01 只有一個外貿業務員如何管理(作為一名外貿業務員，怎么把外貿做好)

怎么著手做外貿？我在一家剛剛開始做外貿的小公司做外貿業務員，公司現在只有我一個是負責外貿的。

外貿的流程是很簡單的.你找到客戶---下單----備貨---出貨---收錢

你要做的是1,找到客戶,2,找工廠生產貨,3,聯系貨代,4,發貨收錢.流程很簡單,但過程很痛苦.首先擺在你面前的事是,外國人很多,可一個都不認識.你怎么去找到你的客戶,目前最常用的辦法是兩個,A 參加展會 B 到處尋找潛在客戶的郵箱,給他們發信(專業上叫開發信).參加展會暫且不提,這個還是有些門檻的.單說這發開發信,很多發出去,很少有回復,回復里面又很少會發展成訂單.所以這個過程那是相當相當痛苦.如果樓主自己沒做過,又要主導一個公司去開發這個領域,最好是找個老前輩(至少也得是個外貿行業的老油條)做助手.

萬幸,有一個客戶想要你們的貨了,樣品也看了,價格也談好了,付款方式,付貨方式等等問題都談好了,那么最難的問題解決了.剩下的就是些操心的瑣碎事情了.如果你是廠家,那么省略找工廠生產貨這個環節,也會省很多很多事.

接下來,貨做好了.那么事情要交給外貿行業的物流環節----貨代.除非客戶指定貨代,一般選自己長期合作的貨代公司是最好的.重點說一句,貨代公司很重要.很重要.

好了,貨發出去了,別忘了收錢.當初怎么談的就怎么做.

問題太多,這只是大至流程.你也知道國際貿易是一個專業.人家大學要學四年.準備做的話,還是要去多了解.

外貿主管如何管理好外貿業務這個團隊呢？

以下是我以前整理的資料，我目前團隊的管理也基本上是按照這個模式做的，希望對你有幫助。

外貿業務部的定性及定位

1) 工作前沿性

2) 橋梁作用

3) 形象作用

4) 工作要求

一個公司或工廠的外貿部門在工作性質上有別于公司的其它部門。首先，直接同客人的接觸使它一直處于工作的前沿，部門對于市場的變化及客戶的要求有很深入的了解，工作繁瑣而又要求細心。其次，從形象上講，外貿部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現，由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風，都在體現著整個公司的文化。再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿部門的溝通交流間接地理解了公司的運作，文化。公司的產品及服務是通過外貿部門的工作推出去的，同時客戶的各種信息也是通過外貿部門的分析研究后轉達給公司內部其它部門的，故在這點上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶。

基于這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應有原則，但又能靈活處理事情，做事認真負責，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見（有好有壞），對于突發事件的發生，要能鎮靜處理，有溝通能力，工作協調能力，工作組織能力及能承受工作壓力。

在本部門內各位員工之間要充分合作，互相協調，工作任務分配明確，工作要有序，堅持按照規范的業務流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發生，爭取創造一種活潑，輕松的工作環境氛圍，但在工作上又不失其嚴謹的一面。

外貿部門有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生產部及其它部門為基礎的。在工作中要能同本公司其它部門進行有效的溝通。處理事情方面應就事論事，以第一時間處理事情為原則。

外貿業務部門的工作流程

1） 外部

2） 內部

3） 所需資料表格

4） 工作要求

大概講，工作主要包括同外部的聯系及內部的系統工作。同外部的聯系主要包括，

同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心， 同報關公司的聯系，同運輸公司的聯系，同倉庫的聯系，同銀行的聯系，同船公司的聯系，同各級配件供應商的聯系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各個環節之間要安排仔細。工作不能斷層，

同內部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購部，生產部，等其它部門，

從主要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通交流的方式來完成工作任務的轉達，協助生產部，采購部等其它部門完成訂單。細致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉化成實際的貨物。故外貿部門最主要的工作方式是：如何能進行有效的溝通。協調各方面的聯系。及進行有序，有效的工作安排。它以其它部門為基礎，又起到組織其它部門的作用

業務部的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯系廣，要求用一定的資料表格來規范部門的工作。做到各種信息都有記錄。

1） 樣辦單：（SAMPLE FORM）業務中有些客人要求看樣辦，及打樣辦。樣辦確認后做貨。另訂單確認后，外貿業務部也應要求各配

件 供應商打樣確認，以確保質量交貨期。

樣辦在業務中有著不可忽視的重要性，如客有要求打樣辦時，要

填樣辦單， ，樣辦單經外貿主管或經理確認后，，送生產部一份，樣辦單業務部存一份，交會計一份，樣辦單填寫一定要標明所有的客人要求細節。

樣辦要比客人要求多做一個，留存業務部，以便客人確認后照辦做貨。

另外：訂單落實后，如有條件（公司主張），每張訂單都要打板確

認。跟單員要讓供應商在生產大貨之前，根據訂單要求打樣確認。

確認樣辦無誤后在通知供應商生產。

2． 報價單：（QUOTATION FORM），同客人面談時，價格可以馬上

確定，但在業務聯系中很多時候要用到報價單，報價單填寫要標

標明產品所有細節，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單

由主管或業務員留存。

3． 形式發票：（P/I） ，這是在客人確認訂單后開給客人的訂單書面確認形式。發票中要求標明所有合同要件，包括：價格，數

量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客人嘜

頭等。經部門主管或經理確認后要讓客人簽字確認回傳，業務部

存一份，送會計一份，以便查賬。

4． 成本分析單， （COST ANALYSE FORM）。在報價時，業務員要

做本詢價的成本分析。（大概），在訂單確認后要重新做成本分析，其中如利潤低于部門規訂的百分比后要請部門主管或經理確認是否可以操作，如在規定的利潤范圍內，則業務員可馬上操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做一規定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門主管或經理的同意。現公司規定：部門操作時。利潤如低于5% 剛要求征求經理的同意。因客人要求不同，數量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。

5．生產加工單：（ASSEMBLLING FORM）。在訂單確認后，要根據

同客所簽合同，把客人的要求轉成易于生產加工的形式。上面要

列明客人對訂單的具體要求。每個細節都要有注明。

特別是交貨期及對質量的控制。生產加工單打印后要給主管或經理

確認。簽字后下發到生產部。如有可能。公司要求每次下發生產加

工單時。要召集相關部門主管開小會，由負責些訂單的業務員再次

向其它部門講解訂單詳細要求。做到每張訂單，相關的部門都能充

分了解。這樣在以后的工作中如一方面有所失誤，其它人也可給以

指正。 開會時要求主管參加，做到再次對訂單的核對。如跟單（采

購對訂單理解有所偏差時可及時指出）。

6． 采購單：（PURCHASE ORDER 或P/O）。 這里主要指根據訂單

要求采購一些所需配件。主要是發到配件供應商處。

要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細講明。質量要求及交貨

期。特別注明質量要求及交貨期。

采購單要經主管審核發再傳真給供應商。每次傳真的采購單要求

供應商簽回作實。

7． 驗貨報表（INSPECTION FORM） 。公司要求每個跟單或主

管要對每次訂單進行抽檢。包括：對配件的檢查。中期驗貨及最

終驗貨。驗貨時要求照單驗貨。如有任何凝問請及時通知主管或

經理。以便及時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況。

主管也有責任詢問每張訂單的情況。

8． 財務跟蹤單：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM） 。公司要求會

計處要有明確的訂單財務記錄。

包括：1）訂單訂金/尾數款詳細的記錄。

2）各訂單配件的款項明細資料。

9． 裝箱單：（PACKING LIST ） 。每張訂單要根據客戶的包裝要求

做一份包裝明細單。此單在貨做完驗貨無誤后要發給客人。以

證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。

10 其它資料： 外貿部可能要接解到的資料還有，C/O 單。報關單，

訂艙單，商檢單，提單，等等。

11．公司要求每張訂單的資料要全部夾入一資料FILE 。包括此張單涉

及到的所有資料。

工作要求:

外貿部門不是一個獨立的部門它是基于生產部之上的一個協助溝通的部門，要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。

同采購部，外銷部門經常會碰到客戶問價格的情況，有的是比較熟悉的，有的則不能一時通知價格， 這時要同采購部多溝通，以了解成本等價格因素。另有時客人會因在價格上不作讓步，或讓工廠多讓步，這時要同主管或經理講明后同采購部聯系看能否有所降件（指成本方面）。故外貿部門的人員要能與各部門相處融洽。

同生產部，要及時了解生產安排情況。如有新訂單要及時同生產部溝通。以便安排訂單生產，在特殊情況下，（指客貨較急的情況下，同生產部協同操作訂單安排。但平常不允許外貿部門過多過問干涉生產部的安排。

1） 周期長，工作隱性。

2） 工作方式上：要與工廠工作同步。公司給一定的自由度。因可能外出會客，接客，找樣辦，看辦，看廠（主要指配件）

3） 部門上班時間為：8：00-12：00 1：30—6：00

部門不加班（特殊情況例外）

4） 公司給外貿部門主管一定的處理事情的特權。指：價格方面在利潤允許范圍內可以當機立斷。交貨期方面可以根據當時情況通知客人等.這樣才能更有效地去解決問題。

5） 外貿主管可以有相應的活動經費。指外出請客吃飯等

（但只適合在一定的范圍之內）。

6） 公司給外貿部門車輛方面的主便。可以及時調用公司交通工具。

7） 外貿部門在傳達有關訂單信息時，要求指令明確不能含糊不清。

8） 每期新產品一定要拍照外理存檔。圖象大小統一，格式統一，能直接上傳網上使用。

9） 公司網站設計要具有時代特性，英中文，簡單明了，主要要突出產品。網上產品要及時更新。

10） 外貿部門要整理一份報價單，應明確單價的上下浮動范圍。以便能隨情況掌握，不至被動。

11） 公司有專有電話線及傳真線給外貿部門。傳真線分線安裝。

12） 部門資料要整理清晰明了。分類歸檔。如給客人報價資料，要按類歸檔，以便到時查驗。

13） 信息要及時處理，當天的信息爭取當天處理完畢。當天詢價要當天回給客人。

14） 確保按照合同上要求，按質，按量交貨。此處外貿部門有獨立性。不得遷就其它部門的意見。<

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