06 對外經濟貿易大學校園網登錄(電大金融專業課程)

>摘要檔案是科學知識的寶庫、是文化的積累和沉淀，是統計分析的第一手資料，是研究決策的權威

依據。隨著計算機技術在檔案管理領域中的廣泛應用，檔案系統的通用性，靈活性、可擴展性

成為最關注的問題。本文提出了動態檔案結構的概念，系統沒有固定的檔案數據庫文件、數

據庫結構和數據庫類型，在運行過程中根據使用單位的需求動態生成檔案結構，實現了在一

個數據庫字段內存取任何類型電子文件，并自動從數據庫提取、識別和運行電子文件的方法，

實現了檔案管理系統軟件的通用性，具有良好的應用推廣應用價值。

關鍵詞檔案管理；通用性；動態管理；電子檔案

建立基于計算機網絡的檔案管理信息系統，形

成一個現代化的集檔案數據采集，加工、存儲、檢

索、輸出和發布于一體的檔案數據處理中心，是實

現各單位檔案信息管理標準化和現代化的前提條

件，是提高檔案管理效率、提高檔案服務水平的根

本途徑。“通用檔案信息管理系統”軟件的研發促

進了檔案管理部門以新的觀念、新的制度、新的模

式與手段開展檔案信息管理工作。軟件實現了檔

案信息管理電子化、網絡化，增強檔案管理的科學

性，規范性和易操作性，改變了傳統繁瑣的檔案管

理模式。該軟件的通用性設計避免了各類型檔案

系統的重復投入開發，具有良好的應用推廣價值。

1 系統的需求分析

“通用檔案管理系統”主要研究通用的檔案管

理信息化解決方案，研究各單位各行業檔案系統

的普遍特征，研發適合各類型層次單位的檔案信

息管理系統軟件。在瀘州職業技術學院綜合檔案

管理的基礎上，通過通用性的研究，將該系統的可

應用拓展到其他單位或者行業的檔案信息系統建

設，以期提高地方檔案工作信息化水平，系統主要

應解決以下關鍵問題。

（1）開發“檔案信息管理系統”

主要研究檔案的整理與組卷、檔案歸檔管理、

檔案內部與遠程查詢、電子文檔的管理、打印編

目、借閱管理、統計分析等功能的設計與實現，全

面實施檔案管理微機化管理，增強其科學性、通用

性、規范性和易操作性。

（2）開發“公共檔案web 發布系統”

對需要讓公眾查閱或對外交流的檔案通過互

聯網web 頁面進行發布，做到經濟高效、方便快

捷。

（3）加強通用性研究，促進推廣應用

由于該軟件具有較高的推廣價值，系統特別

注重通用性的研究，以減少重復開發，節約人力物

力和財力。以瀘州職業技術學院的應用為起點，

直至推廣應用，促進本地區及周邊地區檔案信息

化的建設。

（4）總結經驗、技術創新

系統看法過程中注重開發經驗的總結和開發

技術的創新，為開發類似的信息管理系統提供借鑒。

2 系統研發的原則

通過考察大量的管理信息系統開發實踐總結

基金項目：四川省軟科學項目（05ZR025-12，2007R16-005）、四川省教育廳重點課題（2006A170）和瀘州市重點科技項目

(瀘市科[2006]21 號、瀘市科[2007]27 號)資助

作者簡介：1 賀元成（1965 ），男，碩士，教授。主要研究方向：機械工程，信息化。

2 溫懷玉（1977 ），男，碩士，高級工程師。主要研究方向：軟件工程。

“通用檔38 案管理系統”的設計與實現2007 年第4 期

出系統開發中應遵循的基本原則，遵循這些原則

可以提高管理信息系統開發的成功機會。這些基

本原則如下：

（1）針對性原則

檔案管理信息系統的目的是及時、準確地收集

檔案的數據并加工成信息，保證信息的暢通，為單

位各項決策、經營、計劃、控制活動提供依據，因此，

在系統開發的整個過程中，開發人員應始終與用戶

保持密切聯系，不斷地、及時地了解用戶的要求和

意見，這是開發工作取得成功的必要條件之一。

（2）實用性原則

實用性是系統開發所要遵循的最重要原則，

系統必須滿足用戶管理上的要求，既保證系統功

能的正確性又方便實用，需要友好的用戶界面、靈

活的功能調度、簡便的操作和完善的系統維護措

施。為此，系統的開發必須采用成熟的技術，認真

細致地做好功能和數據的分析，并充分利用代碼

技術、菜單技術及人機交互技術，力求向用戶提供

良好的使用環境與信心保證。

（3）系統性的原則

管理信息系統是綜合信息管理的軟件系統，

有著鮮明的整體性、綜合性、層次結構性和目的

性。它的整體功能是由許多子功能的有序組合而

成的，與管理活動和組織職能相互聯系、相互協

調。系統各子功能處理的數據既獨立又相互關

聯，構成一個完整而又共享的數據體系。因此，在

管理信息系統的開發過程中，必須十分注重其功

能和數據上的整體性、系統性。

（4）創新性原則

管理信息系統的功能不是簡單地用計算機模

仿傳統的手工作業方式，而是發揮計算機自動化

管理的各項優勢去改革傳統的工作。建立的管理

信息系統不僅能夠代替人去完成一般的事務性工

作，還要求具有一定的分析統計、智能功能，彌補

傳統方式的不足，完成人們認為應該干而又不能

干的工作。

（5）動態適應性原則

檔案管理信息系統開發的動態適應性還要強

調管理信息系統的可擴展性。隨著單位規模的擴

大以及外界環境的不斷變化，會出現新的管理要

求。為了適應這種變化，管理信息系統必須具有

良好的可擴展性和易維護性。

（6）標準化原則

無論是檔案管理信息系統本身，還是檔案管

理信息系統的開發過程，都應該遵循和保存相應

的標準。

3 系統開發相關技術

3.1 軟件開發方法

應用軟件系統主要有兩種開發模式：生命周

期法和原型法。生命周期法強調自頂向下分階段

開發，并要求在實際開發前必須先對系統需求嚴

格定義，原型法開發則首先由技術設計人員提供

一個“樣品”，用戶再向開發人員迅速“反饋”，并不

斷對其修改提高。通過開發實踐表明，原型法是

一種更好的開發模式。這是因為建立快速原型進

行系統的分析和構造可以增進軟件人員和用戶對

系統服務的需求理解，使比較含糊的具有不確定

性的軟件需求明確化，可以防止以后由于不能滿

足用戶需求而造成的返工，避免不必要的經濟損

失，縮短開發周期；原型法提供了一種有力的學習

手段，讓用戶盡早的熟悉和學習系統；使用原型法

可以很容易的確定系統的性能，確認各項主要系

統服務的可用性，確認系統設計的可行性，也很容

易生成最終版本。

3.2 軟件系統運行模式

C/S 模式是較為成熟的軟件運行模式，基于

局域網設計，運行速度快，安全性高，為當今主要

的軟件所采用，B/S 軟件運行模式是軟件結構發

展的趨勢，基于互聯網設計，客戶端不需要安裝程

序。相對于單一的C/S 模式或B/S 模式，這種混

合模式的優點在于：保證敏感數據的安全性，特別

是加強了對數據庫的修改、刪除和增加等操作的

控制能力；經濟有效的利用校園網內部的計算機

資源，簡化了一部分客戶端程序；既保證了復雜功

能的交互性，又保證了一般功能的易用性與統一

性。因此學院的檔案管理信息系統采用C/S 模式

和B/S 混合模式進行開發。

3.3 NET 系統開發平臺

通過.NET，Microsoft 提供了一種全新的開發

平臺，這個平臺將推動以新體系為基礎的協同

Web應用開發，.NET開發平臺的組成如圖1 所示。

NET 開發工具，包括：IDE（Visual Studio．

NET集成開發環境），用來開發和測試應用程序；．

NET 編程語言（例如Visual Basic．NET 和新的

Visual C ＃），用來創建運行在CLR 下并且使用

類庫的應用程序。

2007 年第4 期瀘州職業技術學院學報39

3.4 系統相關數據庫技術

檔案管理信息系統數據庫平臺具有支持大量

并發數據訪問的處理能力，大規模數據的存儲能

力、快速的檢索能力，并發處理能力和各種異構數

據庫平臺之間的傳輸、存儲和轉換能力。目前供

選用的有SQL server、oracle、db2。其中SQL Server

是一款面向高端的關系型數據庫管理系統，它

提供新一代大型電子商務、數據倉庫和數據庫解

決方案。并且提供了豐富的管理工具支持數據的

完整性、安全性和作業管理，具有分布式數據庫和

數據倉庫功能，能進行分布式事務處理和聯機分

析處理，支持客戶機/服務器結構。

4 系統流程與功能設計

4.1 檔案系統管理流程

檔案資料由文件形成部門進行預立卷、組卷、

擬定標題審卷后，收集送交檔案管理部門，檔案管

理部門對有問題的盒(卷)提出修改建議返還文件

形成部門，修改完畢錄入案卷目錄、填寫案卷封

面，辦理移交手續歸檔。經檔案檔案管理部門，對

外提供借閱、統計、分析、查詢等服務，并由檔案管

理部門負責銷毀工作。總體業務流程見圖2。

4.2 檔案管理系統結構

（1）多層分布式結構

檔案管理信息系統是以單位現有網絡為基

礎，是建立在單位數據中心（統一數據庫、共享數

據庫）之上，涵蓋了單位的全方位檔案信息的管理

平臺。

檔案管理信息系統以統一門戶的形式把各種

信息化服務集成在一起提供給檔案用戶，并實現

統一身份認證。

檔案管理信息系統采用.NET語言平臺開發，

數據庫基于SQL 的多層B/S 應用系統，把能夠執

行特定功能的應用邏輯代碼分裝成應用對象并發

布到應用服務器中，以供WEB服務器調用，多層

分布式應用結構如圖3 所示。

（2）統一的數據中心

統一數據庫、共享數據庫在檔案管理信息系

統中起著非常重要的作用：

①通過數據中心的建設為應用單位建立一個

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