01 外貿制單應注意哪些事項(外貿單證應該注意哪些東西)

外貿單證應該注意哪些東西?

所謂從上到下，即從一張單據的最上面的項目開始，做完上一行的項目再做下一行的項目，遇到一行有多個縱向項目，則要遵循從左到右的原則

這樣，一不容易把需要改動的項目漏改；二把整張單據劃分成單元小塊完成制作可以提高精確度

因為我們在做單據時，每個公司都有其一套固定格式，通常每次都會套用固定格式，但在套用的同時容易出現“應該修改的項目而沒有改過來”的錯誤

比如同一種商品不同訂單批次的出口單據，往往套用相同格式、抬頭、品名的單據，但由于是不同批次訂單的票據在日期，數量，和編號等小方面有細微的差別，這些差別很容易被忽略

然而，只要奉行從上到下，從左到右的原則來制作單據，并在這個原則下切實做到“心想口讀眼盯筆點尺比逐行逐字母一一核對”基本上就可以避免這方面的錯誤

外貿單據是記錄整筆外貿業務的見證，應該與合同和實際相符合

在非信用證業務項下的單據雖然沒有在信用證項下的單據要求嚴格，但也要求正確、準確、精確

在信用證業務項下，對單據的要求很嚴格，除了要符合單據間的邏輯關系和國際習慣，最重要的是要符合信用證規定

這就使得審理信用證對單據的要求工作變得尤為重要

首先是發票

發票是整套外貿單據中的核心單據，在制作發票時，要注意以下幾點：1、最重要的是正確的輸入收貨人的名址，精確到標點、空格和字母

但這里的精確要以信用證為主

有時候由于開證人的疏忽，搞錯了一個字母或一個空格，出于單證一致的原則，也要跟著信用證錯

在審理信用證時，如果發現這種特殊的地方最好用熒光筆畫出來，以示突出

2、其次要注意嘜頭

嘜頭一般在附加條款里規定，也最好用熒光筆重點畫出來

就如在周楓化工品業務中，基本上是沒有嘜頭的，但有時也冷不丁給我規定個嘜頭，如果我按照以往的經驗來了個N/M，就會犯一個很嚴重的錯誤

3、大小寫金額一致

周楓化工品業務量少，但訂單多，因此基本上每次做單時可以套用以前的格式

有時只要稍微改動一下數量就可以了

這樣就出了一個經常犯的錯誤：大小寫金額不一致

因為把小寫的金額改過來之后，很容易忽略大寫金額相應改動

4、蓋章、手簽

這是一個需要注意的問題

有的買家要求賣家出發票時不僅要蓋章還要手簽

以上這些都是我在做發票過程中曾經犯過錯誤的地方，也是我學習的筆記

制作單據不是很智能的工作，但需要制作者及其的細心

我認為避免制作單據時出錯，最好的辦法莫過于細心再細心

只有這樣才可以最大可能地避免因制單失誤而產生的損失和費用

然而，錯誤只能盡最大可能去避免，因此單據做完后并不是一了百了，還要再核實核實，以使有錯可以在不可能之前及時改正

其次是提單

提單是外貿單據中最重要的單據，它是國外買家據以提貨的物權憑證

提單是由船代根據托運人的海運委托書填制的，填制完畢后傳真給托運人修改確認，一經備托運人確認，即可簽發

所以認真填制海運委托書，可以減少提單的修改工作

確認提單的過程需要十二分的細心

要嚴格根據信用證真真切切地遵照“心想口讀眼盯筆點尺比逐行逐字母一一核對”的要求

因為提單不想別的單據，一經簽發很難更改

就像有一次，我們確認提單時，沒有把一個單位cans根據信用證改成cartons，造成了很大的麻煩

最后只能跟客戶協商，憑保函付款

產地證制作出除了要注意日期不能早于發票日期和不能晚于提單簽發日期之外，去貿促會打印時，留底發票的日期一定要與產地證上的發票日期一致

因為這個問題，我還往貿促會多跑了幾趟

另外就是，如果是改證重發，一定要把原作廢產地證交回貿促會，才可申請新證的申請

關于產地證這個問題我深有體會，覺得對問題認識的深入，有時往往是跑出來的，即跑得多了也就明白了，且理解的深

這也就是經驗的可貴之處吧

在這里再總結一下各種單據的日期順序：發票箱單原產地證明書商檢檢驗證書船公司證明保單提單裝船通知受益人證明提單不得早于L/C規定的最早裝運期，也不得晚于L/C規定得最晚裝運期

另外，在制作單據時還需要注意的一點是，有些信用證在附加條款里特別規定每張單據都必須顯示本信用證的號碼

受益人證明，船公司證明的制作，要原封不動地抄寫信用證的證明原句，然后再做必要修改

海運委托書可以從簡，但裝運通知一定要嚴格按照信用證規定，特別是在FOB、CER條件成交的業務中，因為這直接關系到買方及時安排貨物保險

如果因為賣方的裝運通知內容不清楚或延遲發送（一般在提單日后三天內），由此引起的損失，賣方負責

上述這些都是我在跟侯恒學習制作單據時，她給我的指點以及自己的體會

說到底，通過這些單據制作，我覺得做外貿業務時需要很大耐心、細心及信心的

為什么這樣說呢？首先，外貿業務比較繁雜，要有耐心去接受處理；其次，外貿的每個細節都需要付諸極大的細心，才可以避免多處錯，出大錯，減少損失；再次，外貿要學的東西很多，遇到的新情況也不計其數，且不大容易預料，這就需要我們有信心去接受這個挑戰，敢于學習新的東西，及以學習的心態去克服新情況、新困難

總而言之，認真細致做工作，不會的不明白的就問懂的人，不斷積累經驗，這是最重要的

外貿單證員的制單工作有哪些要求

外貿資料員應當具備下列技能和條件：

1、有相當的教育水平和一定的外語基礎，基本上能理解信用證和函電，并能用英語書寫文件和回復信件。

2、了解國際貿易術語，了解一些外貿知識和國際地理知識，學習一些相關的產品知識。

3、擅長電腦操作和打字。工作耐心細致，責任心強。

4、善于學習和更新知識，不斷學習業務，掌握一些貿易國家和地區的政策、風俗習慣。

5、認真工作，避免因文件編制錯誤導致公司無法收到貨款。

6、與運輸、商檢、海關、銀行等有關部門密切配合。

主要貿易集中城市如上海、廣州、蘇州等地對紀錄片的需求量很大，紀錄片人的職責如下：

（1）完成信用證的審核、準備、審核和提交。

（2）完成客戶所需文件的制作、認證的辦理、物流運輸（空運、海運、快遞等）的安排。

（3）完成提單審查、報關單證準備和海關查驗工作。

（4）準備信用證銀行出具的單據、原產地證明、發票證明等文件。

（5）協助財政部門辦理核銷、結匯和出口退稅手續。

（6）辦理出口通關等手續。一般原產地證書、普惠制原產地證書和配額證書。

（7）培訓銷售人員的外貿單證和物流知識。

外貿制單的基本要求是什么？詳細一些，謝謝

制單是進出口人按信用證、合同和其他有關要求，并根據貨物的實際交易數量及運輸情況，繕制各種單據的工作過程。

一 、單證一致

單證一致，即要求信用證的條款必須在單據上體現，信用證的要求必須在單據上已經照辦。

（一）開證行開證后信用證條款沒有修改，則應按信用證條款制單。其內容包括：

( 1) 同一商品品名，不同信用證會有不同的翻譯方法，制單時須按信用證的規定填寫。

對信用證規定的商品品名制單時應全文照寫，不應隨意增加或刪減字符（尤其是在制發票時，名稱應嚴格相符）。

在包裝規格上，不可隨意折算改稱。

賣方出具的各種單據的名稱、份數、出證機關、特殊語句等均應與信用證一致。

（二）開證行開證后，若對信用證主要條款做了多次修改，須將原證規定與后來的修改作為制單的依據，特別是對在原證描寫基礎上補充修改的情形，應仔細分辨有關條款的完整規定。

（三） 制單時應注意來證中對單據與貨物有無特殊的規定。

二 、單單一致

單單一致，即各種單據之間必須相互一致，不能彼此矛盾。

（一） 各種單據簽發日期應保持合理， 符合邏輯性及國際慣例。

1．匯票是根據發票開立的，所以匯票日期應等于或晚于發票日期，且不能先于提單日期，以符合先發貨后收款的一般交易原則。

2．商業發票的日期一般可早于、等于或晚于提單日期，但必須在交單日期內。海關發票的簽發日期不應遲于提單日期；形式發票日期應先于裝運日期；領事發票的日期不得遲于匯票和提單日期，以滿足其提出辦理進口手續或出口報價的需要。

3．提單日期不得遲于信用證裝運期，也不得早于規定的最早裝運期。

4．保險單日期一般應早于或等于提單日期。

5．裝箱單、重量單日期應等于或略遲于發票日期，但不得早于發票日期。

6．一般產地證日期不應遲于提單日期，普惠制產地證書號碼和日期須按正式商業發票填寫，簽證當局簽署日期和出口商簽署日期不得早于發票日期。

7．為確定貨物經檢驗合格后才裝船，商檢證書日期不應晚于提單日期，但也不能過分早于提單。

8．出口許可證日期應早于或等于提單日期。

9．受益人證明或聲明往往在裝船后出具。因此，其日期應等于或晚于提單日期。

10．船公司證明證實船籍、船齡、航程的日期應早于或等于提單日期；運費收據日期也應早于或等于提單日期。

（二）出口單據的繕制一般以發票為基礎展開。海關發票、產地證、投保單及相關需要的托運單、報關單等單證一般是按發票內容繕制的。各單據的填制內容除提單用概括性的商品統稱外，須在措詞和用語方面保持一致。

三、單貨一致

單貨一致，即指單據上記載的內容應與實際貨物內容一致。雖然信用證業務是單據業務，銀行僅憑單據付款，而不管貨物的實際交付情況，但信用證是依據買賣合同開立的，單貨不一致，則極易造成所交貨物與合同不相符合，從而導致違約情況的發生。另一方面，單貨不一致也會在報關、檢驗時遇到麻煩。

四、及時繕制單據

制單工作具有很強的時間性。及時性包含兩方面含義：

（一）各種單據的出單日期應及時、合理。每一種單據都有一個適當、合理的簽發日期。例如，海運提單的簽發日期通常就是裝運日期，這個日期不能遲于信用證規定的裝運期。而按國際慣例，保險單、檢驗檢疫證書的簽發日期則不能晚于提單簽發日期。采用FOB或CFR貿易術語成交，應在裝船時或裝船完畢后立即發送裝運通知。

(二)全套單據的交單日期應及時。在信用證支付方式下，一般都規定有裝運后限制交單議付日期。若未規定，按《UCP500》的規定，最多不得遲于裝運后21天交單。

五、出口單據工作程序

（一）核算。在制單前，須將單證中很多需要計算的數據，如貨物的尺碼、毛重、凈重、發票的單價、總價、中間商的傭金等等，逐項認真加以核算。

（二）備單。根據信用證要求把本批出口貨物所需要各種空白單據，按需要的份數逐一配妥備用，既可以防止某一單據的漏制，又能提高制單工作效率。

（三）制單。完成了上述工作以后，即可以著手制單。制單一般可先從發票和裝箱單開始，因為發票記載的內容比較全面，它是一切單證的中心。發票制妥后，就可以參照發票的內容繕制其他單證

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