01 外貿訂單表格怎么做(做外貿,發報價表給客戶一般用什么格式發)

用EXCEL做外貿訂單管理

在做外貿出口的訂單管理過程中，在產品簡單，訂單少的前提下，全流程一個人管理會比較通暢，也容易管理

但當相關人員超過5個，產品超過10個，每個月訂單數超過20個的時候，訂單管理就變得很重要了，而且管理不好容易出問題

接下來分享我怎么樣用EXCEL做外貿出口訂單的管理？

如下圖所示的外貿訂單處理流程

1、當外貿公司客戶多，訂單量大的時候，必須對工作進行分工

2、分工之后，每一個人看到的是局部信息，同時公司對其考核也以局部的工作績效來考核

3、在此背景之下就出問題了，每一個人把自己的工作做好，并沒有保證整體的工作質量及時效，相互之間的溝通、連接產生了沖突

比如說，采購為了拿到最優的價格，大批量采購，價格是低了，但是有時候確忽略了業務甚至客戶的要求，比如說交期，靈活性等

構建了如下的EXCEL表格，它解決了如下問題

1、能將各部門連結起來，構成一個整體，只有讓客戶滿意我們的工作才算做好了

2、能隨時查到目前訂單所處的流程

3、訂單如果有托延，能找到人，然后做針對性處理

每日收集來自業務員，采購及跟單的表

當我們面對很多訂單，而每一張訂單又有很多產品時，這個時候了解貨是否齊套變得非常重要

因為客人下單給我們，有99個產品到位了，如果有一個產品沒有到位，這說明這個訂單就沒有完成交貨

貨齊套日期計算有兩個

1、同一訂單號下所有產品均有了貨好日期

2、取貨好日期最遲的那一個為貨齊套日期

計算公式如下：

IF(COUNTIFS(B:B,B5,F:F,"<>")=COUNTIF(B:B,B5),MAX(N(IF({ 1},(B5= 2: 50)* 2: 50))),"")

在學習EXCEL的過程中，將學到知識應用到工作是很有成就感的，這也促使我更愿意花時間去學習，在此分享一方面可以督促自己的提高，另外一方面可以找到有此需求或者對此有想法的學友

我從2001年開始用EXCEL，直到今年4月開始參與一個TOC的買粉絲顧問項目才開始感受到EXCEL對于高效工作及管理的重要性，并從7月開始抽出三個月時間學習它，感興趣的朋友可以探討一下怎樣學習EXCEL.

外貿跟單，從客人下單之后都要用到哪些常用單證表格

行內7年回復僅供參考

外貿跟單一般負責下單之后的后續單證業務和訂艙業務

跟單一般在下單之后 要準備指定訂艙委托書給貨代、 制作箱單發票合同、需要報關委托書、報關單申報要素等資料表格。

具體還需要什么可以直接詢問貨代和對應的業務。

如何寫外貿報價單？

報價，是外貿流程中最為關鍵的環節之一，報價直接決定了你是否促成這個訂單的關鍵因素。

很多小伙伴感到疑惑，為什么很多報價單和開發信一樣，發出去就沒有任何回復了？也有很多小伙伴無法確認報價需求到底是不是客戶或者同行未來打探底價的套路……

今天，小編就和大家聊一聊外貿報價的那些事兒~

客戶討厭的報價單

外貿交流中，一份報價單很大程度上展現了公司的大部門信息以及外貿業務員是否專業、可靠和細心。客戶選擇供應商的時候，到底是怎么看報價表的呢？什么樣的報價表最讓他討厭？

 

1、報價格式錯誤

對于買家的詢價，有些外貿人的郵件回復僅僅只是一個價格。

 

一個完整的報價單至少需要包括產品接板信息、產品價格條款、數量條款、支付條款等信息；當然，不同的行業和不同的公司，報價單的具體內容也不相同。一般來說，報價單的內容越清晰，客戶對于企業的認可度就會更高。

2、不按照客戶要求報價

買家詢價時，一般會標注貿易條件，包括FOB、CIF等、包裝要求、采購數量等信息，客戶的采購量級不同，報價條款不同，報價單也有差別。外貿人報價時一定要按照客戶要求報價，對于不同采購數量梯度（采購量1件、1000件、5000件）時，按照梯度進行報價。

 

3、報價時沒有把握好價格

價格，一直都是報價單上的核心內容之一，不同身份、國家的用戶對于價格的感知度是不一樣的，此時對于客戶的評估就尤為重要。這個客人主要是批發還是零售、大客戶還是中間商等等，進行針對性報價。

辨別用戶報價意圖

不同意向的用戶對于報價單的需求是不同的，外貿人員在報價時，還需要區分意向用戶和套價用戶。

 

套價用戶

套價用戶一般直接問價格，大多都會隱藏或者是編造公司信息，報價前調查公司背景和信息的時候就會知道，收到詢價后，一定要查清楚買家的公司情況、經營范圍等信息哦！

 

意向用戶

意向用戶一般會給好幾個同類用戶發送報價需求，我們在報價前一定要先將自己的產品和市場上同類產品做競爭，找到產品優勢，例如價格、質量等等，客戶如有要求的同系列產品，可以將幾個型號都進行報價。

制作報價單

小編整理了一份精致的報價單需要的內容，小伙伴們可以根據所處行業、買家信息以及產品來進行細節調整。

01

報價單格式

建議外貿人員給客戶發送報價單至少提供2種格式的報價單，一種是word文檔，便于客戶修改使用；一種是圖片或者pdf文檔，便于用戶直接打開。

在郵件最后也可以附上：詳細報價資料詳見附件中的文件，我已準備了word、pdf、jprg三種格式，您可以直接下載查看。

02

報價單內容構成

一、報價單頭部

1、賣家基本資料（公司名稱、地址、聯系電話、郵箱地址、聊天方式等）

2、買家基本資料

3、報價單抬頭：標題、報價日期、報價有效期

 

二、產品基本信息

1、產品序號、貨物號、型號、名稱、參考圖片、產品描述

2、產品規格、尺寸、外包裝、顏色等

 

三、產品技術參數

根據不同類型商品提供

 

四、價格條款

1、貿易方式

2、裝運港、目的港、匯率、貨幣單位等

 

五、數量條款

整柜、最小起訂量等方式報價

 

六、支付條款

 即期/遠期信用證、可撤銷/不可撤銷信用證、跟單信用證，光票信用證、可轉讓信用證，不可轉讓信用證、電匯、余額，總金額，定金等。

七、質量條款

商品鑒定、出入境檢驗檢疫標志、原產地證等以及產品質量認證等。

八、裝運條款

九、交貨期條款

十、原產地條款

十一、報價單附注的其他資料

請點擊輸入圖片描述

03

報價單注意事項

1、報價單附圖片：包括產品的圖片和外包裝圖片等，一目了然。

2、報價單開頭明確信息：TO xx公司+報價單時間+報價有效時間，尤其是現在海運費飆升、匯率不穩定的特殊時期；

3、圖片加水印：報價單上公司的簡介、圖片展示一定要加上水印，凡是出現圖片的都要加上水印。

4、制作報價表格：報價表格可以把產品的型號、參數、尺寸、質保以及付款方式等各種因素下的報價標注清楚。

5、發文件前先預覽：不管給用戶什么格式的報價單，一定要預先做好排版并且打印預覽。

1000個業務員眼中就有1000種報價單的形式，大家可以根據產品和行業性質進行調整哦~祝愿大家新的一年報價都成單，訂單滾滾來！

做外貿,發報價表給客戶一般用什么格式發

一般會選擇：PDF格式，占內存小，清晰度高。一些報價還是按照買家的要求格式去做。

這種情況也需要針對客戶的需求來發送的，比如有些客戶需要的是EXL或者WORD，那么你就要發一份完整的EXL產品表格或者WORD。

或者客戶要求將圖片復制在郵件正文上的方式發送，郵件很大的話發不出去的。客戶收也是很麻煩，郵件最好控制在1M內。

外貿報價單格式都大同小異，我想你們公司應該有的，外貿報價單注意一下幾點：

不同產品的報價內容會有細微的差異， 不過基本上都包括以下幾個方面：

1 產品型號 Item/Model No.

2 與報價產品一致的圖片Picture

3 尺寸 規格等 Dimension /Size/ Specification/Feature

4 起訂量 Minimum order quantity / M.O.Q.

5 單價 Unit price 須注明貨幣單位

6包裝細節 Packing Details 及 裝柜量Pcs/買粉絲ntainer

7交期 Lead time

8付款方式 Payment term

9 報價有效期及其他須注明的事項和條款

當然，報價表的抬頭需要注明公司的名稱和聯系方式，方便客戶瀏覽和記憶。

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