01 海外貨運代理市場推廣員業務流程(個人做外貿流程要怎么做？)

國際貨代公司的操作流程是怎樣的？

貨代操作工作流程

一、訂艙

1.客戶向我司訂艙的;

2.客戶發來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此;

①托運人/發貨人 ②船公司/船名/航次或船期 ③起運港 ④目的港/中轉港 ⑤貨名 ⑥柜型、柜量 ⑦運價 ⑧托運人的簽字、蓋章;

3.客服人員收到訂艙單后，須與SALES核對運價是否正確，并由SALES在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認, 待SALES返回公司再補簽字確認)。向訂艙時，需先在各船公司專用臺帳上自編S/O號;

4.訂艙單發出后，客服人員應主動向船公司確認艙位，并將船公司傳回的訂艙確認單第一時間傳給客戶，訂艙確認上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準確，以免造成混淆;

5.訂艙完畢后，客服人員應及時將資料輸入電腦，具體步驟如下：

①新建委托，輸入托運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量;

②工作號，并按各業務員創建業務編號，比如“客戶服務”以KF開頭;

③輸入費用明細 - 主要是應收費用;

④訂艙確認，輸入訂艙號。輸入電腦時，應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、開船日期。

6.操作臺帳應該認真、完整地填寫，應注意以下幾點：

①托運人應與訂艙單上的托運人一致，并寫清電話、傳真、及聯系人;

②費用明細應仔細填寫，“應收”為向客戶收取費用;“應付”為由我公司支付的費用;運費到付的需填寫在“到付”欄，各種費用應分項列明;向客戶收取的費用為ALL IN時，須注明包含哪些費用;免文件、電放費用的需由公司領導在臺帳上簽字確認;

③需由我司目的港代理代收運費的，須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經理或公司領導確認，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理, 必須公司領

導確認);

④客戶需倒簽、順簽、預借提單的，須由SALES在臺帳上特殊事項一欄注明申請，由操作部經理或公司主管領導簽字確認;

⑤訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫;

⑥客服人員應在臺帳上相應位置簽字。

7.客服按業務員設立登記臺帳，客服需在訂艙當日內將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業務編號登記在臺帳上，以便統計查詢。

二、拖車、報關

1.出書面申請，公司批準后方能安排;

2.安排拖車前，需與工廠或SALES聯系確認裝柜時間及地點;

3.安排拖車時，需向拖車行發出書面委托，寫明裝柜時間、裝柜地點、協議價格、S/O NBR、工廠聯系人及聯系電話等，并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認后，根據客戶的要求安排拖車與報關。需嚴格按照公司公布的拖車行、報關行列表及相應價格進行安排。對個別重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點及費用等;

4.應至少提前半天時間向拖車行下委托，以便拖車行有時間打單、安排;

5.委托后，客服應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠;

6.客服應叮囑車行按要求時間抵達裝貨地點，否則由此引起的押車費等損失由車行承擔;

7.一般貿易在深圳清關的可不需司機本，若是轉關的貨柜一定要求車行帶司機本前往，可委托車行代辦轉關手續;

8.安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間，是否需要預冷，及通風口開啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應安排;

9.如客戶要求凍柜需代發電機的，應安排有帶發電機的拖車公司拖柜;

10.在客戶自己安排送散貨過來的情況下，可委托各碼頭的貨運站辦理卸車、裝箱、還柜等事項。鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲;

11.在給貨運站的委托書中需注明提空柜時間，可事先與客戶確認貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空

柜，還是等貨到后再提，避免產生還空費用;

12.安排報關時，需將退稅聯等重要報關文件在報關臺帳上作登記，由報關行簽收。在收到由報關行退回的退稅聯后，應立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯等資料退給客戶，并做好交接紀錄。

三、其他

1.如由我司安排拖車、報關的，客服人員應在船公司的免堆期內安排拖柜還場，避免發生額外費用。若有發生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，并在臺帳上登記;

2.客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發生費用已結清的情況下方可在電腦中刪除資料;

3.客服收到財務打印出來的DEBIT NOTE，與電腦資料核對無誤后，立即傳真給客戶。客戶需開稅務發票的，須由客戶發書面傳真，寫明發票抬頭及金額、幣種;

4.對由客戶自拖自報的，客服人員須至少于結關前一天與客戶確認是否已做柜。如已做柜，將箱號登記在臺帳上，即可將臺帳立即交文件組;

5.對由我司安排拖車報關的，客服在與報關行確認放行后，即可將臺帳交文件組。

文件

1.文件組收到船公司的LOADING LIST 后，與臺帳核對，已經裝上船的，應立即向客戶催要補料。

2.文件組需核對船公司的LOADING LIST 及費用清單，如有發生超堆費、超期柜租的，而客服尚未確認的，應立即通知客戶，要求其書面確認，并在臺帳上登記。

3.文件員根據客戶提供的補料，先與客戶核對清楚后再向船公司提供補料，爭取在短時間內將提單資料核對清楚，并根據客戶的要求簽發HB/L或MB/L。

4.提單的繕制應注意以下幾點：

①提單的內容應完整、準確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等;

②提單表面應清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目，比如船名/航次、卸港、箱號等不可更改;

③應要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯系人;

④客戶要求出船證的。船證的內容(比如船級社、船齡的要求)應與相關船公司核實確認;

⑤如客戶要求倒簽提單的，原則上短航線倒簽不超過三天，長航線不超過七天，在收到客戶保函后，交操作部經理或公司主管領導簽字，必要時可要求客戶提供信用證核對方可簽發;

⑥外代提單不允許預借。

5.使用我司目的港代理收運費或代放貨物時，應注意：

①出我司HB/L給客戶，HB/L上打真正的收貨人與發貨人，并可注明到付運費的金額，DELIVERY AGENT 為我司代理;

②OB/L上面SHIPPER為我司，CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理，其它資料與HB/L相同，將OB/L電放給我司代理;

③事先明確我司與客戶及船公司的運費支付條款(預付或到付);

④制作CHARGES SETTLEMENT，列明貨物相關信息及要求代理收取的費用，支付給船公司的費用，代理費及應退給我司的費用;

⑤制作放貨通知書，通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放，然后與OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L電放信、CHARGE SETTLEMENT 于船開后盡早一起傳給代理;

⑥對代理有向我司退代理費的，應在臺帳上注明，并輸入電腦。

6.繕制美線提單時，應注意：

①HB/L與OB/L的繕制可參考第5項;

②OB/L上注明我司與船公司的S/C號，但HB/L上不得顯示該S/C號;

③核對貨名、價格、中轉港，必須與合約中規定的一致。

7.將與客戶核對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財務，以便財務在收妥運費后放提單給客戶。具體放單、放貨辦法根據我司相關規定執行。

8.將提單號、提單日期填在臺帳上，并將文件費、電放費、拖車費、報關費、超堆費、改船費、改單費等貨物在港期間發生的費用輸入電腦，核對無誤后通知財務。

9.將臺帳、提單、與代理的CHARGE SETTLEMENT(若有)復印交財務簽收。

10.費用通知財務后不可繕自更改，特殊情況可填寫費用更改單，列明更改費用項目、金額、更改原因，由操作部經理簽字，再交財務部。但需注意以下幾點：

①海運費的更改需由公司領導批準同意;

②改船費、超堆費等雜費需在通知財務前輸入清楚;

③因漏輸、錯輸費用造成公司損失的，按公司相關規定給予責任人處罰。

11. 將臺帳分船公司按月份存檔。

希望能夠幫助您

個人做外貿流程要怎么做？

干貨 | 徹底搞懂外貿流程，收藏這一篇就夠了！

2021年，外貿形式一片大好，越來越多的新伙伴紛紛加入了外貿行業。但是，小編最近也接觸了很多外貿人員，尤其是想要入行或者是剛剛入行的小伙伴，對整個外貿的全流程都不太熟悉，本篇文章小編就帶你輕松了解外貿全流程哦！

外貿全流程總結概括下來就是“約—貨—款—運—單”，從客戶開發、詢盤、報價、簽訂合同、訂貨、備貨、報檢報關、裝船、結匯等等。

1、客戶開發

1、客戶開發前期準備（公司、產品&行業分析）

外部準備：所處行業了解、產品當前市場容量以及未來發展趨勢和前景。

內部準備：公司的產品類型、英文功能描述、市場定位、公司優劣勢、同行業產品優劣勢

2、客戶開發渠道

搜索引擎找客戶、社交平臺、B2B平臺、分類信息網、論壇、線上&線下展會、行業協會、海關數據、黃頁名錄、電話直接溝通等方式都可以進行客戶渠道開發。

3、發送外貿開發信

一直以來開發信都被稱為外貿的敲門磚，不管是擴展外貿業務量，還是開發培養新客戶，開發信都是十分重要的。開發信怎么發可以參考下文哦！

4、回復詢盤

收到買家的回復詢盤，需要辨別詢盤的類型、用戶身份，解析買家詢盤信息，明確買家需求，著手回復詢盤并后期跟進。

報價&議價

報價，是外貿流程中最為關鍵的環節之一，報價直接決定了你是否促成這個訂單的關鍵因素。外貿業務員接到詢盤后第一時間確認用戶來源，對客戶需要的產品進行報價，列明交易的條件，回復客戶的 提問的價格和提出的條件以及各項資料數據的提供。

如果報價完之后跟了一段時間客戶就不回復了，先檢查一下你回復的郵件里有沒有公司簽名、標明產品并且最好做個前封郵件的小概述。

3、樣品寄送（視客戶需求）

1、新客戶索取樣品，不同情況不同對待。

寄樣前需做的工作

樣品確認、取樣原則、寄樣地址、費用承擔以及運輸方式對比（快遞名、價格、速度、服務、優勢）

2、寄樣后的跟蹤事宜

4、簽訂合同

貿易雙方就報價以及付款條件等達成一致之后，雙方即可簽訂合同。一般合同需要確認的內容包括：確認書(Con

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