01 外貿跟單常用表格(外貿跟單，從客人下單之后都要用到哪些常用單證表格)

外貿跟單，從客人下單之后都要用到哪些常用單證表格

行內7年回復僅供參考

外貿跟單一般負責下單之后的后續單證業務和訂艙業務

跟單一般在下單之后 要準備指定訂艙委托書給貨代、 制作箱單發票合同、需要報關委托書、報關單申報要素等資料表格。

具體還需要什么可以直接詢問貨代和對應的業務。

外貿跟單員的主要工作內容是什么？

跟單員的主要工作是在企業業務流程運作過程中，以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向并督促定單落實的專業人員，是各企業開展各項業務，特別是外貿業務的基礎性人才之一。

外貿跟單員的職責：跟單員的主要工作是在企業業務流程運作過程中，以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向并督促定單落實的專業人員，是各企 業開展各項業務，特別是外貿業務的基礎性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產管理、單證與報關等綜合知識。

外貿業務員的工作內容和職責：

1、及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應嚴格參照大 貨訂單格式，即貨號-顏色-數量應列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應由外貿部經理簽字后，方能安排打樣，外貿部經理不在時，由外貿部經理指定的 人簽字。如涉及XX模、五金模具是否要開，應請示外貿部經理。如打樣需新購原料或輔料，應書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的，應馬上匯報 外貿部經理，由外貿部經理決定如何處理。

樣品完成后，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經理，由經理決定。總的原則是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數量較多，應考慮樣品收費，運費到付。

2、嚴格把握“核價單”，精確地報出美金銷售價格。一般情況下，核價單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿易核價單”，一種是“進料加工核價 單”。核價單原則上是由計劃部提供的。業務員在向計劃部索取核價單時，應拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到計劃部提供的核價單后，業務員 應逐字逐行進行審核，檢查是否有任何可能的差錯。特別要有能力看出明顯的錯誤，如發現一個XX皮康紙的金額為5元，一個XX里布的用量為1米，應立即通知 計劃部，要求計劃部立即改正錯誤。

當遇到計劃部未能及時提供核價單，客戶又要馬上提供報價時，業務員應立即動手，收集相應的核價單數據，自己制作出準確的核價單。

業務員一定要看清楚核價單中利潤和銷售利潤率的計算方法的公式是否正確。

利潤=美金賣價X匯率X0.96-成本

銷售利潤率=利潤÷（美金賣價X匯率）X100%

美金賣價確定后，原則上必須經外貿部經理審核后，方能對外報價。個別客戶提出傭金要求的，業務員必須把事情的來龍去脈向外貿部經理匯報清楚，由經理決定如何操作。

3、積極主動與客戶保持聯系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發信給客戶，非常客氣地詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。

4、業務員應始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業理念。客戶下訂單后，業務員應在第一時間整理出中文訂單，并立即下發到有關部門。客戶下訂單 后，業務員應立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情，全身心投入到對客戶訂單的分析，圍繞“貨號-原料-顏色搭配-做法”四個要素，與打樣時的最后確認樣核 對（必要時要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應立即發電子郵件與客戶書面確認。客戶確認后，立即打印出中文訂單并下發。從收到客戶原始訂單到中 文訂單下發，整個過程的時間，能半小時解決的，堅決不能用1小時解決，能1小時解決的，堅決不能用2小時解決，以此類推。整個過程，最長不能超過48個小 時。如果期間業務員正好輪到休息，則無條件調休。如客戶原始訂單有交待不清，業務員發電子郵件后，客戶在上班時間的4個小時內沒有回復的，此時業務員應立 即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復；第二，口頭匯報外貿部經理，講明情況，如外貿部經理提出新的建議的，立即按經理的要求去做。

中文訂單的發文放范圍應在訂單的最上面顯示清楚。顯示發放范圍的標準格式是“發：沈阿瑟（1）、張三（6）、李四（3）、王五（6）、錢六（5）、趙七（1）、李八（1），共23份。”

中文訂單中應絕對杜絕模糊語言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關部門”等等。

在中文訂單的右下角，業務員應手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業務員已對訂單的內容已經徹底審核，已經沒有任何絲毫的差錯，也表明業務員已對此訂單已經完全承擔全部的責任。

當然，訂單最終確認的另一個重要的指標是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發訂單，讓計劃部先計算用料，但要書面通知采購部：“所有物料采購等通知”。

簡要的說,外貿業務員主要負責聯系客戶,簽訂合同。外貿跟單員主要負責合同的執行，主要包括（但不限于）備貨、租船訂艙、報驗、報關、制單結匯、收匯核銷、退稅等。

外貿業務員的工作挑戰性大，機遇也多，工作壓力大，前途遠大，對從業水平要求比較高，待遇比較好；外貿跟單員工作要求認真仔細，有責任感，專業水平好，但工作壓力相對較小，挑戰性也差，前途一般，待遇不會有大的發展，但是，外貿跟單員往往是業務員的基礎。...

外貿跟單流程

流程如下，希望可以幫到你。1首先你要知制衣英語，但相信實用英語不錯的話，很快就能上手了。

2知道制衣方面的工藝，知道是什么針法。（學一下qc其實也挺好的，或多下車間跟進一下，這樣上手也比較快，多和師傅交流）

3跟辦：接到客人資料－翻譯給辦房－辦房做辦，要跟進進度－做出后看一下有沒有做錯－送出辦后等批辦－根據客人評語再做辦，每間公司有不同做法，所以做的辦名稱不同。《影象版→初版→批版→批批版→銷售版》→大貨版→生產版》

4報價：做好版之后要做好報價單。《這個很重要，因為這個關系到你公司的利潤，應該在基價的基礎上多報三成》

5跟單：當做出的辦后有人下訂單－根據訂單訂各種布料輔料－跟進各種物料的進度－與車間協調好生產進度－出貨（這里的跟辦和跟單并不是十分分開的，而是有聯系的。在跟辦的同時，訂單也來了，所以跟單的各種步驟也是同時做的。）以上是廣東的工廠跟單要求，和廣東的一些術語做針織品的貿易跟單，一般程序如下：接受客戶指示單，分析產品來料，采購來料，制作樣品（主要下工廠了解樣品的落實情況，生產工藝適合客戶的產品要求，緊抓生產進度滿足交貨日期），發樣品給客戶認可，大貨投產。制作過程煩瑣易出錯，加工工廠會給你麻煩的，客戶也會的，要做好心理準備。

一、工藝單

1先對工藝單進行文字處理，翻譯成中文。

2參照和對照往年的工藝單進行核對（主要指老客戶），研究是否有新的變化或者是有不對的地方，著重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規操作要求處理。

3對著工藝單進行逐項檢查：（1）首先是主料，如面料的品種、紗支、結構、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；（2）輔料，包括拉鏈（是否特指，如YKK）、繩、扣、風眼、花邊、松緊帶、梭織布（應注意是否需要染色）、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。

4對照工藝單認真研究英繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、扎染等（有關HTP訂單中對英繡花方面沒有詳細的資料，甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示，客戶只有一個要求：效果好就行。雖然客戶把這個權利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測客戶的心態，自己要主動去創新設計一些東西。在這點上，應盡快適應客戶的這種要求）。

二、核價

認真研究完工藝單后，安排進行核價，即填寫核價單，在填寫核價單時一定要清晰、認真，經過誰手該把關的沒把好關的要負首要責任；建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以后核價遇到相同的面料時，可按固定的工藝去填制核價單，英繡花價格最好也有價格一覽表。

1核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的生產難易度，主要是與染整廠溝通，落實確定后，明確面料有關資料，以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。

2工藝室人員進行有關工藝用量的計算，此時要對輔料情況（特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家，要對輔料的價格進一步落實好，以免大貨投產后出現價格上的差異）進行詳細解說，問明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說明。

3生產車間對照工藝單，進行生產量及加工費的計算，由于車間是參照工藝單進行計算，好多內容僅是“紙上談兵”，因此有條件的盡可能提供樣衣，對于工藝單上或是客戶特別指示的，要一并詳細告知(最好是書面)生產部門，以便盡可能核算準確。

4匯總資料，核算價格。由于核價員習慣于按照自己知道的資料進行核價，因此在客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示并做相關提醒，如面料有特殊要求（有無水洗等），輔料比較奇特，英繡花價格等。所有這一切,都必須詳細準確的寫到核價資料或者是工藝單里,以便以后備查.

5報價時如對某些輔料及英繡花價格不明確的，報價時要注明所列輔料及英繡花的價格，如百家好事訂單經常會指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明確標注，跟單員要負主要責任；所有擔當學會看核價單上的資料，一定要看清楚，把經手的資料要做到心中有數；有特殊要求的，一定要告訴核價員）。

三、備樣

一般來說，報完價后，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會要求安排備樣（原則上先談價格，后打樣；對新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費）。備樣時主要注意（備樣時關鍵在于保證交期及質量，因此我們經手的資料務必要準確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重復返工）：（一）樣品

1款式樣,一般來說款試樣主要是看做工的,可以用代替面料,但當有配色時,一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2確認樣 ,作為確認樣,客戶看重的是,顏色要對,輔料要齊,印繡花也要按照要求的去做,特別是代表大貨面料,一定要好.因為一般來說,確認樣是給設計師看的,所以一定是好的和準確的,符合設計師口味的,此項工作非常重要.如果做得不好,可以說前功盡棄,一切都是白費.

3產前樣,一般來說是在大貨面料出來以后,為了保證大貨的準確性,在裁剪前,做給客戶看得樣品,代表大貨水平,也是客戶對大伙的檢驗.為了生產的方便,要求產前樣必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現生產損失,安排起來一定要快。對于HTP訂單，大貨下來后，再安排做大貨產前樣，待產前樣確認后，進行大貨生產。HTP訂單不要求打英繡花樣。

4廣告樣,廣告樣一般來說是在訂單確定后,大貨出貨前,客戶用來擴大宣傳,增加銷售量的樣品,齊色齊碼,外觀效果要好,一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下

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