01 外貿業務團隊管理辦法(如何管理外貿銷售團隊)

外貿如何管理團隊

外貿團隊管理建議

一．企業外貿部管理條例

1、管理制度

為了更好的發展公司外貿業務，提升外貿業績，同時幫助外貿人員更好的成長，特制定如下條例：

一、 績效考核方法：

標準：1、業績 2、阿里有效利用率 3、工作態度及方法（根據三點每季度綜合考核一次）

第一季度：外貿部所有業務員在進公司后，工作期間的連續3個月內如果沒有出單子（以到款為準），將被辭退。如果沒有達到業績要求，根據第2、3點標準，若表現突出，公司可以考慮給第二次機會；

有效利用阿里1----3個月要求如下：

A：對阿里資源的充分利用與徹底了解。在這過程中（會抽查二次）。

B：你對自己產品的充分認識與對產品賣點的充分認識。把自己產品通過郵件達到最大價值化。

C：對自己阿里展臺的充分部置。讓買家第一時間能覺的你公司的實力與信認感。

D：不斷的要求自己與買家交流能充分認識的各地區的買家的采購行為。

工作態度及方法：勤奮、積極、熱忱

第二季度：每月初預報自己的業績，根據完成率評估。

有效利用阿里4---6個月要求如下（考證自己前三個月的成績）

A：考查自己對各地區的買家行為是否了解透徹。

B：有沒有意向客戶產生。（即有多少個網上朋友）

C：有多少個網上朋友向你要樣品（但必須出樣品費）。考核條件：三個月內有6個以上客戶要求寄樣。

工作態度及方法：對客戶熱忱、專業，在公司內部積極分享，和各部門配合交流暢通

第三季度：每月有客戶成交（不管金額大小）

有效利用阿里7----9個月要求如下

A：在后臺訂單欄目里記錄每一筆訂單

B：給每個已經合作的客戶做服務

C：邀請高質量客戶來華參觀我們企業

D：保持經常與老客戶的聯系，挖掘客戶的新需求

E：請求過關系要好客戶給公司推薦買家

F：關注后臺報表欄目，及時掌握公司國際市場及調整公共產品

工作態度及方法：熱忱、專業、創新

第四季度：有至少2個返單客戶

有效利用阿里10---12個月要求如下：

考核自己是否把客戶有條理的服務與安排，這是成功的關鍵。

把過去一年中與現在的國外客戶系統分類：

1、 成交客戶按地區、產品等分類，做出個性化的服務計劃

2、 未成交客戶按客戶優質等級分類，并能系統性跟進

A類：寄過樣品，并一直保持跟進

B類：對網上產品詢價比較仔細與認真

C類：對網上產品比較統一詢價或讓你全面報價

D類：不是對網上產品詢價只是對相關產品詢價

3、把過去一年的客戶與現在的客戶按地區、產品分類，總結各地區或各類買家行為

工作態度及方法：激情、創新、歸納總結

二、外貿部銷售人員收入計算方法：

基本工資1200元（每月發放）＋外貿業務提成（每季度或半年發放一次）+ 獎金（每年發放一次）

提成根據外貿業績，每季度累計業務0-100萬人民幣（包括100萬）提成2%

100萬-500萬（包括500萬）提成3%, 500萬以上提成4%和額不外獎金

獎金根據每季度阿里有效利用率和工作態度及方法綜合而定,

外貿部作息時間：

考慮到國外買家的工作時間跟國內工作時間的時差問題，特調整公司外貿部作息時間如下：

上午：08.00－12:00工作

中午：12:00－13:00休息

下午：13:00－17:30工作

周日休息

如果有特殊情況，需向公司老總請假說明.

三、 外貿部的學習培訓：

為了形成公司內部學習和交流的良好氛圍，達到互助提高的效果，公司鼓勵交流，學習和互相幫助，比如：阿里巴巴公司提供的業務培訓要求必須到場，而且做好學習筆記，阿里巴巴后臺外貿服務部要充分利用，加強和阿里巴巴外貿服務人員的溝通和學習，好的意見要充分利用，幫助自己提升業務能力和業績；

四、 客戶跟進管理方法：

要求每個業務人員，把自己聯系中的客戶進行軟件管理，把每個客戶每次跟進的情況，在用戶管理平臺進行管理和記錄，也方便自己有效管理客戶。一周內的新客戶必須在當周至少聯系一次，對于客戶必須進行等級管理，較高級別以上的客戶每月至少聯系5次（任何形式）。

五、 工作報告的提交：

要求外貿部人員，每周寫工作報告（見附注一），打印出來提交給老板或外貿部經理，同時要求自己建立報告檔案，報告要求如下：

1. 本周工作回顧；

2. 本周重點開發的客戶以及重點跟進客戶（要求說明，客戶公司名稱，地址，主要聯系人，電話，E-mail，客戶跟進情況詳細描述）；

3. 工作總結：本周工作中發現的問題，包括公司內部的問題，自身存在的問題，改進方法，公司如何給予支持；自己業務員心態的變化及感受。

公司制定的外貿部管理條例，每位應員工認真執行，有意見可以及時向老板提出，在以后的實施過程中，可以及時補充目的是為了更好的提升個人和公司業績，建立良好的工作氛圍。若暫無其它意見，公司管理層和外貿部人員可以簽訂制度共同遵守執行。

外貿主管如何管理好外貿業務這個團隊呢？

以下是我以前整理的資料，我目前團隊的管理也基本上是按照這個模式做的，希望對你有幫助。

外貿業務部的定性及定位

1) 工作前沿性

2) 橋梁作用

3) 形象作用

4) 工作要求

一個公司或工廠的外貿部門在工作性質上有別于公司的其它部門。首先，直接同客人的接觸使它一直處于工作的前沿，部門對于市場的變化及客戶的要求有很深入的了解，工作繁瑣而又要求細心。其次，從形象上講，外貿部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現，由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風，都在體現著整個公司的文化。再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿部門的溝通交流間接地理解了公司的運作，文化。公司的產品及服務是通過外貿部門的工作推出去的，同時客戶的各種信息也是通過外貿部門的分析研究后轉達給公司內部其它部門的，故在這點上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶。

基于這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應有原則，但又能靈活處理事情，做事認真負責，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見（有好有壞），對于突發事件的發生，要能鎮靜處理，有溝通能力，工作協調能力，工作組織能力及能承受工作壓力。

在本部門內各位員工之間要充分合作，互相協調，工作任務分配明確，工作要有序，堅持按照規范的業務流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發生，爭取創造一種活潑，輕松的工作環境氛圍，但在工作上又不失其嚴謹的一面。

外貿部門有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生產部及其它部門為基礎的。在工作中要能同本公司其它部門進行有效的溝通。處理事情方面應就事論事，以第一時間處理事情為原則。

外貿業務部門的工作流程

1） 外部

2） 內部

3） 所需資料表格

4） 工作要求

大概講，工作主要包括同外部的聯系及內部的系統工作。同外部的聯系主要包括，

同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心， 同報關公司的聯系，同運輸公司的聯系，同倉庫的聯系，同銀行的聯系，同船公司的聯系，同各級配件供應商的聯系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各個環節之間要安排仔細。工作不能斷層，

同內部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購部，生產部，等其它部門，

從主要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通交流的方式來完成工作任務的轉達，協助生產部，采購部等其它部門完成訂單。細致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉化成實際的貨物。故外貿部門最主要的工作方式是：如何能進行有效的溝通。協調各方面的聯系。及進行有序，有效的工作安排。它以其它部門為基礎，又起到組織其它部門的作用

業務部的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯系廣，要求用一定的資料表格來規范部門的工作。做到各種信息都有記錄。

1） 樣辦單：（SAMPLE FORM）業務中有些客人要求看樣辦，及打樣辦。樣辦確認后做貨。另訂單確認后，外貿業務部也應要求各配

件 供應商打樣確認，以確保質量交貨期。

樣辦在業務中有著不可忽視的重要性，如客有要求打樣辦時，要

填樣辦單， ，樣辦單經外貿主管或經理確認后，，送生產部一份，樣辦單業務部存一份，交會計一份，樣辦單填寫一定要標明所有的客人要求細節。

樣辦要比客人要求多做一個，留存業務部，以便客人確認后照辦做貨。

另外：訂單落實后，如有條件（公司主張），每張訂單都要打板確

認。跟單員要讓供應商在生產大貨之前，根據訂單要求打樣確認。

確認樣辦無誤后在通知供應商生產。

2． 報價單：（QUOTATION FORM），同客人面談時，價格可以馬上

確定，但在業務聯系中很多時候要用到報價單，報價單填寫要標

標明產品所有細節，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單

由主管或業務員留存。

3． 形式發票：（P/I） ，這是在客人確認訂單后開給客人的訂單書面確認形式。發票中要求標明所有合同要件，包括：價格，數

量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客人嘜

頭等。經部門主管或經理確認后要讓客人簽字確認回傳，業務部

存一份，送會計一份，以便查賬。

4． 成本分析單， （COST ANALYSE FORM）。在報價時，業務員要

做本詢價的成本分析。（大概），在訂單確認后要重新做成本分析，其中如利潤低于部門規訂的百分比后要請部門主管或經理確認是否可以操作，如在規定的利潤范圍內，則業務員可馬上操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做一規定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門主管或經理的同意。現公司規定：部門操作時。利潤如低于5% 剛要求征求經理的同意。因客人要求不同，數量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。

5．生產加工單：（ASSEMBLLING FORM）。在訂單確認后，要根據

同客所簽合同，把客人的要求轉成易于生產加工的形式。上面要

列明客人對訂單的具體要求。每個細節都要有注明。

特別是交貨期及對質量的控制。生產加工單打印后要給主管或經理

確認。簽字后下發到生產部。如有可能。公司要求每次下發生產加

工單時。要召集相關部門主管開小會，由負責些訂單的業務員再次

向其它部門講解訂單詳細要求。做到每張訂單，相關的部門都能充

分了解。這樣在以后的工作中如一方面有所失誤，其它人也可給以

指正。 開會時要求主管參加，做到再次對訂單的核對。如跟單（采

購對訂單理解有所偏差時可及時

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