01 外貿業務裝柜前要做的工作(外貿業務員的工作內容)

外貿業務員必知 如何安排裝運和報關

訂好艙位后，貨代會在船開前一個星期左右，將配好的艙位信息發給你，也就是場站收據（裝貨單），又名配艙回單。上面會有船名航次，提單號，船期，船公司名稱，及我們訂艙時的一些基本信息，定超重柜的也應該注意下有沒有定成功。這里我們應該還要求貨代幫我們寫下港區的名稱，例如外港，還是洋山港這樣；還有結關，截港時間。方便后面工作的操作。

提柜：

我不知道大家的公司操作，是不是拿到配艙回單就馬上去安排車隊或倉庫準備提箱裝柜了呢？其實在提柜前還是應該有一些事項需要注意的：

6. 是否需要安排驗貨員監裝？等等。

如果一切都確認沒什么問題，再發份詳細的貨物裝柜明細單及要求，和配艙回單一起傳真給倉庫或工廠。對于有驗貨員監裝的，貨柜到達時間要與驗貨員/檢驗員一致，早到了的話，要等人員到齊了再開始裝，未到的，把司機號碼先要到，準確了解下他們的位置及到達時間。對于需要檢驗的，貨柜切忌不宜遲到，檢驗人員沒有那么多的時間等你，他可能還安排了其他的地方需要檢驗。而且建議最好有公司的人員陪同他們檢驗，在找貨和服務方面都跟上，檢驗速度也會快很多。我們現在默認的檢驗手續費是現金￥200/次。算是他們的路費吧。有些檢驗員去之前會和我們聯系，讓我們派車去接什么的，因為不方便，我們就直接說提供車費了，呵呵。

裝柜：

其實裝柜也很講究的，如果是單一的或品名不多的貨物的話，沒什么關系，按順序裝就好了。我們不是，我們的產品品名比較多，還比較重，要求也多。所以在裝之前都會有詳細的裝柜要求傳真給倉庫或工廠。像有些產品比較敏感啦，就裝最里面；有的產品包裝比較一般，容易破損的要和裝箱工人打招呼，盡量輕拿輕放放里面點；貨重的放底下打底；沒有商檢，不報關，不退稅的也放最里面（當然了，數量不能太多，以免查驗）；像車圈，中間也還可以放一些小紙箱的貨物，節省點空間，呵呵。然后就是客戶如果有特殊要求的，務必按他的要求來裝箱。貨物不宜裝的太滿，紙箱容易抵壞；也不宜太松，以防車子在路上顛簸，紙箱散開來。貨柜不宜太重，一般情況下，不要超過24T，免得太重了，無法進港。

裝箱單的填制：

貨柜裝好了，要根據實際裝下的貨物來填寫裝箱單。當然了，這個數據是要和你們的報關資料一致的。幾票報關就是幾個關單號（提單號），每個關單號也要對應你商檢報關的數量。短裝的產品，切記一定要及時把報關資料改過來再填寫。然后記錄下短裝的品名，數據等，以便下次安排再出運。貨柜和關單號都比較多的，建議在合理的情況下，一個關單號裝一個柜子里面，好填寫裝箱單。工廠或倉庫或貨代填寫好后，務必傳真過來，我們按配艙回單和自己的報關資料仔細對下。不能填錯，否則無法進港。即使進了也是需要改單的。還會產生費用。進港箱單是船公司確認提單數據的依據，錯了進去了，提單上的數據也得按這個來出了。

報關：

報關之前，有些工作也要做在前面的：

很多公司的報關和進港是可以同時進行的或提前定好數據。其實對于我們貨雜品名多的外貿公司來說，不適宜這種方法。因為已經發生了不少次，事先理論上定好一定不會短裝的數據不小心又短裝了；或有的貨物出現其他問題而不能裝柜的情況。這樣，報關就和實際不符了。這以后，我們公司規定，所有的柜子都一定要等到貨物全部裝完后，再定數據，填箱單，通知貨代代理去更改配艙回單準備報關。即使是洋山港，需要先報關再進港，也需要裝柜裝好后再去報關，落箱就落箱吧，總比擔著風險，數據不符到后面麻煩的好。

等一切報關資料，都按商檢來做好，和倉庫，工廠都對下最終的總件數，一切都沒問題后，就可以遞交上去讓報關行報關了。記住，核銷單要有專門的登記本哦，寫上發票號，交于哪個貨代或報關行，船期，核銷單號等。便于以后核查。跟蹤退單。

報關的時間也很講究，一般情況下，早上第一批送進海關報關的，查驗率要低點。下午的話要多點。截港或結關前匆忙遞進去的單子，查驗風險也會相對要大點。

報關完了后，隔天就可以問報關行要報關預錄單了。然后按預錄單上的資料來通知工廠及時開發票。因為這就是報進海關的最終數據了，也順便對下和自己提供的報關資料有沒有差錯。發現問題好早點解決。

請告訴我貨代操作的具體工作內容,越詳細越好

一、訂艙

1． 客戶向貨代公司訂艙的

2． 客戶發來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

1）托運人/發貨人

2）船公司/船名/航次或船期

3）起運港

4）目的港/中轉港

5）貨名

6）柜型、柜量

7）運價

8）托運人的簽字、蓋章

3． 客服人員收到訂艙單后，須與SALES核對運價是否正確，并由SALES在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認, 待SALES返回公司再補簽字確認)。向訂艙時，需先在各船公司專用臺帳上自編S/O號。

4． 訂艙單發出后，客服人員應主動向船公司確認艙位，并將船公司傳回的訂艙確認單第一時間傳給客戶，訂艙確認上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準確，以免造成混淆。

5． 訂艙完畢后，客服人員應及時將資料輸入電腦，具體步驟如下：

1） 新建委托 – 輸入托運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量。

2） 工作號，并按各業務員創建業務編號，比如“客戶服務”以KF開頭。

3） 輸入費用明細 - 主要是應收費用。

4） 訂艙確認 – 輸入訂艙號。

輸入電腦時，應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次（一律采用V。XXX的格式）、開船日期。

6． 操作臺帳應該認真、完整地填寫，應注意以下幾點：

1） 托運人應與訂艙單上的托運人一致，并寫清電話、傳真、及聯系人；

2） 費用明細應仔細填寫，“應收”為向客戶收取費用；“應付”為由我公司支付的費用；運費到付的需填寫在“到付”欄，各種費用應分項列明；向客戶收取的費用為ALL IN時，須注明包含哪些費用；免文件、電放費用的需由公司領導在臺帳上簽字確認；

3） 需由貨代公司目的港代理代收運費的，須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經理或公司領導確認，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理, 必須公司領導確認)；

4） 客戶需倒簽、順簽、預借提單的，須由SALES在臺帳上特殊事項一欄注明申請，由操作部經理或公司主管領導簽字確認；

5） 訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫；

6） 客服人員應在臺帳上相應位置簽字。

7． 客服按業務員設立登記臺帳，客服需在訂艙當日內將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業務編號登記在臺帳上，以便統計查詢。

二、拖車、報關

1． 出書面申請，公司批準后方能安排。

2． 安排拖車前，需與工廠或SALES聯系確認裝柜時間及地點。

3． 安排拖車時，需向拖車行發出書面委托，寫明裝柜時間、裝柜地點、協議價格、S/O NBR、工廠聯系人及聯系電話等，并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認后，根據客戶的要求安排拖車與報關。需嚴格按照公司公布的拖車行、報關行列表及相應價格進行安排。對個別重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點及費用等。

4． 應至少提前半天時間向拖車行下委托，以便拖車行有時間打單、安排。

5． 委托后，客服應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠。

6． 客服應叮囑車行按要求時間抵達裝貨地點，否則由此引起的押車費等損失由車行承擔。

7． 一般貿易在深圳清關的可不需司機本，若是轉關的貨柜一定要求車行帶司機本前往，可委托車行代辦轉關手續。

8． 安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間，是否需要預冷，及通風口開啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應安排。

9． 如客戶要求凍柜需代發電機的，應安排有帶發電機的拖車公司拖柜。

10． 在客戶自己安排送散貨過來的情況下，可委托各碼頭的貨運站辦理卸車、裝箱、還柜等事項。鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲。

11． 在給貨運站的委托書中需注明提空柜時間，可事先與客戶確認貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空柜，還是等貨到后再提，避免產生還空費用。

12． 安排報關時，需將退稅聯等重要報關文件在報關臺帳上作登記，由報關行簽收。在收到由報關行退回的退稅聯后，應立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯等資料退給客戶，并做好交接紀錄。

三、其他

1． 如由貨代安排拖車、報關的，客服人員應在船公司的免堆期內安排拖柜還場，避免發生額外費用。若有發生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，并在臺帳上登記。

2． 客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發生費用已結清的情況下方可在電腦中刪除資料。

3． 客服收到財務打印出來的DEBIT NOTE，與電腦資料核對無誤后，立即傳真給客戶。客戶需開稅務發票的，須由客戶發書面傳真，寫明發票抬頭及金額、幣種。 

4． 對由客戶自拖自報的，客服人員須至少于結關前一天與客戶確認是否已做柜。如已做柜，將箱號登記在臺帳上，即可將臺帳立即交文件組。

5． 對由貨代安排拖車報關的，客服在與報關行確認放行后，即可將臺帳交文件組。

四、文件

1． 文件組收到船公司的LOADING LIST 后，與臺帳核對，已經裝上船的，應立即向客戶催要補料。

2． 文件組需核對船公司的LOADING LIST 及費用清單，如有發生超堆費、超期柜租的，而客服尚未確認的，應立即通知客戶，要求其書面確認，并在臺帳上登記。

3． 文件員根據客戶提供的補料，先與客戶核對清楚后再向船公司提供補料，爭取在短時間內將提單資料核對清楚，并根據客戶的要求簽發HB/L或MB/L。

4． 提單的繕制應注意以下幾點：

1） 提單的內容應完整、準確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等。

2） 提單表面應清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目，比如船名/航次、卸港、箱號等不可更改。

3） 應要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯系人。

4） 客戶要求出船證的。船證的內容（比如船級社、船齡的要求）應與相關船公司核實確認。

5） 如客戶要求倒簽提單的，原則上短航線倒簽不超過三天，長航線不超過七天，在收到客戶保函后，交操作部經理或公司主管領導簽字，必要時可要求客戶提供信用證核對方可簽發。

6） 外代提單不允許預借。

5． 使用貨代公司目的港代理收運費或代

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