05 貨物裝運情況外貿函電寫作(外貿跟單員的工作內容)

五、生產跟蹤：

（生產過程跟單）要掌握生產過程跟單的基本要求

生產過程跟單的流程：生產過程跟單主要是了解企業的生產進度能否滿足定單的交貨期，產品是否按訂單生產，因此跟單員要深入企業的生產車間查驗產品的質量與生產進度，發現問題要及時反饋。因為生產過程跟單的基本要求是使企業能按訂單即時交貨及按訂單約定的質量交貨。所以要深入到生產線，查看進度，查看質量。

國際商務英語考試的國際商務英語等級考試（中級）培訓方案

一、本方案依據國際貿易業務主管人員工作內容分析結果編制，是國際商務

英語等級考試（中級）認證培訓的依據。

二、培訓可采用面授、案例分析、實務考察、自學等四種形式，各地培訓中心可視培訓對象情況組配使用。

三、各地培訓中心應根據學員基礎，以課時分配結構為基礎合理調整課時規模與結構，以取得良好的培訓效果。

通過本課程的學習，學生能較好地掌握國際貿易各環節（建立業務關系、詢購、報價、訂購、確認、保險、包裝、運輸、付款、合同談判、索賠與仲裁等）往來函電寫作知識，包括常用貿易英語詞匯、短語及表達方式，同時鞏固所學國際貿易專業知識與技能；能正確熟練地撰寫國際貿易各環節的往來英語函電，達到格式規范、英語表達清楚正確、措辭得當符合進出口業務的習慣，并能準確地翻譯中英文外貿函電。因此，應試者需掌握以下內容：

一、能用英語獨立撰寫外貿業務信函

二、能掌握外貿操作流程中的有關環節－包裝、裝運、付款、保險等

三、能看懂外貿合同，熟悉其中主要條款

四、能看懂外貿單證的內容

五、能用英語進行日常及商務活動的會話

六、聽懂貿易會話

單元 標題 重要內容 教學活動 課時 第一部分 1 建立業務關系 建立業務關系

建立業務關系方面信函 介紹如何尋求商機及建立業務關系信函的寫作 4 2 詢盤與報價 詢盤、回復、報盤

首次詢盤信函的一般內容及結構 講解詢盤的商談內容 4 3 訂購與確認 訂單及訂單的主要內容

正式定單及無正式訂單的訂購信函

寄送訂單及訂購信的一般內容 討論訂單的種類及內容 8 4 支付 外貿業務中的幾種付款方式

信用證在外貿業務中的意義及其種類

信用證付款方式來往信函的基本內容 著重討論信用證方式 8 5 保險 外貿業務中的一般保險知識

買賣雙方就保險問題交換的信函 強調在外貿中保險的重要性 8 6 包裝 包裝的種類及作用

買賣雙方就包裝問題交換的信函內容 學習有關包裝的內容及信函 8 7 裝運 外貿業務的主要運輸方式

買賣雙方就貨物裝運來往信函的一般內容 主要講解裝運方式及樣函 8 8 銷售合同的談判與簽訂 合同談判的四大程序

合同談判往來信函 重點學習談判程序及其往來信函使用 8 9 信用證的審核與修改 信用證的主要內容及其審核與修改 學習信用證的主要內容及其修改 8 10 索賠與仲裁 索賠及仲裁程序、方式等 學習索賠信函，了解仲裁方面內容 8 第二部分 中級商務英語聽力 國際貿易各環節的聽力訓練 貿易各環節的聽力練習 8 第三部分 中級商務英語會話 國際貿易各環節的會話 談論國際貿易各環節 8 總計 88

美國人見面禮儀以及他們認為不禮貌的行為和語言？

美國人見面時，不一定會握手，只要笑一笑，打個招呼就行了，即使是第一次見面，而中國人則視握手為一個基本禮節。但在中國握手并沒有太多的限定，而美國人握手是有一定禮節的。例如男女之間，女方先伸出手，若女方無握手之意，男子就只能點頭鞠躬致意；長幼之間由長輩先伸出手；上下級之間，由上級先伸出手；賓主之間由主人先伸出手。而且握手時應注視對方，并摘下手套，否則會被視為不禮貌。在美國，人們見面時喜歡直呼其名，這是親切友好的表示，縱使交談之初可能互相用姓稱呼，但過一會兒就改稱名字。而在中國，人們很喜歡被稱為某某經理，某某總裁，因為這是身份與地位的象征。但在美國，人們很少用正式的頭銜稱呼別人，正式的頭銜只用于法官、高級政府官員，軍官，醫生，教授和高級宗教人士。值得注意的是，美國從來不用行政職務如局長、經理、校長等頭銜來稱呼別人。另外，在與人交談時，切不可談及個人的私事，諸如年齡、婚姻、收入、信仰等等。看到別人買的東西不可問其價格；如果看到別人回來，也不能問他去哪兒了或者從哪里來，否則就會遭人厭惡，美國人常用“鼻子伸到人家私生活里來了”這句話來表示對提問人的輕蔑。而在中國，人們對個人隱私的界限遠沒有這么深刻，人們并不會在意別人對自己的生活作一般了解。但在中國人與美國人打交道時，在中國人看來很普通地問對方一些家庭情況，美國人就很可能認為你侵犯了他的隱私，別有用心，一樁生意很可能就這樣泡湯了。

1.禮貌地提出請求

Brown和Levinson在他們的禮貌原則的理論中指出，請求言語行為在本質上是威脅面子的行為(即face threatening acts，簡稱 FTA)。請求/要求與禮貌在本質上是相斥的，因為如對方要對請求/要求作出接受回應或有所行動，就必然要蒙受一定的“損失”。為了使這一本質上讓對方受損的行為更易于被接受，并保護對方的消極面子，通常需要選用比較客氣、比較婉轉的表達方式，實際上也就是比較禮貌的方式。例如：

(1)We should be grateful for your trial order.

(2)It will be highly appreciated if you will let us have your best firm offer.

(3)If you agree to have the goods in two equal lots, please let us know so that we can make arrangements ac買粉絲rdingly.

(4)Should, by chance, your 買粉絲rporation not deal with the import of Electric Goods, we would be most grateful if this letter 買粉絲uld be forwarded to the 買粉絲rrect 買粉絲rporation.

以上例句都是寫信人向收信人提出請求，并希望實現有益于自己的目的。例（1）和（2）是外貿函電中常用的表達期待對方法答復的結束語，例（1）期望對方下試訂單，例（2）期望對方報最優惠的實盤；例（3）中寫信人請求對方允許將貨物分成等量兩批裝運；例（4）中寫信人請求對方將信件轉交有關經營電器用品的進口公司。這些表達都是寫信人在請對方做額外的、對自己有利的事情，超越了收信人的義務范圍，收信人無需承擔所請求內容的責任，所以寫信人就采用了委婉的口氣，其目的是避免使用直接請求來行使直接強加力(direct imposition)，即沒有把自己的意志強加于聽話人，維護了聽話人的“面子”，比使用直接語言行為顯得更有禮貌。

2.禮貌地表達拒絕

外貿信函中的“拒絕類信函”無論如何措辭，傳遞的都是令人不快的信息，其本質是不禮貌的。如拒絕對方還盤、拒絕續訂單、拒絕修改信用證、拒絕理賠等。拒絕類函電的目的是拒絕寫信人的要求，寫信人為受損的一方，所以函電中的“利益——損失”關系是不平衡。因此，在拒絕對方的要求時，為了不使對方難堪，或者最大限度地減少有損于對方的表達，回復函電要盡可能地間接地表達拒絕，使收信人在遭受拒絕的同時感到尊重，降低對收信人“面子”的威脅程度，甚至在一定程度上對收信人的“面子”有“益”。例如:

(5)Instead of 15% rection on underwear, we suggest a rection of 8% on all lines on order for US$3,000 or more.

例（5）的字面意思是告知對方可對3000美元或者超過3000美元的訂單中的所有產品降價8%，而不是就內衣一種產品降價15%，而實際“含義”是一種“拒絕”和“威脅”：不完全接受對方的降價要求，同時告知對方訂單的總金額不能低于3000美元，否則對于訂單中所有產品8%的優惠無效。這句話充分體現了“利益——損失” 的平衡關系，拒絕了對方的降價要求并提出補救措施，一方面有“益”于對方的“面子”，另一方面寫信人也避免了過分顧及對方的面子，使自己蒙受不必要的的“損失”。

3.禮貌地表示不滿

批評、警告、指責、責罵等言外行為的言外功能與社會功能互相沖突，本質上是不禮貌的。要使本質上不禮貌的信息被接受并實現預期的交際目的，對禮貌的要求就相當高，必須采取恰當的禮貌策略。Leech（1983）在解釋“諷刺原則”說：“如果你不得不得罪別人，至少你要用一種不公開違背禮貌原則的方式，而讓聽話者通過會話含義間接地得出你的話語的真正意思。”在國際貿易實務中，未按約定開立信用證、裝運、付款等會招致對方的不滿情緒。但在函電中表達不滿時，寫信人常常借助于間接語言行為禮貌地表達隱藏著對面子威脅的話語，避免直接的沖突，同樣實現了預期的交際效果。

在Urging Immediate Shipment(《外貿英文書信》諸葛霖，2000)的函電中，函電開頭部部分通過使用“We wish to invite your attention to…”提醒對方信用證就要過期了，寫信者的實際意圖是表達對沒有任何裝船消息表達不滿；然后陳述銷售旺季將至，買方急需貨物，禮貌地說明催裝的原因；接著用“We shall be very much obliged if you will effect shipment as soon as possible.”要求盡快裝運，從而能夠“enabling them to catch the brisk demand at the start of the season.”；最后用“We would like to emphasize that any delay in shipping our order will undoubtedly involve us in no small difficulty.”來警告對方延遲裝運會造成的嚴重后果。因為“警告”有損于對方的“面子”，函電陳述了寫信人客觀上可能面臨的困難處境，使對方理解發出“警告” 的原因，在一定程度上照顧了對方的積極面子。

催促立即裝船函電的“含義”是買方對賣方有可能延遲裝運的批評或指責，目的是敦促對方立即裝運。但在實際函電寫作中，買方并不是一味的直接表達自己的不滿情緒，而是采用間接言語行為淡化指責的強硬性和直接性，使得指責的意思表達間接化，把不滿的信息包含在敘述的過程中，讓收信人自己理解問題的嚴重性，從而使發信人避免赤裸裸地指責和批評，從而降低對積極面子的威脅程度。

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