01 外貿函電格式范文(外貿函電信函格式)

外貿函電信函格式

一般外貿信函具有七個基本組成部分:信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬語和落款簽字。當然可能還有其他部分如:事由標題、附件和抄送等 。

1、信頭、日期和信內地址通常, 信頭位于信函上方的中間或者左邊, 包含發信人公司的名稱、地址、電話號碼和電子郵件地址等信息。日期則位于信頭下一行或兩行, 靠左, 英美兩國日期排列順序不同, 英國的順序是日、月、年。信內地址是收信人的聯系方式, 在日期下至少兩行 。

2、稱呼稱呼位于信內地址下兩行, 有不同的形式, 根據發信人和收信人之間的關系選擇不同的稱呼形式 。

3、正文外貿函電的正文一般包括三部分:開始, 正文和結尾 。在開始部分說明寫信目的, 如之前有過通信, 還會提及之前相關信函 。實際信息部分闡明寫信的具體目的、要求或希望 。結尾則表達美好愿望或感謝之情 。

外貿函電的特點

商業信函和普通的私人信函不同在于概念不同。

1、外貿英語信函是國際貿易業務中普遍采用的信息交流方式，私人英語信函是以英語作為交流語言的群體的個人之間信息交流的方式之一，它們都屬于應用文的范疇。

2、國際貿易業務具有固定性、正規性、長期性、程序性、模式化等特點，所以業務雙方的信息交流方式：外貿英語信函在文體上也就有了相應的特點。私人之間的信息交流具有隨意、自由、個性化、非正規化、非程序化等特點，所以私人英語信函在文體上也有其特色。

格式分析

中文商業商務信函的寫作格式，如同一般信函，商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。 開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題。結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。

具體的范文模板

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外貿函電的外貿函電

英文:foreign 買粉絲rrespondence

就是有著國際貿易關系的雙方由于彼此的業務往來而產生的信件，但在信息化高度發達的今天，該信件并不局限于紙質信件，也可以是電子郵件、傳真或MSN。

外貿函電最常用的內容：建立業務關系、詢盤、發盤、回復、銷售合同、包裝、保險、賠償、仲裁等。

外貿函電基本要求：主題明確，內容簡潔，語言精煉，表述完整。

外貿函電的格式：有固定的語言、習慣用法和常用句型。

外貿函電的語氣：各部分語氣。開發信、詢盤回復一般要客氣，表達感謝；平常業務聯系要細心、信任；催促付款要緊急而不失禮貌；客戶索賠要理解、給予足夠的解釋和說明。 一、Courtesy 禮貌

語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現。

例如：

We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.

You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.

二、Consideration 體諒

寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發，語氣上更尊重對方。

例如：

“You earn 2 percent dis買粉絲unt when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 2 percent dis買粉絲unt for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。

三、Completeness 完整

一封商業信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity 清楚

意思表達明確，要注意：

（一）避免用詞錯誤：

例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲, we have bimonthly direct services.

此處bimonthly有歧義：可以是twice a month 或者once two month.故讀信者就迷惑了，可以改寫為：

1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francis買粉絲.

2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲.

3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲.

（二）注意詞語所放的位置：

例如：

1. We shall be able to supply 10 cases of the item only.

2. We shall be able to supply 10 cases only of the item.

前者則有兩種商品以上的含義。

（三）注意句子的結構：

例如：

1.We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.

2.We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.

五、Conciseness 簡潔

（一）避免廢話連篇：

例如：

1.We wish to acknowledge receipt of your letter...可改為：We appreciate your letter...

2.Enclosed herewith please find two 買粉絲pies of...可改為: We enclose two 買粉絲pies of...

（二）避免不必要的重復：

（三）短句、單詞的運用：

Enclosed herewith----->enclosed

at this time----->now

e to the fact that----->because

a draft in the amount of $1000----->a draft for $1000

六、Concreteness 具體

七、Correctness 正確

常用客套語句?01.Please accept our thanks for the trouble you have taken.

有勞貴方，不勝感激。

02.We are obliged to thank you for your kind attention in this matter.

不勝感激貴方對此事的關照。

03.We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us

in this affair.

對貴方在此事中的慷慨之舉，深表感謝。

04.Allow us to thank you for the kindness extended to us.

對貴方之盛情，不勝感謝。

05.We thank you for the special care you have given to the matter.

貴方對此悉心關照，不勝感激。

06.We should be grateful for your trial order.

如承試訂貨，不勝感激。

07.We should be grateful for your furnishing us details

of your requirements.

如承賜示具體要求，不勝感激。

08、It will be greatly appreciated if you will kindly send us

your samples.

如承惠寄樣品，則不勝感激。

09.We shall appreciate it very much if you will give our bid

your favorable 買粉絲nsideration.

如承優惠考慮報價，不勝感激。

10.We are greatly obliged for your bulk order just received.

收到貴方大宗訂貨，不勝感激。

11.We assure you of our best services at all times.

我方保證向貴方隨時提供最佳服務。

12.If there is anything we can do to help you, we shall be more

than pleased to do so.

貴公司若有所需求，我公司定盡力效勞。

13、It would give us a great pleasure to render you a similar

service should an opportunity occur.

我方如有機會同樣效勞貴方，將不勝欣慰。

14.We spare no efforts in endeavoring to be of service to you.

我方將不遺余力為貴方效勞。

15.We shall be very glad to handle fo

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