上,以免報關行在船公司重打,浪費時間。

(五)簽S/O的時間應提早一星期或兩星期,或事先以電話與船公司聯絡訂船位。

(六)如裝整臺貨柜時,必須貨物實際重不可超過船公司所規定的重,如超過時應請示主管經理處理。

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結關前工作

(一)如由他庫裝貨柜出貨者,應提前將出貨明細表一份交倉儲科科長,以便送貨。(貨未到或尚未驗貨,應在明細表上注明)

(二)(如由倉庫出卡車者,須在結關前二天將出貨明細表交押匯科長,以便及時通知卡車,貨未到或尚未驗貨必須在明細表上注明。

(三)須密切注意倉庫出貨時間、車號、嘜頭、數量及送貨地點,確定時應即通知報關行。

(四)于船期結關前一日,確定出貨明細表的正確項目、數量,如所出的貨有配件印刷工廠者,須于出貨明細表上注明。

(五)打PRCKING LIST六份,并于其中三分抬頭改成INVOICE并于其上注明每家工廠正確全名,統一編號、發票號碼,交營業助理核閱。并填寫出口登記本四聯,第五聯(財務)連同PACKING LIST三份INVOICE二份送交押匯科長蓋章后,連同退稅資料交報關行,一份交會計科長,其中另一份INVOICE自行留底。

(六)出口登記本上所列規定送件日期及預計入帳日期,應填寫結關后七天,如有遲延應寫原因。

(七)送貨當天早上必須聯絡工廠確實出貨時間、卡車號碼及到達時間,確定時立即通知報關行。

(八)結關當天如有未能確定工廠出貨把握者,須立即修改資料,將該綱報關。

(九)貨如未依時間送達,所發生海關費用及規費應有記錄,并于簽訂單支付核準單時填上應扣數目,注意請款時扣除。

(十)裝押助理如當日有結關的貨,須所有的貨到達確實報關完畢,才可下班。

(十一)裝押助理必須待進貨柜場的貨確已送達無誤才可制"營業部訂單貨款支付核準單"。

(十二)工廠的出貨發票要開送貨當天的日期、配件，如分批出貨,亦需于每一次出貨(磅貨)即開來當天的發票,不可延遲于送貨。

(十三)工廠如在貨未結關前,即已送達貨柜場,而有需退貨物稅或關稅者,請款時一律暫時保留50%,并于貨款支付核準單上注明此點。

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結關后工作

(一)裝押助理須查詢報關行及船公司,貨是否確實出口無誤,如確實無誤,將出口明細表一份交會計,另一份送管制中心,并將營業部訂半日貨款支付核準單交營業助理。

(二)催CBC必須確實于結關次日取得,除非以錯單出口者,須隨時催報關行,最遲須于一星期內取得,否則須向主管經理報備。

(三)于CBC到達后,如要辦理經濟部產地證明書,須附上INVOICE一份,工廠已蓋好章的原料來源加工切結書一份及CBC副本一份送交報關行,以便辦理產地證明。

(四)在拿B/L前須將S/O留底正確無誤一份交報關行,以便到船公司拿B/L時核對。

(五)在收到B/L時立刻核對材數與運費與內容有無錯誤是否符合。

(六)B/L如須預付運費,應會同營業助理填妥營業部雜費支付核準單交有關會計,如經理不在,為爭取時效,可憑裝押助理簽名,即送會計付款,事后由會計送給經理、副經理、助理補簽。

(七)將文件備妥,待文件齊全后,將全套押匯文件另加出貨明細表INVOICE,B/L各一份連同出口登記本第三聯(稽核)第四聯(押匯)交押匯科長,將必要文件轉送銀行押匯,出口登記本第三聯由押匯科長轉送稽核,時間由結關日起不得超過七天,如有延誤需寫原因,并須扣各經理利息,并處罰裝押助理。

(八)押準文件存檔聯及寄交客戶，聯經由營業助理呈閱主管經理后，分別寄出并在存檔聯上注明"歸檔

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