06 香港利進貿易有限公司廣州辦事處民事(公證文書寫作應注意的問題)

程序，但這種特別程序是輔助性的，只有在正常工作程序難以完成公證目的時才采用。例如公證處需要辦理招標、投標、開獎、拍賣等公證事項時，由于在此類情況下并無可能實時發出公證書，一般的公證方式是承辦公證員親臨現場，在對現場情況的合法性及真實性審查核實后，如無疸則當場宣讀公證詞，并在7日內作出公證書。建筑工程招標公證書、拍賣公證書等均屬此類。

公證的公信力

在香港，一般訂立遺囑、樓宇買賣合約、抵押等均可由律師辦理，律師完全可以充當公證的角色。但是在內地，同一文件如果是經過公證的話，其認可性及公信力均比較由律師見證的大得多。公證能夠有這樣大的公信力，主要為以下的原因所造成：

●代表國家行使證明權機構

內地公證處原來就是政府機關，自建國以來一直是由國家司法行政部門管轄，屬于政府的事業單位，與醫院、學校等同屬于服務社會性質，其存在不以牟利為目的。由于中國公民長期以來都比較服膺政府的權威，況且公證處是代表國家名義行使證明權的機構，文件出問題時跟進責任容易，因此在傳統上，公證后的文件，公民一般是有較大的信心。

●國內缺乏公證職能的中介

在國內，除了公證處外，也的確并無其它中介組織可以承擔起公證的職能。即使是律師行業由于起步較晚，盡管體制正在進行改革，例如逐步脫離司法部門的直接管理，但改革仍需一段時期，律師行業長期以來年流弊及不足，亦無可能一下了改變過來，故現時律師見證的文件，其認可程度仍遠比不上公證文書。許多政府部門，例如房管局等，在公民申請辦理相關事務時，如二的房屋買賣合同、抵押繼承等，均會要求出具有關的公證書，否則視為未能生效，不予辦理登記手續。

●公證書有嚴格的規范性

公證書發出時其實是有很嚴格的規定。公證背后的行政程序，甚至是公證書的格式，有關公證法例均有清楚界定，公證員務須遵守，不同省份、級別的公證處之間所造成的差異一般很少，其規范性及統一性大大減少認可時的疑慮。例如：

1．不同公證書雖然有不同的內容，但公證書的紙張、字體大小及內容格式均有規范。

2．每一張公證書必須有公證書編號、當事人基本數據、公證證詞、承辦公證員簽名、公證處印章和鋼印及出證日期，缺一不可。

3．公證書不得涂改、挖補、必須更改的應加蓋公證處校對章。

4．公證處必須留存公證書原本一份，以便日后有需要時核對。公證事項辦結后三個月內將全部卷宗整理歸檔，歸檔時依《公證檔案管理辦法》辦理，因此公證處日后追查文件十分容易。

5．如需要時公證書會由公證處直接寄往需證機關，另一份由當事人領取，偽證及更改

公證書的機會因而減少。

●公證書必須經過審查程序

公證員有責任對要求公證的事項作出調查及證實，包括實地調查，有需要甚至聘請或委托專業部門、專業知識人員進行鑒定、翻譯，其目的是務求公證書發出時，其內容的真實性是毫無疑問。

一般公證事項應在受理之日起1個月內辦結，對不真實，不合法的行為、事實和文書，公證有權拒絕公證。如公證處不可能公證的話，則要通知當事人。當事人對不予受理、拒絕公證撤銷公證書決定有異議的，均可申請復議。因此，公證書在發出前，甚至是發出后，無論在行政及復核的程序上，基本是十分公開，環環緊扣，步步嚴密，要求亦十分嚴格。

綜合以上原因，也難怪公證書在中國有這樣大的公信力。

港人常需公證的事項

中國自1979年改革開放后，中港兩地無論在投資、婚姻、文化交流方面，越益頻密，港人因此而無可避免與內地公證制度接觸。以下幾項為港人常需公證的文件：

●寡佬證

“寡佬證”是最近十多年才有的名詞，是指香港婚姻登記處的性命當的無結婚記錄的記錄證明書。根據中國現時《婚姻登記管理條例》，當男女雙方同意結婚時，如存在涉外因素（包括港、澳、臺），涉外一方無論是男或女，必須向婚姻登記機關出具下列文件：

1．身份證、回鄉證或海員證；

2．無結婚記錄證明書；

3．申請人未有在其它任何地方結婚的聲明書；

4．如申請人以前曾離過婚的，出示離婚的文件；

5．如配偶已經去世的話，出示配偶的死亡證；

6．有關任職機構或經濟來源聲明；

7．婚姻登記機關指定縣級或以上醫院出具的婚前健康檢查證明文件。

上述的寡佬證，首先由當事人自行向香港婚姻登記處申請，付款后，如無問題由由該處

在一兩天內簽發。申請人的下一步手續應在公證人面前簽署聲明書，聲明并無在其它地方結婚，及聲明內附上的文件屬實。所簽正副文件必須在司法部在港的窗口公司，即中國法律服務（香港）有限公司轉遞加章之后，再呈交內地有關的婚姻登記機關作為合法文件具結。

不可不知，寡佬證在內地使用的有效期為簽發日起3個月內，逾期不被接受。

●有限公司的文件

很多港人是以有限公司的名義在內地貿易、合作、合資；但內地的機關，單從有限公司的章程內容，根本是無法得悉有限公司的最新情況，及有關的商業決定是否經過內部的合法程序通過。因此，一般都需要司法部在港委托的公證，對此等有限公司的有關資料有文件，包括公司年報、董事、股東、注冊地址、會議記錄等作出公證。除會議記錄外，委托公證人均可直接從香港公司注冊署所提供的微型菲林，從而取得有限公司的資料后作出公證。

●內地訴訟的文件

內地的訴訟均需要以書面委托中國律師代為辦理，若果沒有此委托書的話，以中國這樣大的國家及全國有這么多的律師，法庭亦很難證明到庭的律師，是否有權代表訴訟的當事人及其作為律師的權限。此類委托書的內容，一般都是十分簡單，且無論是訴訟中的原告或被告，都需要在香港的委托公證人面前簽署。

此外，由于內地的起訴狀是必須由原告本人簽署，因此起訴狀亦須經委托公證人公證這一程序。

●授權書

港人在內地處理房地產買賣而需要授權別人處理時，有關的授權書亦須公證。不可不知，內地的房地產即使不是夫婦共同的名義擁有，只屬其中一個人的名下，出售時房管部門都會要求配偶簽名證明同意，授權書因此亦須配偶加簽以資證明。

●其它文件

此外，港人作出聲明書及證明文件屬實項目，均會被要求公證，但數量一般不如前述項目的多。

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