01 國際貿易函電寫作格式(外貿函電建立商務關系的函電的格式是如何？)

外貿函電建立商務關系的函電的格式是如何？

商業信函和普通的私人信函不同在于概念不同。

1、外貿英語信函是國際貿易業務中普遍采用的信息交流方式，私人英語信函是以英語作為交流語言的群體的個人之間信息交流的方式之一，它們都屬于應用文的范疇。

2、國際貿易業務具有固定性、正規性、長期性、程序性、模式化等特點，所以業務雙方的信息交流方式：外貿英語信函在文體上也就有了相應的特點。私人之間的信息交流具有隨意、自由、個性化、非正規化、非程序化等特點，所以私人英語信函在文體上也有其特色。

格式分析

中文商業商務信函的寫作格式，如同一般信函，商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。 開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題。結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。

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商務函電寫作標準及格式

商務函電是指在日常的商務往來中用以傳遞信息、處理商務事宜以及聯絡和溝通關系的信函、電訊文書。常用的商務信函主要有商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函和聯系函等。

一.商務信函的寫作需要注意以下幾點標準：

(1)準確。商務信函的內容多與雙方的利益有著直接的利害關系，因而要完整、精確的表達意思，用于乃至標點符號都要做到準確無誤，以免造成不必要的麻煩。

(2)簡潔。在做到準確、周到的前提下，應用最少的文字表達真實的意思，不能拖沓冗長。

(3)具體。信函所要交待的事項必須具體明確，尤其要注意需要對方答復或會對雙方關系產生影響的內容，絕不能語言不詳。

(4)禮貌。要掌握禮貌、得體的文字表達方式，以有利于雙方保持良好的關系。

(5)體諒。要學會換位思考，能夠站在對方的立場上思考問題。這樣容易獲得對方的認同，有利于雙方達成有效的溝通。

二.商務信函格式

商務信函一般由：信頭、編號和日期、封內地址、稱呼、事由、信文、結尾敬語、簽署、附件、附言等組成。

信頭(Heading)：指發信人的姓名(單位名稱)、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。

地址：英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名;然后再寫日期。標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。 日期的寫法，如1997年7月30日，英文為：July 30，1997(最為普遍); July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可寫成97,以免引起歧義。 信內地址：在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在公務信函中不能。將收信人的姓名、單位、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。

稱呼(Salutation)是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，要求從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(英國式)，也可以用冒號(美國式)。寫給公務上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)不用專指某個人。注意：Dear純屬公務上往來的客氣形式。Gentlemen總是以復數形式出現，前不加Dear，是Dear Sir的復數形式(有時也可Dear Sirs)。寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

事由：在公務信函中，通常在稱呼與正文之間，有Re：或Subject：(事由)字樣。一般在信紙的中間，也可與“稱呼”對齊。還應在底下加橫線、加粗等，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內容。 正文(Body of the Letter)：位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。

結束語：恭維性的，位置在正文下面一到兩行的地方，從正文的開頭偏右的位置，句末用逗號，比較常用的是truely yours(yours truely)或者faithfully yours、sincerely yours。

簽名：此項是必需的，結束語后的一到兩行后面，也是在信紙的中間偏右的位置開始寫，同時，在結束語的正下方簽名下面要用機器打出簽名，以便于對方識別。還需要把寫信人的頭銜、職位等打在名字下面。

商務函電在對外貿易中的作用

商務函電是國際商務往來中經常使用的聯系方式，是開展對外貿易業務和有關商務活動的基礎及重要工具，商務函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯絡與溝通感情。1 商務函電的特點

1.1 作用地位中心化

隨著世界經濟一體化步伐的加快，國際間商務合作日益加強。在我國加入世界貿易組織后，與其他成員國的經濟交往日趨頻繁，對外經濟貿易和技術合作迅速發展。國際貿易不斷發展，而商務函電在當今世界貿易蓬勃發展之際，是國際商業交往中必不可少的手段，對外貿易的各個環節大多通過函電進行。從建立業務關系到達成交易，執行合同，以及執行合同過程中的糾紛等，大都需通過函電解決。因而，現代國際貿易又被稱為“單據貿易”。在國際貿易的操作實務中，貿易各環節所有的交往函電都構成重要的法律依據。特別是當產生貿易糾紛時，它有可能左右糾紛解決的結果。國際貿易越來越依賴于單據交換的過程，商務函電的中心化作用也日漸明顯。

1.2 傳輸方式信息化

隨著信息技術、多媒體技術和網絡技術的發展，人類社會進入了信息社會，信函在業務交流中不再占主導地位，而是很大程度上代之以傳真、互聯網、電子郵件等更為迅速、方便、經濟的通訊手段，但在信息內容和形式來看，其基本格式、表達方式和內容都沒有大的變化。可以說，傳真和電子郵件是一封用傳真或電子郵件方式投遞的信函。特別是隨著電子商務方式的發展，進出口商可在網上輕輕松松地發廣告、報價格、下定單、簽合同、結貨款等。電子商務的應用，是提高國際貿易效率的最有效辦法之一，電子化、網絡化國際貿易是國際貿易的發展方向。據在外貿行業工作的人員介紹，目前的商務交流98%使用的是E-MAIL，其余的是電傳，有時候會打打電話。

1.3 書寫格式自由化

商務函電的公函，其寫作格式有多種風格，有專業式、簡潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現在信頭、呼語和信內地址等方面。隨著貿易雙方業務聯系的增多與貿易關系的加強，彼此間的了解與溝通日益深入，有個人內容滲入公函的趨勢，這也助長了其格式的自由化。

1.4 語言風格簡潔化

在商務函電的寫作過程中，除因格式自由化而變簡潔外,其語言運用方面也簡潔化了。一方面，函電中應省去那些客套、多余的話語而直接指向磋商主題，主要是為了簡潔明了、便于閱讀；另一方面，電子數據交換、電報等用語及短句的使用，都使其語言風格簡潔化了。

你自己綜合總結一下吧~

外貿英語函電寫作技巧

外貿英語函電寫作技巧

外貿英語函電是指在對外貿易交往過程中，憑以交換信息的英語信函、電報、電傳、傳真及電子郵件等。下面是我分享的外貿英語函電寫作技巧，歡迎大家閱讀！

一、外貿英語函電的特點

1.語言規范化。隨著對外貿易的日益頻繁，外貿函電的語言越來越規范化，不僅要求用詞、造句、語法、拼寫和標點符號規范且合乎習慣，而且用于約束各種商務活動的法律、法規和慣例的使用，也更為明確。

2.內容簡明化。外貿函電要寫得生動、具體和明確，特別是要求對方作出明確反映的信函，或是答復對方提出的要求和問題的信函，或是報盤、承諾，都要寫得清清楚楚、明明白白，毫無艱澀難懂之處，使收信人看后不會誤解寫信人所要表達的意思，用盡可能少的文字完整、清楚地表達需要表明的意思。

3.態度禮貌化。寫信要有理有節，注意禮貌，不要盛氣凌人，避免命令和粗魯。做到不卑不亢、得體脫俗，既尊重國際貿易的習慣，又維護本國利益，同時還要體諒對方，要顧及對方的要求、愿望和感情等，著重正面地、肯定地談問題，盡量避免否定地談問題。

4.格式“習慣”化。外貿在長期的發展中，逐步形成了許多約定俗成的國際慣例。外貿函電以其獨特的格式、慣用的商務詞匯、豐富的貿易術語、固定的句式和縮寫形成了獨特的函電文體，具有強烈的商業色彩。其生命力在于與實際商務活動聯系在一起，其語言形式、語言規范等都必須為具體的業務服務，用詞用語約定俗成，符合國際慣例，為世界各國商務人員所公認與接受。

二、外貿英語函電的寫作技巧

眾所周知，寫好外貿英語函電必須遵循4項原則，即4個C：簡潔（買粉絲nciseness）、明確（clarity）、準確（買粉絲rrectness）、得體（買粉絲urtesy）。這也是和外貿函電的特點相吻合的，具體來講：

1.把握簡潔原則。在國際貿易競爭愈加激烈的當今世界，簡潔在外貿函電寫作中顯得尤為重要，要用盡量少的詞來表達完整的意思，同時內容要完整、準確，語氣禮貌。

（1）適當使用縮略語。在長期的發展中，外貿行業逐步形成了許多既定的專業縮略語，準確使用縮略語可減少信件的篇幅，節省讀者的閱讀時間。如：

A.國際經濟貿易組織縮略語。如：WTO（世界貿易組織），EEC（歐洲經濟共同體），等等。

B.常用外貿英語縮略語。如：A/S（見票后或見票），F.O.B（離岸價），a/c（帳戶），等等。

C.常用信函縮略語。如：Re（regard關于），Enc（隨附），等等。

（2）句子結構應該簡潔，用單詞替換詞組和定語從句。如：①We require furniture which is of the new type.②We require new type furniture.②句講究簡潔，①句顯得煩冗累贅。

（3）內容簡明化，也就是說英語函電的內容應簡潔明了。函電的主題應當開門見山地提出，無需羅列一些繁瑣的客套，讓人感覺轉彎抹角。例如，給國外客戶去函抱怨貨物短量，這時可首先直截了當地告訴對方寫此信的目的，然后列舉重要事實、數字證明，最后在信中闡明你希望收信人為你做些什么。

2.把握準確的原則。在經貿易往來中，交易各方處于不同的國家和地區，由于語言文化的

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