01 外貿函電的信頭部分模板(外貿函電怎樣學習？)

外貿函電信函格式

一般外貿信函具有七個基本組成部分:信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬語和落款簽字。當然可能還有其他部分如:事由標題、附件和抄送等 。

1、信頭、日期和信內地址通常, 信頭位于信函上方的中間或者左邊, 包含發信人公司的名稱、地址、電話號碼和電子郵件地址等信息。日期則位于信頭下一行或兩行, 靠左, 英美兩國日期排列順序不同, 英國的順序是日、月、年。信內地址是收信人的聯系方式, 在日期下至少兩行 。

2、稱呼稱呼位于信內地址下兩行, 有不同的形式, 根據發信人和收信人之間的關系選擇不同的稱呼形式 。

3、正文外貿函電的正文一般包括三部分:開始, 正文和結尾 。在開始部分說明寫信目的, 如之前有過通信, 還會提及之前相關信函 。實際信息部分闡明寫信的具體目的、要求或希望 。結尾則表達美好愿望或感謝之情 。

外貿函電的特點

商業信函和普通的私人信函不同在于概念不同。

1、外貿英語信函是國際貿易業務中普遍采用的信息交流方式，私人英語信函是以英語作為交流語言的群體的個人之間信息交流的方式之一，它們都屬于應用文的范疇。

2、國際貿易業務具有固定性、正規性、長期性、程序性、模式化等特點，所以業務雙方的信息交流方式：外貿英語信函在文體上也就有了相應的特點。私人之間的信息交流具有隨意、自由、個性化、非正規化、非程序化等特點，所以私人英語信函在文體上也有其特色。

格式分析

中文商業商務信函的寫作格式，如同一般信函，商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。 開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題。結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。

具體的范文模板

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外貿函電怎樣學習？

寫作商務信函并不要求您使用華麗優美的詞句

所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么

圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用

1、口語化 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流

人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面

然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉

他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your 買粉絲plaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your 買粉絲plaint”

其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已

多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化

2、語氣語調 由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的

在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的

這完全可以通過信函中的語氣語調來表現

3、禮貌 我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的

而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度

如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會

特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點

如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言

還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”

任何事情，一旦過了頭，效果反而不好

禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚

所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果

4、簡潔 就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解

用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞

一個單詞可以表達，就不要用詞組

多用短句，因為短句更容易理解

少用“and”，“but”，“however”，“買粉絲nsequently”這些讓句子變得冗長的連詞

在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞

比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等

因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義

5、回復迅速及時 給買家的回復，千萬要迅速及時

因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商

如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機

6、標題 這一點是特別針對寫電子郵件的

也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的

如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除

比如這樣的標題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introction: Our Proct Offerings for Bright Ideas Imports

”這樣您的郵件會顯得更加專業

7、精確 當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確

這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程

8、針對性 請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字

這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視

當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”

關于函電背景資料

外貿函電是國際貿易領域人們借以溝通的書面工作語言,由于函電比口頭溝通形式嚴謹和清晰，一直以來是國際貿易中慣用的主要溝通形式。近年來，隨著我國與世界各國貿易活動日漸頻繁和復雜，外經貿人才應具備通過書寫信函實現有效溝通的能力已成為迫切需要。因此，許多外貿企業將“能夠熟練使用外文，流暢和準確的和外商溝通”作為考查職員和招聘新人的標準之一。然而，外貿從業人員中有相當一部分并非能勝任有效信函溝通工作。有的外文語言基礎薄弱，有的忽略了外貿函電是以外貿知識為背景、兼具形式多樣、涉外特征和法律特性，結果導致職員外貿知識片面，業務能力不強，欠缺跨文化交際能力和法律觀念，這些問題都迫切需要解決。

一、外貿函電特征

（一）以外貿語言為載體。外貿函電是以外貿語言為載體在國際貿易活動中傳遞信息。外貿活動中涉及到的語言，具有鮮明的特點，其風格簡約、禮貌、完整并且正式，使用詞匯要求專業、精確。

（二）以外貿知識為背景。外貿函電是國際貿易業務中的一種實用語言，與外貿實務緊密聯系，圍繞外貿的整個流程，即建立貿易關系、詢盤、報盤、還盤、下單、訂合同、安排裝運、支付貨款、投保、抱怨或索賠、理賠或仲裁展開。它要求從業人員在掌握外貿實務知識的基礎上，運用文字表現其在各個業務環節中的觀點。

（三）形式多樣。由于外貿函電涉及到外貿工作的各個環節，因此可以依據其作用、內容等分為若干種類。靈活掌握函電各種類型對外貿人員提出挑戰。此外，函電的運輸方式，除了傳統的郵政郵寄外，還有現代化的快遞、電報、電傳、電子郵件以及國際互聯網在線及時溝通等。能夠應用不同傳遞方式，也對今天的外貿人員提出了新的要求。

（四）涉外特征。外貿函電應用于我國與國際上的外貿業務人員之間，其根本目的就是為了實現跨文化交際，就是為了與不同文化背景的人進行交流。因此，寫作有效的外貿函電不是單純需要語言能力，還需要從業人員與國際貿易伙伴的實際交際能力，應用外語進行跨文化交際的能力。

（五）法律特征。由于國際貿易的特點，國際貿易活動所涉及的法律行為遠比國內貿易復雜。作為貿易雙方溝通的工具之一，外貿函電在外貿業務中具有一定法律效力，同時受相關法律約束。函電內容應遵守我國法律和不同貿易伙伴國的經貿制度；函電使用的術語應符合國際習慣和法規，如《國際貿易術語解釋通則》等。

二、如何寫作有效的外貿函電

（一）強化語言知識。外貿人員應掌握行業使用頻率較高的經貿術語，并且盡可能的擴大經貿詞匯量和掌握其樣式、表達方式、特殊用語、縮略語和寫作技巧等。此外，外貿人員應注重提高對外貿函電的綜合運用能力，包括對函電的閱讀、寫作和翻譯能力；能正確理解各主要業務環節中往來函電的意義和內容，能審核信用證和提單等；能夠填制合同，草擬各主要業務環節中的往來函電；能夠翻譯外貿信函，實現譯文正確、語言通順流暢。

（二）熟悉外貿業務。外經貿業務的主要步驟包括建立業務關系、詢價、報盤、還盤、訂貨、接受、簽約、包裝、裝運、支付、結算、保險、商檢、索賠、代理、抱怨與調停，等等。工作人員應注意結合外貿業務進展的不同環節和內容學習相關函電的寫作，以達到學以致用。可以利用合適的練習資料，以加強記憶；向他人討教、小組討論和實際運用等方式，幫助鞏固業務知識。

（三）掌握不同種類的外貿信函。不同函電格式、用語和寫作技巧等均不盡相同。商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯系函。從商務函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。從具體業務環節來講，可以分為：為建立業務關系、詢價、報盤、還盤、訂貨、接受、簽約、包裝、裝運、支付、結算、保險、商檢、索賠、代理、抱怨與調停等而寫作的函電。對各個種類信函能夠運用自如，能夠促進外貿領域中的商務溝通。

（四）運用現代化技術。隨著信息時代的到來，傳統的郵政信函被現代化的方式所取代。加上Inter買粉絲的普及，

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