01 外貿函電主題欄怎么寫(寫開發信要注意些什么？)

外貿業務員編寫開發信時如何設計問題能使客戶回答呢？

很多sales朋友常常抱怨，開發信效果很差，100封里面好幾十封退信，剩下的就是石沉大海，難得有一個老外回一句“No, thanks.”就可以讓你激動半天。

其實大家有沒有想過，這樣的做法會嚴重挫傷自己的積極性。可以試想一下，當你一天坐在電腦面前12個小時，從google和各種黃頁搜索到客人信息，一封一封開發信發出去，晚上滿臉疲憊的回家，等第二天滿懷希望上班的時候，郵箱里爆滿各種各樣的退信，你是什么感受？

我以前也是做業務的，當年大學畢業后從業務助理、跟單做起，后來做sales和sales manager，PA to director，一直到現在做buyer，中間換了幾份工作，也經歷過大部分朋友所經歷的各種問題。我當時也有這么一段時間，沒日沒夜地發推銷信，找新客人，無休止地報價，但效果甚微。后來跟很多不同的客人熟識了以后，私底下聊起才發現，當初的開發信寫的是大大有問題的。很多老外也是做sales的，也會寫開發信，為什么成交率比我們高很多？即使不說成交率，回復率也大大高過我們？

很多剛畢業的朋友們都是學國貿專業出來的，一般都學過外貿函電這門課，老師們反復教你們怎么寫商務信函，怎么回詢盤等等，其實這些教材幾乎都是學院派人士編的，不是老掉牙過時的東西，就是和現實基本脫節的。很多老師一輩子都呆在學校里，連外貿都沒做過，你怎么能指望從他們這里學到寫商務信函的精髓？真正的好的email，必須要模仿老外的行文方式，尤其是英語為母語的客人！即使你的郵件寫得四平八穩，語法精到，整篇下來沒有任何錯誤，在大學里可以拿滿分作文了，可客人收到以后，還是怎么看怎么別扭。我覺得，你給客人寫郵件的時候，必須要忘記中國人的行文和思維方式，要按歐美人的習慣去思考問題和寫郵件，這樣才能讓客人把你當成同類。

到那一天，你隨便寫一封郵件，當大部分人都看不出這封郵件出自一個中國人之手，你就出師了！

我先列舉一些大部分朋友寫email時常范的錯誤，大家可以看看，對比一下自己，其中的幾條是自己也會有的？接下來再討論開發信怎么寫。呵呵。

1）郵件寫得過長。

客人的時間很寶貴，每天要收到數百封郵件，你想想，一個不認識的人發了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又不好，還加了好幾M的附件，你會不會認真去看？而且很多老外的時間觀念很強，每天都有幾塊固定的時間用來處理email，很多長篇大論的郵件，只要不是他的熟人發的，一般會被直接刪除，或者是把你的地址設為垃圾郵件。

我問過很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細閱讀并回復，不是太重要的，會在outlook里標注上要處理的具體時間，然后從inbox拉到相應的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是對的，也是你要找的right person，你的開發信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運的時刻了。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長？

2）沒有明確的主題。

一個不明確的主題，會讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個就需要經驗了，內容要言簡意賅，直接吸引客人通過主題去點開郵件，目的就達到了。至于他看了以后有沒有反應，就要看實際情況和你內容的功力了。有些人寫郵件會這樣設置主題：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need 買粉絲operation”，或者“Guangdong *** trading 買粉絲pany ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading 買粉絲pany ltd”等等，一看就知道是推銷信。當你一個禮拜就收到一封推銷信，你可能會有興趣看看，但是如果你一天收到N封推銷信，估計就會很厭煩，直接刪掉算是客氣的了。所以如何把主題寫好，讓客人知道這是封推銷信，還是要忍不住打開看看？就要根據之際情況來判斷了。

舉個例子吧，假設我是做太陽能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國的Home Depot，盡管可能是通過貿易商做的，不是直接合作，但是完全可以當作一個開發新客人的籌碼！如果我要寫一封開發信給美國的ABC inc（這個名字是我編的），我從google上了解了一些這個公司的信息，知道他們是美國的進口商，有做太陽能燈系列，希望能試著開發這個客人，我一般會這樣寫主題，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫給他的主題上首先加上他公司名，表示對他們公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽能燈供應商，既表明了實力，也勾起他的興趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來，假設你找對了人，這個正是ABC公司太陽能燈的buyer，又或者是他的某一個主管，突然某一天收到這么一個主題的郵件，哇，home depot的供應商找上來了，太棒了，應該看看是不是有合作機會，是不是比原有供應商更好？他打開郵件的概率會非常非常大！再說了，這個主題設置的還有一個好處，就是客人即使暫時不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來某一天他突然想讓你報報價，很容易就能找到這封郵件！只要關鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。

3）長篇大論的公司或工廠介紹。

我現在做buyer，也會收到工廠和貿易公司的推銷信。貿易公司還稍微好一點，很多工廠的業務員，開發信實在寫得不咋地，簡直可以說是慘不忍睹，既浪費客人時間，也浪費自己時間。我經常會收到類似的郵件：“我們是某某照買粉絲具廠，地處美麗的長江三角洲東南，交通便利，風景優美，離上海和杭州僅僅2小時車程，我們公司成立于2002年，具有豐富的太陽能燈生產和開發經驗，享譽全球，我們工廠獲得ISO9001：2000質量體系，嚴格按照5S管理，真誠歡迎您來我廠參觀拜訪，希望和您建立起長久的業務關系，我們以真誠和服務贏得客戶……”諸如此類的話，客人會看得很不耐煩，即使你是一個很好的公司或很好的工廠，第一次就收到這樣一封郵件，任誰都會感到厭煩的。

簡單一點，一兩句話點到重點，調起老外的胃口，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達到了。做業務久了你就發現，很少有客人每封郵件長篇大論的，即使有，也是極少數的特例，或者是要確認一些細節之類的。

4）愛炫耀英文水平。

以前有個助理，英語八級，剛畢業的學生，要她給老外寫email，總是喜歡把文字寫得很出彩，各種語法從句層出不窮，還喜歡用冷僻詞，讓人理解都需要老半天。如果是英語為母語的客人或者德國、北歐這些英語很棒的客人還好一點，如果你寫給韓國人日本人中東人法國人，那就要他們老命了，看一封郵件還得用上字典或翻譯工具，還是半懂不懂，你說客人會對你印象好么？

丘吉爾講過一句話，具體的內容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最復雜的東西用最簡單的文字表達出來，全部用最簡單的句子，最簡單的詞匯，讓小學生都能看懂。

其實把簡單的東西復雜化很容易，把復雜的東西簡單化就不容易了，需要多學多模仿客人的郵件，用最簡單的詞匯來表達你要表達的東西。外貿函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”，能用一個詞表達的絕對不用兩個詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對不寫兩句。誰能用最少的句子表達同樣的意思，那就是最厲害的！

舉個例子吧，我以前招助理的時候，會考他們的email水平，我把中文意思告訴他們，然后讓他們用英文來模擬一封郵件。內容很簡單，寫一封郵件告訴客人Mike，上次收到的樣品已經寄給工廠了，但工廠說材料不是ABS，而是PP，價格他們需要重新核算，但近期內原材料漲價，希望您能盡快確認，我們好采購原材料并安排生產。

第一個應聘者是這樣寫的：

Dear Mike,

This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter?

I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please 買粉絲nfirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the proction immediately!

Looking forward to your reply. Thank you!

Best regards,

Jenny

這封郵件寫得好么？老實說還可以，雖然主動語態和人稱多了點，但是內容都點到了，表達也算通順，用的詞匯也都是挺簡單的，不難懂。但是不是有點啰嗦？如果能簡單一點，是不是更好？我們看看第二位應聘者寫的email：

Dear Mike,

How are you?

We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.

Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do proction asap.

Thank you in advance!

Kind regards,

Tommy

這封呢？我個人覺得比上一封號一點，畢竟主動和被動語態結合，“We”只出現了一次，不算太枯燥。內容也稍微簡單了一點，點到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the proction asap.”這樣更簡潔，畢竟你要生產，能不采購原材料么？所以這是廢話。缺點是，我個人感覺還是啰嗦了一點。

我會這樣寫：

Hi Mike,

Samples received and already passed to vend

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