01 外貿業務流程全攻略(一套完整的外貿業務流程)

一套完整的外貿業務流程

外貿概括來說有8個環節，這邊給您簡單分析一下

一、詢盤回復

就是指有買家給您的產品發來詢盤，詢問產品信息等，賣方給予回復，雙方再此過程中產生討價還價，最后定下合同內容。

二、成交簽合同

如果第一步進展順利，就可以成交簽合同

但也要仔細檢查合同內容。

三、收款

這件簡單介紹一下外貿中常用的一些付款形式。

前T/T：先收錢再發貨，是外貿人最喜歡的付款方式。

后T/T：一般與前T/T組合運用，單獨使用與放賬無異，非新人的老客戶慎用。

L/C：手續費高、流程煩雜，適用于金額比較大的訂單，可與前T/T組合運用。

D/P：付款贖單，一般都采用D/P at sight（即期交單）方式。屬于商業信用，在收款時間上存在風險，需小心使用。

D/A：承兌交單，風險大于D/P，不建議大家使用。

四、安排生產，跟蹤生產進度

賣方要根據合同內容安排生產，如產品質量，發貨時間都要嚴格執行，用最大可能讓客戶滿意，爭取有再次合作的機會。

要每天詢問生產進度，不定期突擊檢查，避免無法按時交貨。

五、海關通關

海關通關就是進出口貨物向海關申報、審查、完稅、放行的過程，流程也很多，比較麻煩。所以如果公司業務量大，建議還是找一家靠譜的貨代公司幫忙報關，避免因貨代問題造成重大損失。此外，還要準備一系列的報關單證

下面是出口通關需要提供的一些單據：

（1）發票

（2）裝箱單

（3）產品信息、圖片等

（4）合同

（5）裝船證

（6）出境貨物通關單，出口法檢產品時需要

（7）出口專用發票，部分大額出口或特殊情況時需要

（8）出口增值稅發票，部分大額出口或特殊情況時需要

六、訂船訂艙

訂船訂艙是個需要經驗和關系的事，在繁忙的時候，較大的船公司不僅費用高，偶爾還會發生甩柜等情況，尤其是外貿旺季的時候，發生這樣的幾率更高，大大影響時間進度，所以有條件的盡可以把一切提前安排妥當。也可以找貨代幫忙處理這些事。

下面是訂船需要提供的部分單據，一個不能少：

（1）詢價單，含起運港、目的港、品名、貨重、柜型、體積信息

（2）訂艙委托書帶簽章，即BOOKING

（3）提單資料

（4）電放保函，視情況需要

（5）貨物MSDS和非危險保函，敏感貨物

（6）具體地址和郵編號碼，涉及國外內陸運輸時需要

七、出口退稅

退稅是國家鼓勵出口創匯給予的獎勵政策，很多的外貿企業是靠出口退稅才能維持利潤的，然而退稅的等待時間較長，退稅一般是出口后三個月內辦理，逾期將視同內銷，所以，常讓中小企業資金周轉壓力倍增。

出口退稅需要提供的單據：

（1）報關單退稅聯

（2）出口增值稅發票

八、銀行收匯

到這一步就可以說是訂單已經完成的差不多了，可以收錢了。

以下是銀行收匯的步驟：

（1）外貿企業需要先具有進出口經營權

（2）到外管局進行備案，在外管局企業端對每筆收匯進行申報

（3）銀行按照當日公開牌價收匯，將款項打到企業的銀行賬戶

外貿業務員的工作流程有哪些？

1．客戶 詢盤 ：一般在客戶下perchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解

\x0d\x0a2．報價：業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報價

\x0d\x0a3．得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order

\x0d\x0a4．下生產訂單：得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃

\x0d\x0a5．業務審批：業務部收到訂單后，首先做出業務審核表

按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明

合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同

審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行

如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行

合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進

\x0d\x0a6．下達生產通知：業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：\x0d\x0a6

1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和 單證 員分別審查 信用證 ，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證

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2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬

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3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認

\x0d\x0a7． 驗貨：\x0d\x0a7

1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨

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2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部

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3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間

確定后將驗貨時間通知工廠

\x0d\x0a8．制備基本文件

工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務 跟單員 制作，交給 單證 員）

\x0d\x0a9．商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料

而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢

應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條

\x0d\x0a10． 租船訂倉：\x0d\x0a10

1．如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司

應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期

應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙

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2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司買粉絲船期，運價，開船口岸等

經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人

如客人不同意時要另選客人認可的船公司

開船前兩周書面定倉，程序同上

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3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位

拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容

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4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯

\x0d\x0a11． 安排拖柜：\x0d\x0a11

1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜

拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時

要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等

如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到

并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等\x0d\x0a11

2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話

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3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料

要求工廠裝柜后一定要記住上封條

\x0d\x0a12．委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單

通常要給報關留出兩天時間（船截關前）

委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等

\x0d\x0a13． 獲得運輸文件：\x0d\x0a13

1． 最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理

補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等

\x0d\x0a13

2． 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單

仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容

如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本

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3． 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件

支付運費應做登記

\x0d\x0a14． 準備其他文件\x0d\x0a14

1．商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格

發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前

發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤

L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭

如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理

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2．FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦

需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之后

未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供 報關單 ，提單等文件

經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工

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3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些

可在發貨之后不太長的時間內補辦

如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理

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