01 外貿信函格式范文分析(外貿函電信函格式)

外貿函電信函格式

一般外貿信函具有七個基本組成部分:信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬語和落款簽字。當然可能還有其他部分如:事由標題、附件和抄送等 。

1、信頭、日期和信內地址通常, 信頭位于信函上方的中間或者左邊, 包含發信人公司的名稱、地址、電話號碼和電子郵件地址等信息。日期則位于信頭下一行或兩行, 靠左, 英美兩國日期排列順序不同, 英國的順序是日、月、年。信內地址是收信人的聯系方式, 在日期下至少兩行 。

2、稱呼稱呼位于信內地址下兩行, 有不同的形式, 根據發信人和收信人之間的關系選擇不同的稱呼形式 。

3、正文外貿函電的正文一般包括三部分:開始, 正文和結尾 。在開始部分說明寫信目的, 如之前有過通信, 還會提及之前相關信函 。實際信息部分闡明寫信的具體目的、要求或希望 。結尾則表達美好愿望或感謝之情 。

外貿信函的概念和基本格式

1．外貿信函的概念

商貿英文書信在我國又稱為外貿書信，它是指外貿公司（企業）及其人員在對外貿易活動中，與涉外企業及其人員之間相互往來的以商貿交往為內容的各種英文信件。廣義上的商貿英文書信還包括電報、電傳、明信片以及各種商務報告書、廣告詞等。商貿英文書信是外貿交往的重要工具，外貿人員不僅要懂得外貿英語，而且必須善于運用外貿英文與貿易伙伴進行書信交流。

與普通信件相比，商貿英文書信有其特殊的格式、固定的商業術語和特定的商業習慣用語。由于東西方文化的差異，它與中文書信在形式和內容上也都有很大的不同。因此，要寫好商貿英文書信，除了要求撰寫人精通英語，具有較高的商貿專業水平和政策、法律水平以外，還必須認真研究商貿英文書信的寫作特點和技巧，即信封的寫法和信內的信頭、收信人名址、稱呼、正文、結尾、簽名等幾大部分。

2．外貿信函的分類

外貿信函從功能、用途上可分為：建立商貿關系、尋求代理、查詢信用、推銷產品、詢問報價、訂購貨物等數種。

3．外貿信函的結構

（1）信封。信封一定要寫得準確、整潔，是寫信封的基本要求。但英語和漢語在地址的寫法上是截然不同的。

英文信封的基本格式是（美國式）：

THETENTHNATIONALBANK，Stamp

101WallStreet，

NEWYORK5．N．Y．，

U．S．viaairmail

Mr．Liming，

No363，RenminRoad，

ChongQing，630000

China

這是英文信封的通常寫法。按照中文習慣，則是這樣的：

630000

中國重慶人民路363號：貼郵票

李明先生收

美國紐約市第5郵區·華爾街101號第10國民銀行寄

由上例可見，英文和中文信封寫法的最明顯的區別，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角寫上寄信人的名址（這是美國式寫法，英國式寫法往往將寄信人名址寫在信封的左下角。），在信封正中寫上收信人名址。在名址的排列順序上，是先寫收（寄）信人的姓名（名稱），第二行寫住址的門牌號、街名，第三行寫城鎮名稱及所在地區的郵政區碼，第四行寫州名、國家名稱。我們所熟悉的漢語信封寫法和這就大不一樣了。需要注意的是，我國由國內發往國外的信件，郵電部門規定有統一的外函信封。

其要求是，信封的正面寫收信人名址，背面寫寄信人名址。收信人名址應用英文書寫，寄信人名址除國名用英文書寫外，均用中文書寫。

（2）信頭。商貿英文書信與中文書信不同的一個特點是，在信紙的開頭必須首先寫上信頭，即寄信人的名址和寫信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書信的末尾的。這是英文書信的固定格式。通常，信頭寫在信紙的右上角，先寫寄信人名址（與信封上寫法一樣），再寫寫信日期。但也有寫在信紙正上方和左上角的。如：

例一：

150KensingtonRoad

Brooklyn，NewYork12②，N．Y．③

June101985

例二：

Established1900

TELEPHONE：CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS：

CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGO

Ref．No．CHICAGO，ILLINOISCODESUSED：

March161982ALLCODES

RENTLEY’SPREFERRED

注：實例中央上面Established1900是指該公司創立于1900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號”。左邊的細小字（Telephone）是電話號碼，Ref．No（等于CorrespondenceReferenceNo．）是“信件編號”，其用途是便于索引，按此號碼可將信件歸案存檔，因而又可稱為“索引號碼”。右邊的細小字（CableAddress）電報掛號，用于發收電報。這個公司只有“ENVELOPECHICAGO”二個字就夠了，其手續費和電報費均能節省。（CodesUsed）即“使用電訊密碼簿”。（AllCodes，Rentlev’spreferred）即“在所有密碼簿中，請選用（Rentley）密碼簿”。

例三：

17．PhilpotLane，London，E．C．①3，

25April，1991

寫信頭還需要注意的一點是，在寫日期時，要區分開英國習慣和美國習慣。如1995年5月2日，按英國習慣，應寫為“2ndMay，1995”按美國習慣是“May2，1995”。

（3）收信人名址。與信封上的收信人地址相同，一般寫在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫。如：

Messrs．Allen＆Son（1919）Pty，Ltd．，

155，FlindersLane，

Melbourne，C．①1．

Australia

March16，1991

Messrs．Smith＆James，Inc．

500NortonBldg．

Seattle4，Wash

U．S．A

寫收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細，而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫，不能隨意改變，因為職業、職位不同，以及在不同的國家，其頭銜、區域的寫法是完全不一樣的。

（4）稱呼。商貿英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這里所指的稱呼，相當于中文書信“敬啟者”，例如：DearSirDearsirs，

DearMadam，DearLadies，

Gentlemen：DearMesdames，

DearSirandMadam，LadiesandGentlemen：

在不同的信件中，稱呼是多種多樣的，但最常見的不外是Gentlemen（美國式）和Dearsirs（英國式）二種。可見，在商貿英文書信的稱呼中，由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄，所以一般不再寫收信人的姓名，通常就寫Dearsirs或Gentlemen即可。只有在雙方關系較為密切時，才加上人名，如DearMr．Small。在這里，DearSirs就相當于中文信件的“敬啟者”之類的禮節性用語，是公文中常用的，不宜直譯為“親愛的先生”。另外，由于英、美習慣的不同，還要注意在“DearSirs”之后，通常用“，”號，而美國式“Gentlemen”之后，則應用“：”號。

（5）正文。這是一封信的核心部分。寫作要求是要做到五個“C”，即禮貌（Courtesy）、簡潔（Conciseness）、明了（Clarity）、正確（Correctness）和完整（Completeness），以準確表達自己的商貿意圖。正文應從稱呼下一行開始寫，信紙在左右兩邊都要留約一寸寬的空白，以保持書信應有的齊整格式。同時，一封信要按內容分成幾段，不要把一封長信寫成單獨的一段。為了明確起見，商貿英文書信常將各段加上編號或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是，商貿英文書信原則上應符合“一事一信”的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內敘述，以利于所談事情能及時得到處理。

（6）結束語。是指在正文之后，簽名之前所使用的客套用語，一般在正文最后一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語是：Yourstruly（你的真誠的），Yourssincerely（你的忠誠的）Yoursfaithfully（你的忠實的），等等。

在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質的信件中，還可用YoursmostCordially（你的最真誠的）或Yoursrespectfully（你的恭順的）等。

（7）簽名。是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個人名字或公司名稱，相當于我國的簽字蓋章。在商貿英文書信中，簽名通常要占三至四行，第一行常用作公司名稱，全部要用大寫；第二行用于個人簽字，通常是既有簽名，又有打印名，以便易于辨認簽名；第三行常用于簽名人的頭銜。例如：Yourstruly，

FIDELITYTRADINGCO．ING．

（簽名）

H．B．Haslehurst

GeneralManager

Verytrulyyours，

I．T．INPORMATION

（簽名）

DirectorhoseM．Net

Verytrulyyours，

UNITEDEXPORTERSCOMPANY

（簽名）

MaxdeHes

Verytrulyyours，

LEWERS＆COOKE，LIMITED

（簽名）

E．W．Twelmeyer

PurchasingDepartment

Verytrulyyours，

STERN，MCRGENTHAU＆CO．，INC．

（簽名）

EdwardN．Megay

MachineryDivision

在商貿英文書信中，即使是對認識的收信人，也要簽上全名，即使信是打印的，也要親自簽名。在簽名后打印上寫信人的職務是很重要的，這是告訴對方你有處理信中所談事務的權威。

商貿英文書信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結束語和簽名外，有的信還要注明收發信編號，載入特別注意事項，如注意事項或特別指定閱信人、書信主題、附言和附件等（當然這些都不是必需的，可視情況而定。），都有其固定的位置。如下圖：

發文編

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